Adjointe administrative et coordonnatrice

Description du poste

Sous l’autorité de la Directrice générale (DG), l’adjointe administrative a pour mission d’assister la DG et l’organisme dans la réalisation des activités administratives et cléricales essentielles, tout en contribuant à la coordination et à la réussite des événements et projets. Ce rôle clé repose sur une gestion efficace des responsabilités administratives et une collaboration proactive dans l’organisation des événements et la communication externe.

Responsabilités :

1. Soutien administratif et clérical :

• Exécuter les tâches administratives habituelles (comptabilité, entrée de données, traitement de demandes, etc.).
• Répondre et diriger les appels téléphoniques et la correspondance électronique.
• Organiser, planifier et gérer les rendez-vous, réunions, et prendre des minutes détaillées.
• Gérer les listes de contacts et maintenir les bases de données à jour.
• Rédiger et distribuer des courriels, lettres et formulaires divers.
• Aider à la préparation de rapports réguliers et des documents requis pour les réunions.
• Développer, organiser et maintenir les systèmes de classement et de documentation.
• Mettre à jour et appliquer les politiques et procédures internes.

2. Coordination et soutien événementiel :

• Assister la DG dans la planification et l’organisation logistique des événements, galas et collectes de fonds.
• Gérer la logistique des événements (réservations, visuels, supports publicitaires et publications).
• Superviser la maintenance et les mises à jour du site web.
• Coordonner les relations avec les fournisseurs, commanditaires et partenaires (soumissions, négociations).
• Publier et coordonner les annonces et promotions sur les réseaux sociaux, y compris LinkedIn.
• Collaborer avec des bénévoles et les équipes médias pour assurer le succès des campagnes et événements.

3. Relations publiques et communication externe :

• Assurer une communication efficace et régulière avec les bénévoles, partenaires et commanditaires.
• Agir comme porte-parole de la Fondation lors d’événements publics et présentations.
• Promouvoir les activités de la Fondation via des annonces et collaborations avec des partenaires médias.

Profil recherché

• Habiletés : Sens aigu de l’organisation, autonomie et polyvalence, rigueur et minutie dans le travail.
• Qualités : Proactivité, capacité à gérer le stress et priorités multiples, aptitude à travailler efficacement en équipe.
• Compétences techniques : Maîtrise des outils informatiques et des logiciels choisis par l’organisation (Suite Office, Acomba, Prodon).
• Expérience : Idéalement, expérience en coordination d’événements et en gestion de projets.

Engagement attendu :

Tous les employés doivent maîtriser les programmes informatiques utilisés par la Fondation

Poste temps plein, 32 heures/semaine. Possibilité d’un horaire 4 jours. Présence au bureau de la Fondation.