Agent(e) d'accueil et de gestion des installations

L’inclusion sans exceptionTata Consultancy Services (TCS) est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et encourage la diversité de nationalité, d’ethnie, de sexe, d’âge, de capacité physique, de neurodiversité et d’orientation sexuelle, afin de former une main-d’œuvre à l’image de la société. Notre détermination à promouvoir la culture et la diversité se transpose dans nos politiques et pratiques en matière d’équité au travail et se reflète dans les divers parcours de notre personnel.TCS est une société de services informatiques, de services-conseils et de solutions d’affaires qui s’associe depuis plus de 55 ans à de nombreuses entreprises parmi les plus importantes au monde dans le cadre de leur processus de transformation. TCS offre un portefeuille intégré de services et de solutions d’affaires, d’informatique et d’ingénierie fondé sur les services-conseils et les avancées de la cognitique. Elle s’appuie sur un modèle de livraison AgileMC unique, indépendant de l’emplacement, reconnu comme une référence d’excellence dans le secteur du développement de logiciels. Membre du Groupe Tata, le plus important conglomérat multinational de l’Inde, TCS compte plus de 612 000 consultants parmi les mieux formés au monde dans 55 pays. La société a généré des revenus consolidés de 29 milliards de dollars US au cours de l’exercice terminé le 31 mars 2024 et est inscrite à la BSE et à la NSE en Inde. L’attitude proactive de TCS à l’égard des changements climatiques et son travail primé auprès de collectivités partout dans le monde lui ont permis de se tailler une place parmi les principaux indices de durabilité comme l’indice mondial de durabilité MSCI et l’indice FTSE4Good des marchés émergents. La description du poste : Le gestionnaire des installations est responsable d’effectuer de façon autonome les tâches quotidiennes en lien avec les systèmes de gestion de TCS. Les responsabilités sont : Les tâches de la réceptionLa gestion de la réception.Recevoir les clients et les invités à la réception. Coordonner la logistique des visites des clients (notamment la coordination des déplacements, du transport, de l’hébergement, des repas, etc.) en consultation avec le service de l’administration d’Amérique du Nord.Recevoir et expédier des colis (Fedex, UPS, DHL et autres).La réception et la distribution du courrier.Gérer les réservations de salles de conférence et s’assurer que les salles sont nettoyées et prêtes pour les réunions.Commander et gérer les fournitures (garde-manger, photocopieurs, fournitures de bureau, etc.)Maintenir la propreté des lieux et entretenir l’équipement et coordonner la gestion de l’immeuble à cet effet.Colliger les données d’utilisation des espaces de travail.Créer les étiquettes d’expédition UPS.Organiser diverses activités (internes et externes) à la demande des membres de la direction du bureau (en accord avec toutes les politiques et directives de TCS).La facturation et toute autre tâche administrative qui peut être requise ou déléguée ponctuellement par le superviseur.Les tâches administrativesLa gestion des installations : Gérer tous les aspects liés aux installations (notamment, la gestion des impératifs de sécurité, l’entretien ménager, le déplacement du matériel, la gestion de la réception, la gestion des stocks, la gestion de la conformité, etc.).La sécurité : Gérer tous les aspects de la sécurité physique, notamment, la garantie du fonctionnement optimal de tous les systèmes de sécurité et de contrôle d’accès. Le rôle consiste à surveiller la couverture de vidéosurveillance, l’analyse des données des systèmes de vidéosurveillance et de sécurité, les fonctions d’accès électronique dont l’attribution ou la révocation, la réconciliation des données, la génération de rapports, etc.), en vue d’assurer la mise en œuvre et le respect de toutes les politiques d’information et de sécurité.La gestion des achats et des stocks : Assurer l’approvisionnement en temps opportun des fournitures de bureau et de la cafétéria, notamment le réapprovisionnement régulier du thé et du café.L’approvisionnement : Assurer l’approvisionnement en temps opportun des articles requis pour le bureau en accord avec tous les aspects des politiques d’achat de TCS telles qu’elles sont inscrites dans le manuel d’approvisionnement de TCS (notamment les négociations, la gestion des fournisseurs, les demandes d’achat, le traitement des paiements, etc.)Les audits : Veiller à ce que le bureau soit prêt à être audité en tout temps en respectant et en mettant en œuvre les politiques de TCS.Voir à ce que le bureau se conforme à toutes les exigences légales, aux codes du bâtiment, etc.Autres : Assurer le respect des directives sur l’environnement de travail et sur la santé et la sécurité au travail.Tenir un registre des données sur la santé, la sécurité et l’environnement de travail conformément aux politiques de TCS en prévision d’audit interne ou externe.Organiser des séances d’information et des exercices sur la sécurité incendie et la santé à intervalles réguliers pour assurer le respect des politiques de TCS.Se coordonner avec le gestionnaire de l’immeuble pour assurer un espace de travail sain, le respect de l’environnement réglementaire et la conduite des exercices.Assurer la disponibilité à 100 % de tous les équipements de sécurité et autres systèmes ou équipements de bureau.Assurer le respect des politiques relatives au mouvement et à l’expédition du matériel.Coordonner les différents intervenants (internes et externes), communiquer régulièrement avec la direction de TCS pour comprendre les besoins des projets et autres aspects nécessitant l’attention de l’administration.Communiquer avec le propriétaire et les autres intervenants à intervalles réguliers pour établir une relation de travail afin de pouvoir répondre aux diverses exigences de TCS.Utiliser des systèmes de gestion des dépenses, de l’utilisation des bureaux des budgets, de l’approvisionnement, etc.Préparer les budgets annuels et trimestriels du bureau en consultation avec le responsable de l’administration du bureau, avec l’approbation du responsable du service de l’administration d’Amérique du Nord.Faire le suivi du budget et du paiement des factures. Créer et mettre à jour des feuilles de calcul au besoin.Maintenir des ententes valides avec tous les fournisseurs.Être sur place tous les jours ouvrables pour assurer la gestion efficace du bureau.Assumer toute responsabilité et effectuer toute tâche déléguée par le superviseur.Les compétences et qualités recherchéesPosséder un diplôme de niveau post-secondaire.De 3 à 5 années d’expérience comme responsable administratif d’un bureau de taille moyenne (plus de 100 employés); un atout.Posséder d’excellentes compétences en communication en français et en anglais (écrit et oral)

• Avoir de bonnes compétences informatiques : Microsoft Office (notamment Word, Excel, PowerPoint, etc.).Posséder des connaissances sur : (1) les activités de gestion et d’entretien du bureau; (2) les systèmes de sécurité, de prévention des incendies; (3) les systèmes de sécurité physique et l’intégration au politiques et préalables de sécurité informatique; (4) la gestion du personnel; (5) les processus d’approvisionnement; (6) les processus comptables, etc.Être un joueur d’équipe avec des qualités interpersonnelles et être capable de travailler dans un environnement multiculturel diversifié.Posséder : (1) des compétences d’organisation et de planification; (2) des compétences d’analyse et de résolution de problèmes; (3) des qualités en prise de décision.Être dynamique, motivé, flexible et professionnel, disponible au téléphone à tout moment en cas d’urgence et pour travailler hors des heures régulières de bureau.
• La maîtrise de l’anglais est exigée pour ce poste, car la candidate ou le candidat devra collaborer quotidiennement avec des collègues ou parties prenantes anglophones ou hors Québec. TCS Canada s’engage à satisfaire les besoins d’accessibilité de toutes les personnes conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) et au Code des droits de la personne de l’Ontario (CDPO). Si vous avez besoin d’aménagements au cours du processus de recrutement et de sélection, veuillez en informer le service des ressources humaines. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à TCS. Les candidats qui satisfont aux exigences de ce poste seront informés dans les deux semaines suivantes. Nous vous invitons à postuler à d’autres offres correspondant à votre profil.