Adjoint administratif / Adjointe administrative

Certifié un des Meilleurs lieux de travail® au Québec en 2023, GFT Canada est un leader de la transformation numérique, passionné par la technologie et l'innovation. Nous sommes une entreprise de services-conseils spécialisée dans le secteur des assurances et des services financiers qui se démarque par la qualité des services offerts à nos clients. Nous croyons en un monde numérique dans lequel l'utilisation intelligente des TI est un facteur clé du succès. Notre vision est de simplifier ce monde pour nos clients.

GFT Canada fait partie du groupe GFT qui est présent dans plus de 20 pays.

Résumé du poste

Sous la responsabilité du chef des opérations, l'adjoint(e) administrative de direction est chargé(e) de fournir un soutien complet à l'équipe de direction, d'être un(e) partenaire stratégique pour nos dirigeants, d'anticiper de manière proactive les besoins et les problèmes, en rationalisant et organisant les emplois du temps, les déplacements et les projets de l'équipe. L'adjoint(e) administrative sera à l'écoute des opérations et des priorités du COO, facilitant les tâches et les opérations administratives en son nom.

Ce poste sera un rôle en interne dans notre bureau de Québec.

Responsabilités  :

Adopter une approche stratégique et affirmée de la gestion des calendriers, programmer des réunions pour plusieurs dirigeants et résoudre les conflits de manière indépendante tout en accordant une grande attention à la précision et aux détails;

Coordonner et gérer les calendriers et organiser le temps de manière proactive, selon les besoins, en faisant preuve de discernement et d'expertise;

Traiter rapidement et de manière proactive les demandes de renseignements et les tâches administratives confidentielles, et assurer le suivi des tâches jusqu'à ce qu'elles soient menées à bien;

Aider vos cadres à entretenir des relations avec les principales parties prenantes afin d'assurer la continuité des communications et de mettre en évidence et d'exploiter les possibilités de collaboration;

Faciliter les rendez-vous, les voyages et les réservations - y compris les itinéraires de voyage complexes (au Canada et à l'étranger);

Assurer les tâches administratives quotidiennes du bureau : répondre au téléphone, gérer les contacts et la gestion quotidienne des installations de GFT;

Assister aux réunions du comité exécutif et à d'autres réunions (par exemple, réunions de direction, réunions annuelles de planification et de budget, réunions de projet) afin de recueillir des informations et d'assurer un suivi approfondi;

Participer à l'élaboration de rapports, à la collecte et à l'assimilation de données, au suivi des performances des projets, préparer les documents pour les conférences téléphoniques et les réunions, y compris les réunions trimestrielles,

Gérer tous les canaux de communication interne du chef d'entreprise et de l'équipe de direction;

Établir les rapports administratifs à l'aide de compétences avancées en Excel sur une base régulière;

Gestion des comptes de dépenses;

Préparer les PowerPoints, les ordres du jour et du matériel de réunion selon les besoins;

Autres tâches assignées;

Exigences  :

Excellentes aptitudes à la résolution de problèmes et capacité à hiérarchiser les besoins de l'entreprise et à faire des compromis avec toutes les parties prenantes en conséquence;

Capacité à synthétiser l'information, grammaire et syntaxe parfaites en anglais et en français.;

Être capable de déterminer les priorités et de faire des compromis lorsque les besoins changent;

Faire preuve de discrétion et de sensibilité à l'égard des informations confidentielles.

Avoir une bonne présentation professionnelle, des compétences de communication efficaces, tant à l'écrit qu'à l'oral, et être capable de faire preuve d'élégance et de sang-froid sous la pression;

Qualifications :

Formation : Baccalauréat en administration des affaires ou équivalent;

Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Teams, OneNote);

Compétences bilingues (maîtrise du français et de l'anglais) requises pour ce poste en raison des interactions avec nos collègues anglophones et dans le monde

Se joindre à l’équipe GFT, c’est bien plus qu’occuper un poste! C’est aussi :

• Faire partie d’une entreprise humaine où le bien-être de nos professionnels est au centre de nos préoccupations;
• Une meilleure conciliation travail-vie personnelle  : Six semaines de vacances,  horaires flexibles, semaines de 35h, etc.
• Avoir l’opportunité de pouvoir se spécialiser grâce à diverses formations continues et certifications;
• Des outils pour votre bien-être  : Télémédecine, allocation sportive, programme d’aide aux employés (soutien psychosocial, conseils financiers et juridiques, etc.)
• Des activités sociales & sportives diversifiées;
• Un plan d’assurance individuel ou familial généreux et ce dès le jour 1 (Soins dentaires, soins visuels, spécialistes, assurance voyage, etc.);
• 13 congés fériés;
• Et bien d’autres avantages sociaux que nous nous ferons un plaisir de vous présenter.

Il nous ferait plaisir d’avoir la chance de collaborer avec vous et ainsi compter sur votre expertise pour assurer notre réussite. Chez GFT, tous les professionnels participent au succès de l’entreprise, car l’entreprise, c’est vous!

Nous nous engageons à cultiver, favoriser et préserver une culture de  diversité, d'équité et d'inclusion . Ainsi, notre équipe s'engage à attirer, recruter et valoriser des talents diversifiés. Nous croyons en l'authenticité, l'ouverture et le respect de tous dans nos pratiques afin de faire de GFT un milieu équitable et inclusif, où chacun trouve sa place.

Les candidats doivent répondre au critère en lien avec la langue anglaise indiquée dans l'offre d'emploi en raison des interactions avec nos collègues et clients anglophones.