Assistante, Centre de conférences / Ambassadrice de l'expérience client (hôtesse / réceptionniste)

NOTRE CABINET :

Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l. est un chef de file en matière de droit des affaires au Canada. Grâce à ses 500 avocats qui travaillent dans les bureaux de Montréal, Toronto, Ottawa, Calgary, Vancouver et New York, Osler conseille de nombreux chefs d’entreprise canadiens, ainsi que des clients américains et internationaux ayant des intérêts importants au Canada.

Osler est fier d’attirer et de conserver certains des plus grands talents dans le monde juridique. Nos avocats, nos étudiants et les membres du personnel ont mis en place une culture de cabinet unique qui favorise le mentorat et la mise en commun des idées. Osler est un cabinet offrant un milieu dynamique et stimulant pour amorcer une carrière ou prendre un nouveau virage.

Osler offre un milieu dynamique et passionnant pour entreprendre une carrière ou la réorienter. Joignez une culture d’entreprise unique qui incite au travail en équipe et favorise le mentorat et l’échange continuel d’idées.

SOMMAIRE DU POSTE :

Contribue à la gestion des pratiques de professionnels du droit par le biais d’un soutien administratif et au centre ce conférence, permettant ainsi aux professionnels du droit d’offrir un meilleur service aux clients.

Travail au centre de conférence, à la réception du cabinet et quelques tâches administratives variées.

HORAIRE DE TRAVAIL :

L’ambassadrice travaillera un horaire de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.

Heures de travail : 10 h – 18 h (lundi au jeudi) & 9 h – 17 h (vendredi)

Heure de dîner : 13 h – 14 h

FONCTIONS PRINCIPALES :

1) Service au centre de conférence

• Préparer et mettre en place les salles de conférence pour les services de la journée. Vérifier et nettoyer les salles avant et après les réunions. Recevoir et coordonner les commandes traiteur. Ravitailler quotidiennement le café exécutif et assurer le nettoyage des frigos. Offrir le service lors de cocktails ou événements spéciaux, au besoin. Nettoyer les frigos et micro-ondes de la cuisine traiteur, au besoin. Vérifier les fournitures et équipements disponibles dans les salles de conférence. S’assurer que la salle de bain du Centre de conférences soit toujours propre et bien approvisionnée.

2) Réception

• Accueillir chaleureusement les invités et les diriger vers les salles appropriées. Annoncer les invités aux avocats et s’assurer que tout est prêt pour la rencontre. Répondre aux appels entrants et activer les appels d’urgence (médical ou autre). Gérer les réservations de salles de conférence dans EMS et assurer le suivi nécessaire. Aviser la cuisine traiteur pour toute demande de dernière minute ou modification le jour même. Aviser la cuisine traiteur lorsque les rencontres sont terminées afin de procéder au nettoyage. Réserver, gérer, vérifier et préparer les bureaux visiteurs/hotelling. Réceptionner les procédures juridiques livrées par huissiers. S’assurer que toutes les demandes de services en salle soient bien exécutées avant l’arrivée des invités. Fermer la réception à la fin de la journée.

3) Administration

• Créer les menus et les affiches pour les buffets. Gérer la liste des allergies pour les repas et événements. Assister la directrice dans la préparation des listes de présence pour divers événements (Excel). Assister à la coordination et au suivi d’activités ou d’événements.

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE :

Posséder 3 années d’expérience dans un environnement similaire, en événementielle, en restauration ou en hôtellerie.

CONNAISSANCES ET APTITUDES :

• Habiletés de communication orales et écrites en français et en anglais. Le bilinguisme (oral et écrit) est exigé puisque le titulaire de ce poste fera partie d'une équipe nationale desservant une clientèle, tant à l’interne qu’à l’externe, localisée dans l’ensemble du Canada et à l’international;
• Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples;
• Habileté à prendre des initiatives et travailler de façon autonome avec un minimum de supervision;
• Capacité de travailler en équipe;
• Souci du détail.

Les personnes intéressées par ce poste sont invitées à postuler en partageant leur curriculum vitæ ainsi qu’une lettre de présentation. Dans cette description de poste, le genre féminin est utilisé dans un souci de simplicité et de fluidité. Il s’adresse à toute personne, sans distinction de genre.

Nous tenons à remercier tous les candidats de leur intérêt envers Osler. Cependant, nous communiquerons uniquement avec les candidats choisis. Osler est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi.

Veuillez noter que toute offre d’emploi sera assujettie à une vérification des antécédents et des références, notamment une vérification du casier judiciaire, du crédit ainsi que des antécédents d’emploi et de formation.

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