Adjoint(e) administratif(ve), Greffe et affaires publiques

Votre rôle

Sous la supervision de la greffière et directrice, vous assurez un soutien administratif essentiel aux activités du Service du greffe et des affaires publiques, notamment en lien avec les processus décisionnels municipaux et la gestion documentaire.

Vos principales responsabilités

• Effectuer diverses tâches de soutien administratif liées au domaine du greffe : mise à jour, révision, mise en ligne et mise en page de documents officiels, incluant les règlements
• Préparer et coordonner les dossiers décisionnels récurrents (ordre du jour, procès-verbaux, rapports des directions, résolutions d’orientation du maire)
• Produire les documents requis pour le Conseil sans papier (ordre du jour, procès-verbaux, extraits), en français et en anglais, à l’aide des outils informatiques appropriés
• Réviser et corriger les recommandations soumises par les différents services afin d’en assurer la conformité, l’exactitude et la cohérence des versions bilingues
• Rédiger et traduire de la correspondance d’ordre courant et effectuer des demandes de paiement
• Vérifier la correspondance sortante afin d’assurer la qualité et l’absence d’erreurs
• Assurer le suivi des dossiers, des échéanciers et effectuer les rappels nécessaires auprès des parties prenantes
• Répondre aux appels téléphoniques, fournir de l’information et traiter certaines demandes reçues via le site Web de la Ville

Le profil recherché

• Diplôme d’études collégiales (DEC) ou professionnelles (DEP) en bureautique, administration ou juridique
• Expérience pertinente dans un rôle administratif, idéalement en milieu municipal ou public
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit- La Ville de Beaconsfield étant désignée bilingue, une connaissance de l'anglais est requise pour la rédaction et la communication orale avec les citoyens.
• Très bonnes habiletés rédactionnelles et souci du détail
• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Bonne maîtrise des outils informatiques (suite Office, systèmes de gestion documentaire; expérience avec un système de conseil sans papier, un atout)
• Discrétion, jugement et sens du service à la clientèle

Pourquoi se joindre à la Ville de Beaconsfield ?

• Environnement de travail humain, collaboratif et stimulant
• Organisation reconnue pour la qualité de ses services
• Contribution directe à la vie démocratique municipale
• Conditions de travail concurrentielles