Adjoint administratif

Complexes funéraires Yves Légaré est actuellement à la recherche d'un coordonnateur funéraire pour sa succursale de Pierrefonds. C'est un poste permanent à temps plein, du lundi au vendredi de 9h à 17h. Nous recherchons des gens de cœur, ayant des aptitudes exceptionnelles en service à la clientèle, capables d’offrir une expérience client impeccable, répondants ainsi aux plus hauts standards de notre industrie. Le rôle principal et habituel de la personne salariée consiste à assister les conseillers aux familles dans leurs suivis de dossiers, de coordonner le travail nécessaire au bon fonctionnement du déroulement des funéraires pour chacune des famille servis par un conseiller au famille afin que chaque client ait un service au-delà de ses attentes. En lien avec la vision et la mission de l’entreprise. Responsabilités Soutien opérationnel S’assurer que le transport a été demandé pour toutes les nouvelles assignations, Faire les démarches avec le lieu de décès et CCR si requis Envoyer les bons de commandes aux fournisseurs par courriel Réserver le célébrant ainsi que le ou les musiciens, s’il y a lieu; Acheminer aux journaux l’avis de décès et la photo, s’il y a lieu; Vérifier et confirmer les épreuves des signets et nécrologies ainsi que les accusés de réception Faire approuver les épreuves aux familles et les sauvegarder dans le VF Remplir et envoyer le formulaire d’ouverture de fosses et s’assurer de la réception du document; (église, cimetière) Envoyer le bon de commande - cortège et confirmer la réception du document. Créer les cérémonies web et envoyer les liens aux familles Communiquer aux conseillers ou au supérieur immédiat toutes demandes particulières ou problématiques vécues avec les familles Prendre les appels téléphoniques et faire les assignations dans les cas de nouveaux décès et fixer les rendez-vous dans le calendrier identifier les urgences du lendemain s’il y a lieu Informer le directeur de son secteur d’un employé manquant en fonction des activités S’assurer que le cahier d’activité soit a jour S’assurer que tous les documents requis au contrat soient rempli avant le jour des funérailles. Gestion administrative Numériser tous les documents manquants dans le VF Lire les notes dans l’onglet Client de SRS Consulter SRS et faire le suivi des dossiers Traiter les bulles rouges de SRS : Suivi famille en collaboration avec les conseillers Gérer les boîtes courriel du secteur et faire le suivi avec le conseiller s’il y a lieu Cocher les tâches effectuées du contrat dans SRS Faire le suivi des informations manquantes dans les contrats auprès des conseillers S’assurer que tous les documents légaux sont complétés S’assurer que tous les documents nécessitant une signature soient signés par les signataires au contrat Mettre à jour le rapport de suivis des contrats avec les conseillers. Soutien à l’administration Acheminer aux bons départements les copies de contrat, bons de commandes et formulaires. S’assurer que la facture balance avec le dernier état des biens et services S’assurer que les dépôts nécessaire au contrat soit reçu. Exigences: DEC en thanatologie (un atout) DEC ou expérience pertinente Être disponible pour un horaire de jour de 9h-17h du lundi au vendredi Moyen de transport (voiture un atout) Parfaitement bilingue. Anglais requis pour répondre efficacement au besoin de notre clientèle anglophone. Connaissances: Connaissance de base en informatique; ÊLe service à la clientèle; Milieu funéraire (un atout). Avantages offerts: Assurances complètes Congés mobiles/maladies Programme de reconnaissance Empathie, tact et diplomatie; Excellente écoute Habileté à coordonner son temps et ses priorités Autonomie et initiative Connaissances Connaissance de base en informatique (Environnement Windows); Le service à la clientèle; Milieu funéraire (un atout). Exigences DES ou expérience pertinente ; Bilinguisme (parlé et écrit). Anglais requis pour répondre efficacement au besoin de notre clientèle anglophone.