Adjoint(e) administratif(ve)

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Le 1er septembre 2023, Saint-Gobain a finalisé l'acquisition de La Compagnie de matériaux de construction BP Canada (« BP Canada »). Avec cette acquisition, Saint-Gobain franchit une étape logique pour renforcer son leadership dans la construction légère et durable sur le marché canadien . Avec La Compagnie de matériaux de construction BP Canada, Saint-Gobain sera bien placé pour mieux servir les clients canadiens, à qui il apportera une plus vaste gamme de solutions innovantes et durables.

Relevant du gestionnaire de l'usine, l'Adjoint(e) administratif(ve) est le point de contact central pour les affaires de l'usine. Le titulaire du poste est responsable de coordonner les activités du bureau et des opérations afin d’assurer l’efficacité et la conformité aux pratiques et politiques de l’entreprise.

Tâches Principales

• Créer et distribuer des avis d'usine, par courriel et en les plaçant sur divers panneaux de communication dans l'usine.
• Être responsable des services de messagerie et de courrier.
• Effectuer les fonctions de réceptionniste, notamment accueillir les visiteurs et maintenir la zone de réception selon des normes visuelles élevées.
• Réaliser des tâches administratives, notamment classer des documents, répondre aux appels téléphoniques, répondre aux courriels, mettre à jour le calendrier des vacances et des formations des salariés et fournir un soutien administratif à l'équipe des opérations de l'usine.
• Gérer l'inventaire des fournitures de sécurité du bureau et de l'usine.
• Passer les commandes et traiter les achats généraux du site (fournitures de bureau, fournitures de cuisine, consommables génériques) et soumettre les notes de frais associées.
• Planifier les visites et préparer l’usine pour les visiteurs de l'usine, par ex., placer de l’EPI de sécurité, réserver les salles de réunion et s’assurer d’avoir toutes les fournitures nécessaires pour la visite prévue.
• Préparer les arrangements de voyage et de réunion sur demande; par exemple, réserver des salles, aménager une salle de réunion, organiser les repas, organiser le transport, etc.
• Fournir du soutien et de la formation pour Kronos aux superviseurs et gestionnaires de production.
• Vérifier et auditer les heures pour les ajuster en conséquence et communiquer tout écart.
• Soumettre le fichier de paie toutes les deux semaines aux services de paie centralisés pour traitement; y compris les vacances, les heures accumulées et les ajustements de paie, au besoin.
• Générer des rapports de paie horaires comme demandé par la direction et requis par les normes provinciales du travail.
• Faciliter les avis de changement d'employé (nouvelle embauche, changement de statut, invalidité, mise à pied, rappels, etc.).
• Recevoir les fournitures d'entretien, de réparation et d'exploitation (MRO), les matières premières, non-produits et services dans SAP.
• Soutenir l’équipe des ressources humaines avec le recrutement d’employés horaires et l'administration des avantages sociaux des employés horaires.
• Planifier et coordonner les événements sociaux des employés

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