Position Description:
L'un de nos secteurs d'affaires recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) qui sera appelé à travailler avec le vice président senior et l'ensemble des gestionnaires de son secteur afin de l'appuyer dans l'atteinte de ses objectifs d'affaires. Vous travaillerez aussi en étroite collaboration avec les adjoints(es) des autres vice présidents de l'unité d'affaires de Québec.
Your future duties and responsibilities:
. Planifier et organiser les réunions internes et externes en gérant les calendriers de façon proactive et continue;
. Préparer l'ordre du jour des différents comités du secteur;
. Maintenir une excellente relation d'affaires avec nos clients (adjointes exécutives des clients, clients lors de visites, etc.);
. Participer à l'intégration des nouveaux membres de l'équipe (accueil, commande de matériel, réservation de bureaux) et suivi des départs (récupération du matériel);
. Révisez, vérifiez et rédigez divers documents;
. Priorisez les dossiers en fonction des urgences, faire les suivis et les rappels nécessaires;
. Suivi des déclarations d'heures par le rapport de conformité;
. Suivi des formations obligatoires des membres;
. Rédiger et distribuer des courriels d'information aux membres;
. Gérer les procédures administratives, notamment les réservations de voyage, les relevés de dépenses, les autorisations et approbations des systèmes CGI;
. Commander des fournitures de bureau, maintenir l'inventaire, anticiper les fournitures nécessaires et placer les commandes;
. Assurer la vigie continue des processus administratifs (appels de vente, évaluations annuelles, mise à jour des systèmes etc.);
. Assurer l'archivage continu et conforme de la documentation administrative et d'affaire du secteur en utilisant le système de classement SharePoint;
. Préparation et participation aux évènements.
Required qualifications to be successful in this role:
. Détenir un diplôme d'études collégiales ou expérience équivalente dans le domaine;
. Avoir plus de 3 ans d'expérience dans un rôle similaire;
. Avoir une grande capacité d'adaptation et de rigueur;
. Démontrer un bon potentiel et une grande motivation pour le poste;
. Expérience administrative à un niveau exécutif au sein d'une grande entreprise;
. Maîtrise avancée de langue française, orale et écrit. Bonne compréhension de la langue anglaise;
. Grande capacité de rédaction, de révision et de mise en page des présentations exécutives;
. Habileté au niveau de l'organisation d'événements;
. Personnalité intuitive, autonome et sachant prendre des initiatives;
. Grande faculté d'écoute et bonne compréhension des besoins des gestionnaires du secteur;
. Sens aigu du jugement et rapidité dans la prise de décision et d'exécution;
. Proactivité, esprit d'analyse, grand sens des priorités et capacité de gestion;
. Professionnalisme, diplomatie et compréhension des besoins des clients et des membres du secteur;
. Discrétion, loyauté et ponctualité;
. Maîtrise des outils de la suite Microsoft Office.
CGI offre une estimation raisonnable de la fourchette salariale pour ce poste. Le calcul de cette fourchette dépend de divers facteurs, notamment le niveau de compétence, le marché géographique, l'expérience, la formation ainsi que les licences et certifications professionnelles. Les décisions en matière de rémunération dépendent des particularités de chaque cas. Une estimation raisonnable de cette fourchette salariale se situe entre 40, $ et 85, $. Ce poste est pour une banque de candidatures.
#LI-NC2
Skills:
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