Administrateur(trice) de baux / Lease Administrator

Overview

Aperçu du poste

Une occasion sans précédent s’offre à vous pour faire valoir vos talents en immobilier commercial et en comptabilité auprès d’une organisation dynamique reconnue comme étant le leader dans son domaine et pour sa culture entrepreneuriale. Si vous aimez travailler dans un environnement d’affaires stimulant tout en étant reconnu pour votre travail d’équipe et votre sens des responsabilités, nous aimerions vous rencontrer.

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Here is an incredible opportunity to show your talents in commercial real estate and accounting skills within a vibrant organization known as the leader in its industry and for having an entrepreneurial culture. If you enjoy working in a stimulating business environment and having your work ethics and teamwork abilities recognized, we would like to meet you.

Responsibilities

Responsabilités principales

En fonction des principes adaptés pour chaque client et selon les meilleures pratiques développées par Avison Young, de façon régulière et pour plusieurs clients à la fois :

• Traiter et approuver les factures reçues des propriétaires et préparer les analyses de variance à partir des factures de fin d’année;
• Étudier les clauses de bail qui s’appliquent aux frais d’exploitation, aux taxes municipales, à l’énergie, à l’entretien ménager et autres dépenses ainsi que les clauses ayant des répercussions financières pour les parties;
• Analyser en profondeur les frais d’exploitation, les taxes municipales, l’énergie, l’entretien ménager et autres dépenses décrites dans les factures du propriétaire de l’immeuble afin d’en vérifier l’adéquation.
• Effectuer des analyses comparatives annuelles pour le même client;
• Interroger les propriétaires pour déterminer le caractère juste et exact des factures à l’égard des principes détaillés dans les baux; obtenir des bailleurs les pièces justificatives des dépenses par communication orale ou écrite;
• Négocier et représenter les intérêts des clients auprès des bailleurs pour les questions de vérification de bail. Dans les cas où Avison Young représente les locataires, comprendre les avis de loyer et mettre à jour les informations adéquates dans la base de données. Vérifier leur exactitude au cours de leur entrée initiale dans la base de données selon les engagements financiers envers les livres de comptes des clients. Lorsque Avison Young représente les bailleurs, préparer les avis de loyer et mettre à jour les informations adéquates dans la base de données.
• Préparer un rapport pour les dépenses récurrentes et les enregistrer dans les comptes des clients; entrer toutes les données financières liées aux programmes d’aide locative;
• Concilier les réponses du bailleur avec les factures et analyses;
• Préparer les rapports de suivi, les conclusions et les recommandations pour les clients;
• Travailler avec divers outils d’analyse comptable élaborés par l’équipe;
• Élaborer de nouveaux outils d’analyse comptable lorsque requis;
• Respecter les diverses étapes et dates clés décrites dans les diverses grilles élaborées pour les clients;
• Signaler les résultats d’analyse finaux auprès des propriétaires pendant les analyses et audits;
• Tenir des communications régulières avec les clients, à l’écrit et par les divers canaux préétablis;
• Maintenir des relations professionnelles avec les propriétaires, les clients et autres professionnels de l’immobilier commercial et interagir avec les clients, propriétaires et avocats de façon régulière.

Et, à la demande de la direction :

• Extraire avec précision et en temps voulu les documents légaux concernant les propriétés du client, louées ou détenues en propriété (incluant la préparation et mise en place des fiches de propriétés), telles que les offres de location, les baux et leurs amendements respectifs, les sous-locations, les servitudes, les avis, les actes de vente, identifier les droits et obligations des parties, et s’assurer qu'ils sont correctement transcrits dans toute base de données applicable ;
• Effectuer les mises à jour des documents numérisés dans la base de données ;
• Faire le contrôle de la qualité des entrées de données effectuées par d’autres administrateurs de baux dans la base de données applicable ;
• Effectuer la gestion des dates critiques (expirations, options diverses, maintien dans les lieux après le terme, en ce qui concerne le portefeuille immobilier de nos clients; Produire les rapports qui y sont reliés ;
• Participer à des rencontres avec les directeurs de comptes et les clients afin d’assurer un suivi efficace des activités immobilières selon la documentation des différentes ententes ou les demandes des clients ;
• Préparer et valider les rapports de paiements mensuels ;
• Traiter et approuver les factures de comptes de taxes reçus soit par les clients ou les municipalités ;
• Facturer et effectuer un suivi des montants d’améliorations locatives reçus et/ou impayés ;
• Préparer les rapports ad hoc pour des besoins opérationnels ;
• Valider les certificats estoppels.
• Préparer les budgets annuels de locations pour les clients corporatifs pour assurer la conformité avec leurs processus budgétaires ;
• Préparer les engagements financiers immobiliers sur une base annuelle et/ou selon toute période préconisée par les clients ;
• Assure le traitement des transactions selon les normes IFRS 16 et passer les écritures en conséquence dans la base de données et produire les rapports qui y sont associés ;
• Agir à titre de soutien dans la préparation des Analyses financières (TOC - Total Occupancy Cost Analysis) ou tout autre calcul financier de base, selon la demande;
• Offrir de l’assistance technique aux clients et aux directeurs de comptes ainsi qu’à la haute direction, lorsque requis;
• Contribuer à l'élaboration, à la documentation et à la mise à jour des politiques et procédures de traitement administratif des baux lorsque requis ;

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Based on the principles adapted for each client and on the best practices developed by Avison Young on a regular basis and for different clients at the same time:

• Process and approve invoices received from owners and prepare variance analyses for the end-of-year invoices.
• Study lease clauses that