Executive Assistant

Position Overview

We are looking for a dynamic, detail-oriented, and proactive Executive Assistant to provide administrative support to the Senior Director in the Entertainment & Media team, focusing on Flow Studio. This role goes beyond traditional admin support — you’ll be a key partner in helping our leaders and team operate efficiently and stay focused on what matters most. You will perform a wide range of tasks, handle details of a confident and critical nature, while using your experience to proactively address potential problems and ensure an efficiently functioning team.

Responsibilities

Executive Support

• Manage calendar, schedule meetings, and coordinate travel arrangements

• Tracks executive expenses and generates expense reports. Submits expense reports in a timely manner. Understand budget timelines and deadlines

• Collaborate with the Leadership team as needed to prepare agendas and meeting materials, document meeting minutes, track action items, and follow up on deliverables

• Plan and coordinate virtual and in-person events and meetings on and offsite, including preparation of meeting materials, logistics, venue, activities, and catering

• Maintain email aliases, distribution lists, and shared directories, including maintaining permissions

• Collaborate flawlessly with other executive team admins to execute on scheduling meetings and coordinate organization-wide events

• May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking and overall asset management

• Collaborate with outsourcing teams on staffing orders, contracts, and ensure local compliance

• Raise purchase orders, verify invoices, and process payments for CW costs and expenses

• Utilize Supplier Central portal to raise purchase orders, onboard vendors, and track approvals, orders, and invoices from start to finish

• May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking, vendor management, and overall asset management

Minimum Qualifications

• Bachelor’s degree

• 3-5 years’ experience supporting senior executives in a fast-paced, multinational environment

• Exceptional time management, organizational, and multitasking skills. Understanding that this job is not typical 9-5

• Willing to adapt to a rapidly changing environment and new processes and responsibilities

• Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and meet deadlines

• Proficient in Microsoft Office Suite, Mac and Windows operating systems and related business applications such as Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint

• Not afraid of AI tools and can proficiently use them. Tech savvy

• Strong interpersonal and written/verbal communication skills in English

• Able and willing to travel to events or internal meetings, locally and internationally as required

• Due to our globally distributed team, you may occasionally work outside of normal business hours

• Discreet and experienced in handling sensitive and confidential information.

The Ideal Candidate

• Takes initiative and is a self-starter who thrives with minimal supervision

• Excels at managing complex projects and delivering results both independently and collaboratively

• Enjoys building positive working relationships across all levels and geographies

• Highly organized, detail-driven, and capable of juggling multiple responsibilities

• Embraces change, learns quickly, and adapts well to dynamic environments

• Understands the value of integrity and honesty in the workplace and takes ownership of their work

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26WD98656, Assistant(e) de direction

Présentation du poste

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dynamique, minutieux(se) et proactif(ve) pour apporter un soutien administratif au directeur principal de l'équipe Divertissement et Médias, en particulier pour Flow Studio. Ce poste va au-delà du simple soutien administratif : vous serez un partenaire clé pour aider nos dirigeants et notre équipe à fonctionner efficacement et à rester concentrés sur l'essentiel.

Vous accomplirez un large éventail de tâches, gérerez des détails de nature confidentielle et critique, tout en mettant à profit votre expérience pour anticiper les problèmes potentiels et garantir le bon fonctionnement de l'équipe.

Responsabilités

Soutien de direction

• Gérer l'agenda, planifier les réunions et coordonner les déplacements

• Suivre les dépenses de la direction et établir les notes de frais. Soumettre les notes de frais dans les délais impartis. Comprendre les échéances budgétaires et les délais

• Collaborer avec l’équipe de direction selon les besoins pour préparer les ordres du jour et les documents de réunion, rédiger les comptes rendus, suivre les actions à mener et assurer le suivi des livrables

• Planifier et coordonner les événements et réunions virtuels et en présentiel, sur site et hors site, y compris la préparation des documents de réunion, la logistique, le lieu, les activités et la restauration

• Gérer les alias de messagerie, les listes de diffusion et les répertoires partagés, y compris la gestion des autorisations

• Collaborer de manière optimale avec les autres administrateurs de l'équipe de direction pour organiser les réunions et coordonner les événements à l'échelle de l'organisation

• Peut servir de personne de contact pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC et la gestion globale des actifs

• Collaborer avec les équipes d'externalisation sur les commandes de personnel et les contrats, et veiller au respect des réglementations locales

• Émettre des bons de commande, vérifier les factures et traiter les paiements pour les coûts et dépenses liés à CW

• Utiliser le portail Supplier Central pour émettre des bons de commande, intégrer les fournisseurs et suivre les validations, les commandes et les factures de bout en bout

• Peut servir de personne de référence pour les achats du département, y compris, mais sans s’y limiter, le suivi des PC, la gestion des fournisseurs et la gestion globale des actifs

Qualifications minimales

• Licence

• 3 à 5 ans d’expérience dans l’assistance aux cadres supérieurs dans un environnement multinational au rythme soutenu

• Excellentes compétences en gestion du temps, en organisation et en multitâche. Comprendre que ce poste ne suit pas un horaire classique de 9 h à 17 h

• Être prêt à s’adapter à un environnement en constante évolution ainsi qu’à de nouveaux processus et responsabilités

• Capacité avérée à travailler sous pression, à communiquer efficacement et à respecter les délais

• Maîtrise de la suite Microsoft Office, des systèmes d’exploitation Mac et Windows et des applications professionnelles associées telles que Slack, Microsoft Teams et Microsoft SharePoint

• N'a pas peur des outils d'IA et sait les utiliser avec aisance. A l'aise avec les technologies

• Solides compétences en communication interpersonnelle et en expression écrite/verbale en anglais

• Capable et disposé à se déplacer pour assister à des événements ou à des réunions internes, au niveau local et international, selon les besoins

• En raison de la répartition géographique de notre équipe, vous pourrez être amené(e) à travailler occasionnellement en dehors des heures de bureau habituelles

• Discret(te) et expérimenté(e) dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles.

Le candidat idéal

• Fait preuve d'initiative et est autonome, capable de s'épanouir avec un minimum de supervision

• Excelle dans la gestion de projets complexes et l'obtention de résultats, tant de manière indépendante qu'en collaboration

• Aime établir des relations de travail positives à tous les niveaux et dans toutes les zones géographiques

• Très organisé, soucieux du détail et capable de jongler avec de multiples responsabilités

• Accueille le changement, apprend rapidement et s'adapte bien aux environnements dynamiques

• Comprend la valeur de l'intégrité et de l'honnêteté sur le lieu de travail et s'approprie son travail

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About Autodesk

Welcome to Autodesk! Amazing things are created every day with our software – from the greenest buildings and cleanest cars to the smartest factories and biggest hit movies. We help innovators turn their ideas into reality, transforming not only how things are made, but what can be made.

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Salary transparency

Salary is one part of Autodesk’s competitive compensation package. For Canada based roles, we expect a starting base salary between $68,000 and $100,100. Offers are based on the candidate’s experience and geographic location, and may exceed this range. In addition to base salaries, our compensation package may include annual cash bonuses, commissions for sales roles, stock grants, and a comprehensive benefits package.

Belonging
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