Technicien en gestion documentaire

Sommaire du poste

Travailler en commun pour le bien commun, voilà notre ligne de conduite. Et c’est par la force du nombre que tout devient possible. Nous sommes reconnus pour notre souci de la qualité du service à la clientèle et notre sens de l’innovation. Vous êtes tout sauf intimidé par du vocabulaire juridique, des procédures ou textes de loi ? Venez nous découvrir pour qu’on mette nos points forts en commun.

Votre mission

Vous aurez la responsabilité d’effectuer divers travaux pour assurer la gestion intégrée des documents (GID), la conservation, la protection, la diffusion et la recherche d’informations conformément à des politiques, des procédures, des lois et des normes régissant la gestion documentaire en plus de participer activement au projet de déploiement du programme de gestion intégrée des documents supporté par la solution QoreUltima.

• Effectue différentes activités nécessaires à la gestion intégrée des documents (classification, classement, indexation, assemblage, saisie, traçabilité, enregistrement, numérisation, contrôle de la qualité, transfert, archivage, destruction, inventaire, accès et sécurité, etc.) ;
• Effectue différents suivis pour assurer l’application et le respect des échéances requises par les lois en vigueur, notamment la Loi sur les archives, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels etc. ;
• Assure le maintien et l’application du système de classification, d’inventaire, d’indexation et de conservation des données selon les procédures, les politiques et les lois en vigueur, et participe à son amélioration ;
• Configure l’architecture de l’information et de sécurité ainsi que les rôles et les profils des utilisateurs dans la solution ;
• Prépare l’élimination et le transfert des documents selon le calendrier de conservation en vigueur ;
• Assiste les employés dans l’utilisation de divers outils connexes au domaine de la gestion documentaire tel qu’Acrobat, Nitro, SharePoint, OneDrive, etc. mis à leur disposition et selon les bonnes pratiques et procédures préétablies ;
• Donne les formations et le support aux utilisateurs dans la solution et dans divers outils connexes ;
• Effectue les tests selon les requis fonctionnels lors des mises à jour de la solution ;
• Effectue des recherches, du repérage, de la codification afin de répondre aux demandes qui lui sont adressées ;
• Réalise le contrôle de la qualité de la numérisation de dossiers et leur intégration dans différentes structures électroniques ;

En collaboration avec le Conseiller en gestion documentaire :

• Analyse les documents et les situations comportant des problèmes complexes et inhabituels et participe à l’élaboration d’éléments de solution ;
• Produit du matériel de support aux utilisateurs tels que les capsules audiovisuelles, les aide-mémoires, etc ;
• Tient à jour les outils de la gestion documentaire (plan de classification et calendrier de conservation) ainsi qu’à la mise sur pied des stratégies d’architecture de l’information et de sécurité ;
• Maintient à jour ses connaissances des lois et des normes régissant les archives pour demeurer à l’affût des nouvelles méthodes de travail et des nouveaux outils en gestion intégrée des documents ;
• Effectue toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat ;
• Agit en tant qu'ambassadeur de la culture SST en adoptant des habitudes de travail sécuritaire et en veillant à l'application des règles et des normes SST.

Conditions de travail

Horaire : 33h par semaine du lundi au jeudi

Salaire : 38.66 $ / hrs à 42.79$ / hrs*

• Le salaire sera déterminé selon l’expérience reconnue et en vertu des conditions de travail applicable selon la convention collective respective.

Les avantages de travailler à la STL

• Rejoignez un environnement de travail respectueux, propice à la collaboration et qui prône l'excellence ;
• Profitez de la meilleure balance travail / famille avec des congés mobiles et monnayables ;
• Voyagez sans limites avec un titre de transport en commun ;
• Bénéficiez d'avantages sociaux dont un régime de retraite, des assurances collectives, un programme d’aide dédié aux employés et à leur famille et des rabais corporatifs ;
• Stationnement gratuit réservé aux employé·es avec bornes de recharge électriques ($) ;
• Explorez des possibilités de formation et de perfectionnement excitantes.
• Détenir un certificat universitaire en archivistique, en gestion documentaire ou en gestion de l’information numérique ;
• Posséder 2 à 3 ans d’expérience en gestion documentaire ou dans le domaine des archives. La participation à l’implantation d’un programme de gestion intégrée des documents ou d’une solution en gestion documentaire constitue un atout ;
• Connaissance du logiciel QoreUltima (un atout) ;
• Expérience pertinente dans une société de transport (un atout) ;
• Bonne connaissance des lois et normes régissant les archives ;
• Bonne connaissance des outils collaboratifs Microsoft 365 (TEAMS, One Drive, SharePoint) ;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ;
• Bonne maîtrise d’Acrobat et de Nitro (un atout) ;
• Connaissance des numériseurs de production et des logiciels de capture d’images, tels que Kodak Capture (un atout) ;
• Capacité à soulever des boîtes pouvant aller jusqu’à 50 lbs ;
• Capacité à travailler sur échelle roulante d’une hauteur de 36 pouces ;
• Compétences en agilité, sens client, capacité à décider, considération pour les autres, profondeur d’analyse, et de collaboration;
• Avoir une grande rigueur et le souci du détail;
• Faire preuve d’initiative, de confidentialité et d’intégrité.