Agent(e) de bureau au Centre d'expertise

À propos de l'ITHQDepuis plus de 50 ans, l'Institut de tourisme et d'hôtellerie du Québec (ITHQ) est la référence au Canada en matière de formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l'hôtellerie et de la restauration.

Répondant aux plus hauts standards de l'industrie, il est la seule école au pays à offrir des programmes dans les trois ordres d'enseignement (professionnel, technique et universitaire).

Doté d'installations uniques, dont un hôtel-école, deux restaurants d'application pédagogique et un bar, il compte deux unités de recherche (GastronomiQc Lab et ExperiSens) et un centre d'expertise.

En plus de ses formations diplômantes, l'ITHQ propose aussi des formations aux professionnels, des services aux entreprises et aux institutions ainsi que des ateliers au grand public (Ateliers SAQ par ITHQ).

Votre rôleÀ titre d'agent de bureau, vous effectuez le travail de soutien administratif nécessaire à la réalisation des activités du Centre d'expertise (CE).

Vous vous assurez de la qualité des documents et concevez des outils de travail favorisant le fonctionnement et l'efficacité du Centre d'expertise.

Vous travaillez étroitement avec les chargés de projets en soutien à la réalisation de leurs mandats.Vos responsabilitésRédiger, réviser et corriger divers projets de documents, lettres, contrats de travail et de service, formulaires, offres de service ou notes;

collaborer à la rédaction des rapports ou autres documents administratifs, effectuer la mise en page et les demandes de reprographieAssurer un contrôle de la qualité et une mise à jour des différents documents de suivi des projets, des contrats, de la facturationDévelopper et améliorer certains outils communs : gabarits, modèles, fichiers de suivis, etc.

Effectuer le suivi de la facturation des consultants et des heures travaillées par les professeurs; s'assurer que les feuilles de temps sont conformes et sans erreurs et y apporter les modifications lorsque nécessaireApporter votre soutien aux utilisateurs des plateformes SOFE et VirtuoEffectuer les demandes d'équipements, de logiciels et de soutien technique et informatique et les suivis requis pour l'équipe du CESaisir les demandes de biens et de services électroniques ainsi que les commandes dans le logiciel Virtuo, incluant le matériel de bureau pour le CEAssurer le suivi des demandes et les liens entre les différentes équipes internes de l'ITHQÊtre responsable de tenir à jour le système de classement du CE, assurer le lien avec la responsable de la gestion documentaire à l'ITHQ et agir comme personne ressource auprès de l'équipeAgir comme soutien aux utilisateurs de la plateforme de formations en ligneRemplacer et soutenir le préposé aux renseignements et le personnel de soutien administratif lors des absences ou en raison d'un surcroît de travail temporaire et ponctuelVos forcesAvoir une excellente maîtrise du français et une connaissance fonctionnelle de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit Avoir un très bon sens de l'organisation et une bonne capacité à établir les prioritésDémontrer un souci du détail, de la minutie et de la rigueurDémontrer des habiletés à résoudre des problématiques avec efficacitéPosséder des habiletés relationnelles et des aptitudes pour le service à la clientèlePosséder un solide esprit d'équipeÊtre flexible, autonome et proactifVous détenezUn diplôme d'études professionnelles en administration ou équivalent jugé pertinentUne expérience pertinente minimale de deux annéesUne bonne connaissance des environnements technologiques, collaboratifs et des logiciels d'usage courantLa citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règleNous offronsUn poste syndiqué à temps plein (35 h / semaine)Un salaire annuel de 38 918 $ à 47 995 $, selon l'expérience et la scolaritéUn lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke)Avantages : + Mode de travail hybride (certaines conditions s'appliquent)+ Programme d'aménagement et de réduction du temps de travail et régime de l'horaire variable (certaines conditions s'appliquent)+ 4 semaines de vacances après un an de service+ 13 jours fériés, payés et chômés+ Jusqu'à 10 jours de congé maladie+ Programme d'assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l'employeur+ Programme de soutien aux études+ Programme d'aide aux employés et à votre famille+ Activités culturelles et de mieux-être sans frais (club de lecture, séances yoga, salle de musculation )+ Stationnement disponible pour auto ($) et vélo+ Service de cafétéria, café étudiant+ Rabais dans nos restaurants et chez des partenairesInformationJulie Bachand : 514 282-5111, poste 4026Pour vous joindre à l'équipeVous n'avez qu'à nous transmettre votre curriculum vitæ détaillé par courriel à l'adresse suivante : dotation@ithq.

qc.ca, au plus tard le 29 septembre 2024.Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.

L'ITHQ souscrit aux programmes d'accès à l'égalité et d'équité en emploi. Nous remercions à l'avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste.

Seules les personnes retenues seront contactées.