Adjointe administrative, Qualité et pratique professionnelle

Adjointe administrative - Qualité et Pratique professionnelle

Aperçu du poste

LES DÉFIS QUI VOUS ATTENDENT :

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) dont la polyvalence et la capacité à établir des priorités et à s'organiser n'ont d'égal que son approche client et son professionnalisme exemplaire.

CONCRÈTEMENT, ON S’ATTEND À CE QUE VOUS:

Exerciez un rôle clé dans le soutien à la Cheffe de la direction des soins infirmiers et Vice-présidente de la pratique professionnelle et de la qualité.

L'adjoint(e) administratif fournit un soutien administratif efficace, proactif et confidentiel à la vice-présidente et aux membres de son équipe incluant le département de la qualité et de la gestion du risque.

L'adjoint(e) administratif sert de point de contact avec l'équipe de direction élargie et d'autres parties prenantes clés. Il gère les flux d'informations de manière opportune et précise et soutient la vice-présidente dans des tâches telles que la gestion, la révision, la priorisation et la réponse aux courriels, la réponse et le retour des appels téléphoniques, l'organisation des documents, la tenue des dossiers, la prise de notes lors des réunions et toute autre tâche administrative requise. De plus, il est le point de contact pour les relations avec les patients.

Le titulaire du poste travaillera dans le respect de la mission, de la vision et des valeurs de HGH. L'adjoint(e) administratif doit faire preuve d'un degré élevé d'indépendance et d'autonomie dans de nombreux aspects quotidiens de sa fonction. Il doit également faire preuve d'une grande discrétion et d'un grand professionnalisme.

POSTE PERMANENT À TEMPS PLEIN, non syndiqué

Possibilité de télé travail à l'occasion

* Des tests de langues et de compétences du candidat avec les outils informatiques de la suite Microsoft seront administrés aux candidats retenus

Ce que nous recherchons

POUR BIEN NAVIGUER DANS VOTRE RÔLE, VOUS DEVEZ POSSÉDER DIVERSES QUALITÉS ET QUALIFICATIONS TELLES QUE :

- Diplôme d'études collégiales en administration de bureau ou équivalent

- 5 ans d'expérience dans un poste similaire auprès d'exécutifs

- Excellentes compétences orales et écrites dans les deux langues officielles (français et anglais)

- Faire preuve d'une écoute et d'une empathie pour les relations avec les patients

- Connaissance des concepts de gestion de bureau

- Posséder des compétences informatiques avancées dans Microsoft Windows et Microsoft Office

- Haut niveau d'engagement envers la confidentialité et la précision

- Faire preuve d'un comportement professionnel et maintenir une image appropriée dans l'ensemble de l'hôpital

- Possède d'excellentes compétences organisationnelles

- Démontre sa capacité à gérer des priorités multiples et concurrentes

- Entretient d'excellentes relations interpersonnelles et compétences en matière de communication (orale et écrite)

- Favorise la collaboration au sein d'une équipe interdisciplinaire

- Démontre la capacité d'anticiper les besoins et maintient une attitude proactive

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Administrative Assistant - Professional Practice and Quality

Position Overview

CHALLENGES AWAITING YOU:

We are looking for an Administrative Assistant whose versatility and ability to prioritize and organize are matched only by their exemplary customer approach and professionalism.

SPECIFICALLY, YOU WILL BE EXPECTED TO:

Play a key role in supporting the Chief Nursing Officer and Vice President of Professional Practice and Quality.

The Administrative Assistant provides effective, proactive, and confidential administrative support to the Vice President and members of her team, including the Quality and Risk Management Department.

The Administrative Assistant acts as a point of contact with the extended executive team and other key stakeholders. The incumbent manages information flows in a timely and accurate manner and supports the VP with tasks such as scheduling; reviewing, prioritizing, and responding to emails; answering and returning phone calls; organizing documents; maintaining records; taking notes of meetings and any other administrative tasks as may be required.

The Administrative Assistant is also the Patient Relations Delegate.

The incumbent will operate in a manner consistent with HGH’s mission, vision and values. The Administrative Assistant must function with a high degree of independence and autonomy in many day-to-day aspects of the role. The incumbent must also demonstrate a high degree of discretion and professionalism.

PERMANENT FULL-TIME POSITION, Non-Union

Occasional teleworking opportunities

* Language and skills tests using Microsoft software will be administered to successful candidates

What we are looking for

TO NAVIGATE WELL IN YOUR ROLE, YOU NEED TO POSSESS VARIOUS QUALITIES AND COMPETENCIES SUCH AS:

- College Diploma in Office Administration or equivalent

- 5 years of similar senior administrative experience

- Excellent oral and written skills in both official languages (French and English)

- Demonstrate listening skills and empathy in patient relations

- Knowledge of Office Management Concepts

- Possesses advanced computer skills in Microsoft Windows and Microsoft Office applications

- A commitment to confidentiality and accuracy

- Demonstrates professional behaviour and maintains an appropriate image throughout the hospital

- Possesses excellent organizational skills

- Demonstrates the ability to manage multiple and competing priorities

- Maintains excellent interpersonal relationship and communication skills (oral and written)

- Fosters collaboration in an interdisciplinary team setting

- Demonstrates the ability to anticipate needs and maintains a pro-actively and can-do attitude.