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Adjoint administratif / adjointe administrative

Adjoint administratif / adjointe administrative

Vtek Consultants Inc.Montréal, QC, CA
8 days ago
Job type
  • Full-time
  • Permanent
Job description

Description de l'entreprise

Depuis plus de 25 ans , VTEK Consulting Group Inc . est un leader dans la fourniture de services EPCM , grâce à une équipe talentueuse et diversifiée . Notre vaste expérience dans l'industrie pétrolière et gazière a soutenu notre croissance récente et consolidé notre réputation en tant qu'acteur clé du secteur.

POURQUOI CHOISIR VTEK :

  • Salaire Compétitif : Recevez un salaire compétitif qui reflète votre expertise et votre expérience.
  • Avantages Complets : Profitez d'un régime d'assurance médicale flexible et d'un plan de pension à cotisations définies avec participation de l'employeur.
  • Équilibre Vie Professionnelle / Vie Privée : Bénéficiez d'horaires de travail flexibles avec des quarts de 8 heures du lundi au vendredi, et d'un code vestimentaire « business casual » .
  • Croissance Professionnelle : Accédez à des formations adaptées à votre rôle et à vos besoins de développement de carrière.
  • Culture Innovante : Rejoignez une équipe qui valorise la créativité, la qualité, et célèbre le succès collectif.

Description de l’offre d’emploi

VOS MISSIONS :

Soutien Administratif et Gestion des Documents

  • Assistance à la Direction : Assister la direction dans les opérations quotidiennes et les tâches administratives.
  • Révision et Traduction de Documents : Réviser, traduire et mettre en page des documents administratifs et techniques.
  • Gestion de la Correspondance : Traiter les requêtes de la boîte de courriel d’information générale et gérer la correspondance par courrier et via le site web de l’entreprise.
  • Production de Rapports : Produire des rapports administratifs en assurant la précision et la conformité aux standards de qualité.
  • Vérification et Mise en Forme des Documents : Vérifier et corriger les documents en utilisant Microsoft Word, Excel et PowerPoint pour garantir leur qualité.

    • Saisie de Données et Contrôle Documentaire

  • Saisie de Données : Entrer les données dans diverses plateformes et applications de manière précise.
  • Contrôle Documentaire : Agir en tant qu’assistant(e) pour la gestion du contrôle des documents.
  • Préparation de Présentations et Rapports : Mettre en page des documents complexes, rapports et résumés techniques.
  • Communications pour les Clients : Préparer et réviser les communications pour les clients, y compris lettres, graphiques, supports visuels techniques, montages photo, tableaux et extraction de données PDF.

    • Soutien Organisationnel et Opérationnel

  • Formulaires Électroniques et Enregistrements : Remplir des formulaires électroniques et gérer l’enregistrement de l’entreprise dans diverses bases de données clients.
  • Gestion de la Documentation Intranet : Organiser la documentation sur l’intranet, avec dépôt de documents et mise à jour de l’index.
  • Mise à Jour de Documents : Tenir à jour les documents d’organigramme et les documents de projet.

    • Coordination d'Événements et Support de Bureau

  • Envoi de Colis : Organiser les envois de colis par service de messagerie.
  • Accueil pour Réunions : Organiser les réunions, incluant la commande de repas, la préparation des salles et des boissons.
  • Commandes de Fournitures : Commander des cartes d’affaires et plaques de noms pour les employés.
  • Support à la Réception : Assurer des tâches de réception au besoin.

    • CANDIDAT IDÉAL :

  • Formation : Diplôme en bureautique ou formation académique connexe (collégiale ou universitaire).
  • Bilinguisme : Maîtrise du français et de l’anglais pour les communications d’affaires (par exemple pour effectuer des traductions de documents techniques dans les deux langues, ou communiquer avec nos clients)
  • Compétences en Communication : Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.
  • Compétences Techniques : Maîtrise experte de la suite MS Office avec une facilité à apprendre divers logiciels de productivité.
  • Adobe Pro : Bonne maîtrise d’Adobe Acrobat Pro.
  • Expérience en milieu de consultation ou en environnement de construction

    • Langues

  • Français parlé et écrit - Élevé
  • Anglais parlé et écrit - Élevé

    • Formations

  • Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

    • Expérience7 à 11 mois

    Compétences

  • Rapidité du temps de réaction
  • Assiduité et ponctualité
  • Polyvalence