Adjoint(e) administratif(ve)

Tâches types :

Accueil et gestion des communications

• Accueillir les visiteurs, clients et partenaires avec courtoisie et professionnalisme.
  
• Répondre aux appels entrants, transférer les communications au bon département et prendre les messages avec exactitude.
  
• Contacter les clients lorsque leurs commandes sont prêtes à être récupérées, et consigner les suivis dans le système ou la feuille de suivi prévue à cet effet.
  
• Recevoir et distribuer le courrier, les colis et les livraisons internes.
  
• Collaborer à la préparation et à la mise en forme de l’infolettre interne ou externe.
  

Soutien administratif aux ventes

• Imprimer les commandes des vendeurs internes en télétravail et en assurer la distribution au bon département (préparation, production ou logistique).
  
• Vérifier la complétude des documents de commande avant de les transférer à la production.
  
• Appuyer les représentants dans la mise à jour ou la réimpression de documents administratifs liés aux ventes.
  
• Tenir à jour certains classements papier ou numériques (bons de commande, confirmations de livraison, dossiers clients).
  

Suivi administratif et facturation

• Jumeler des bons de livraison et des bons de production pour envoi à l’équipe de comptabilité en vue de la facturation.
  
• S’assurer que les documents remis à la comptabilité sont complets et exacts.
  
• Maintenir un système de classement logique et accessible pour les documents de facturation et de livraison.
  
• Aider ponctuellement à la numérisation ou à l’archivage des dossiers administratifs.
  

Gestion des objets promotionnels

• Gérer l’inventaire des objets promotionnels (stylos, vêtements corporatifs, articles cadeaux).
  
• Préparer les commandes de matériel promotionnel et assurer l’approvisionnement au besoin.
  
• Coordonner la distribution lors d’événements internes, promotions ou activités clients.
  

Soutien général et coordination quotidienne

• Assister aux réunions internes selon les besoins de la direction ou du département.
  
• Rédiger les comptes rendus de réunion et en assurer la distribution dans les délais requis.
  
• Assurer la propreté et l’ordre du poste d’accueil (aire d’entrée, comptoir, salle d’attente).
  
• Signaler toute défectuosité ou problème lié au matériel de bureau (imprimante, téléphone, ordinateur).
  
• Collaborer avec l’équipe administrative pour assurer le bon déroulement quotidien des activités.
  

Qualifications :

• Formation : Diplôme d’études secondaires obligatoire; DEP en secrétariat, bureautique ou administration est un atout.
  
• Expérience : Minimum de 1 à 2 ans d’expérience dans un rôle administratif ou de réception, idéalement dans un milieu industriel, manufacturier ou de distribution.
  
• Compétences informatiques : Maîtrise de la Suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word). Aisance avec les systèmes de gestion internes (ERP ou équivalent) pour le suivi des commandes. Bonne maîtrise des équipements de bureau (imprimantes, photocopieurs, téléphonie IP).
  
• Langues : Bilinguisme fonctionnel (français et anglais) pour accueillir et communiquer avec les clients.
  
• Connaissances supplémentaires : Une connaissance de base des processus de commande, livraison et facturation dans le domaine de la distribution d’acier constitue un atout.
  

Profil

• Organisé(e), autonome, minutieux(euse)
  
• Expérience dans le service à la clientèle et le travail d'équipe
  
• Capable de bien communiquer et de gérer plusieurs tâches à la fois
  
• Discret(ète), fiable et soucieux(euse) du travail bien fait

Informations contractuelles

Ce que nous offrons – Rejoindre la Force Spéciale de l’Industrie, c’est plus qu’un emploi, c’est une mission !

• Une équipe soudée, une culture forte : Ici, personne ne reste derrière. Nous formons une vraie unité où entraide, respect et fierté font partie du quotidien. Chez Acier Ouellette, on travaille ensemble, on se dépasse ensemble et on célèbre nos succès ensemble.
  
• Un horaire stable : Du lundi au vendredi, pour un équilibre travail-vie personnelle optimal.
  
• Un salaire compétitif : Avec des augmentations annuelles et des bonifications basées sur la performance.
  
• Une protection complète : Un régime d’assurance collective comprenant soins médicaux, dentaires, assurance vie, invalidité et assurances voyage.
  
• Sécuriser ton avenir : Une participation de l’entreprise à ton REER, pour bâtir ton futur avec confiance.
  
• Développement et progression : Acier Ouellette offre de réelles opportunités d’avancement et de développement professionnel. Ici, on mise sur le potentiel et la montée en compétences.
  
• Un gym sur place (St-Jérôme) : Parce que la performance passe aussi par la santé physique, nos équipes ont accès à un gym directement en milieu de travail.
  
• Des petits plus au quotidien : Café, fruits et toasts gratuits pour bien démarrer la journée. Un carburant essentiel pour des missions réussies !
  
• Un accès rapide à la santé : Programme de télémédecine et Programme d’Aide aux Employés (PAE) pour soutenir notre équipe dans tous les aspects de la vie.
  
• Un environnement où on veut te voir grandir : Chez nous, chaque jour est un défi à relever, mais jamais seul. Acier Ouellette, c’est une famille industrielle, une Force Spéciale où chacun joue un rôle clé.
  

Cette mission t’intéresse, envoie-nous ton curriculum vitae à jour, une lettre de motivation ainsi que tous certificats ou attestations de formation pertinentes par courriel au , sur notre site web au fsao.ca ou par télécopieur au ou directement au 22 rue J.F. Kennedy, St-Jérôme, Québec J7Y 4B6 à l’attention du service des ressources humaines.