Adjoint(e) Administratif - Québec

Aperçu de la position

L’administrateur(trice) de bureau effectuera une variété de tâches administratives, organisationnelles et de soutien exécutif, nécessitant une flexibilité dans les affectations et la capacité de travailler avec une équipe de professionnels du développement répartie géographiquement. L’administrateur(trice) de bureau devra posséder une solide expérience dans le soutien des fonctions administratives et contribuer à la gestion globale du bureau.

Vue d'ensemble du district

Les projets du district de l’est du Canada incluent autoroutes, ponts, transports collectifs, sites de développement minier, exploitations à ciel ouvert, centrales hydroélectriques, centrales éoliennes, barrages et projets industriels.

Lieu

Ce poste est basé dans la ville de Québec pour le projet du Tramway de Québec – Travaux préparatoires . L’administrateur(trice) de bureau relèvera directement du directeur de projet

Responsabilités

Gestion du bureau, incluant :

• Gestion du comptoir d’accueil principal – accueil des visiteurs et orientation selon leurs besoins
• Maintien d’un environnement de bureau propre et efficace, incluant les espaces cuisine et salles de conférence, par une gestion efficace du sous-traitant responsable du nettoyage
• Suivi et gestion de l’inventaire des fournitures de bureau et déballage des fournitures, incluant l’équipement informatique, le mobilier, les imprimantes
• Numérisation, copie et distribution de la correspondance ou d’autres documents imprimés
• Installation des postes de travail / ordinateurs et fourniture de matériel de bureau
• Administration des clés d’accès pour la sécurité du site
• Gestion et réservation des salles de réunion
• Relecture et mise en forme des documents de présentation, au besoin

Soutien à l’équipe de gestion, incluant :

• Soutien pour les réservations de voyage de l’équipe de projet et la soumission des notes de frais
• Être le point de contact principal pour le bureau de Quebec
• Travailler en étroite collaboration avec les adjoint(e)s administratifs(ves) du district Kiewit et des partenaires de l’alliance, et assister la direction de projet dans la coordination des réunions
• Collaborer étroitement avec l’équipe RH du projet et l’équipe de gestion, et les assister dans diverses tâches administratives, au besoin
• Participer à des projets spéciaux, au besoin
• Effectuer d’autres tâches administratives, au besoin

Coordination des réunions et événements, incluant :

• Aider à la planification des réservations de salles de conférence, à la gestion des conflits de réservation et effectuer un audit mensuel
• Organiser les réservations pour les repas ainsi que la réception et la mise en place du service traiteur pour les réunions internes et/ou externes de l’équipe
• Soutenir la coordination des activités sociales de l’équipe et des événements locaux, au besoin
• Préparer les besoins audiovisuels pour les présentations exécutives sur site et à l’échelle du projet
• Être proactif dans le soutien à la mise en place des présentations, des réunions virtuelles et à l’accueil des invités externes
• Gérer le calendrier des déplacements de l’équipe, incluant la réservation, l’annulation et la reprogrammation des hébergements
• Coordonner la logistique pour tous les dîners, événements et réunions liés aux conférences

Gestion des dépenses, incluant :

• Gestion, suivi et soumission des dépenses du bureau et des membres de l’équipe de direction
• Codage et soumission des factures de bureau/corporatives
• Création et soumission des bons de commande du projet, le cas échéant
• Suivi des factures spécifiques au projet
• Effectuer les suivis avec le service des comptes fournisseurs afin de s’assurer que les paiements sont effectués dans les délais
• Rapprochement des factures dans les systèmes internes

Qualifications

• Une formation collégiale ou postsecondaire pertinente est souhaitable
• 3 à 5 ans d’expérience pertinente dans la gestion des opérations quotidiennes, incluant des tâches administratives, constitue un atout
• Excellentes compétences en orthographe et en grammaire
• Excellentes aptitudes en communication (verbale et écrite) et aisance à présenter
• Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de gérer calmement des priorités concurrentes
• Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément et à établir les priorités
• Souci du détail, précision et approche proactive, capable de gérer diverses tâches avec un minimum de supervision
• Capacité à établir et maintenir des relations de travail efficaces avec l’équipe de projet et le district
• Compétences exceptionnelles et grande maîtrise de divers logiciels, incluant MS Word, Excel, PowerPoint et bases de données, pour préparer la correspondance, les documents et générer des rapports
• Environnement de bureau dynamique; doit pouvoir interagir de manière professionnelle avec tous les niveaux de gestion tout en gérant simultanément une charge de travail diversifiée et des situations complexes de manière efficace
• Discrétion dans le traitement des questions et informations confidentielles et/ou sensibles
• Personnalité agréable avec de bonnes aptitudes en communication verbale et un sens du style personnel
• Capacité à se motiver et à motiver les autres pour atteindre les résultats
• Orienté vers les processus tout en étant capable de trouver des solutions de manière critique et créative
• Excellentes compétences en service à la clientèle pour répondre aux demandes provenant de divers intervenants internes et externes, ainsi que de personnes de langues et cultures variées

Autres exigences :

• Présence régulière et fiable
• Travailler de manière productive et respecter les délais
• Communiquer et interagir efficacement et professionnellement avec les superviseurs, employés et autres, individuellement ou en équipe
• Effectuer le travail en toute sécurité

Autres exigences :
- Assiduité et fiabilité
- Travailler de manière productive et respecter les délais
- Communiquer et interagir de manière efficace et professionnelle avec les superviseurs, les employés et d'autres personnes, individuellement ou en équipe.
- Effectuer le travail de manière sûre et efficace. Comprendre et suivre les instructions orales et écrites, y compris les panneaux d'avertissement, l'utilisation des équipements et d'autres politiques.
- Travailler pendant les heures normales d'ouverture afin d'organiser et d'achever le travail dans les délais impartis. Effectuer des heures supplémentaires et travailler les week-ends si nécessaire. Nous offrons à nos employés à temps plein un ensemble complet d'avantages sociaux qui comptent parmi les meilleurs de notre secteur, notamment des régimes d'assurance médicale, dentaire et visuelle de premier ordre couvrant les employés éligibles et les personnes à leur charge, des programmes volontaires de bien-être et d'assistance aux employés, une assurance vie, une assurance invalidité, des régimes de retraite avec abondement, et de généreux congés payés. Nous croyons à l'égalité des chances en matière d'emploi, sans discrimination, et nous respectons toutes les lois relatives aux droits de l'homme dans les provinces où nous exerçons nos activités. Ici, vous aurez d'innombrables occasions de développer votre expertise grâce à des expériences sur le terrain et aux occasions de formation et de développement en interne et en externe. Nous offrons à nos employés à temps plein une gamme exhaustive d'avantages sociaux qui comptent parmi les meilleurs de notre industrie. Des programmes de soins de santé de premier ordre aux programmes d'aide aux employés et à la planification de la retraite, nous visons à vous fournir les outils dont vous avez besoin pour réussir dans les sphères de votre vie qui comptent le plus pour vous.