Spécialiste intermédiaire, Conseils aux études

Raison d’être du poste

Créer une expérience étudiante mémorable en prodiguant des conseils sur le cheminement scolaire, comme le choix des cours et du programme, aux étudiantes et étudiants afin de leur assurer une expérience exceptionnelle et garantir leur satisfaction. Planifier et exécuter des interventions auprès des étudiantes et étudiants ainsi que conseiller les étudiantes et étudiants en difficulté afin d’accroître les taux de réussite et de persévérance des étudiantes et étudiants. Mettre au point des stratégies et des programmes visant à accroître les taux d’inscription et de persévérance et à augmenter la visibilité de l’Université, des programmes et des services des facultés en faisant leur promotion à divers événements au sein et à l’extérieur du campus.

Responsabilités dans ce rôle

Cheminement scolaire et persévérance des étudiants

• Évaluer les besoins des étudiantes et étudiants : Examiner les dossiers des étudiantes et étudiants pour s’assurer que la détermination, l’interprétation, l’analyse et l’évaluation des besoins des étudiantes et étudiants appuient leurs objectifs et respectent les processus de la faculté. Le ou la titulaire peut consulter ses collègues ou rencontrer les étudiantes et étudiants afin de mieux définir leurs besoins.
• Établir les plans d’étude : En consultation avec les étudiantes et étudiants éprouvant des difficultés scolaires, établir un plan d’étude qui leur permet d’améliorer leur rendement et d’atteindre leurs objectifs et qui favorise leur persévérance.
• Planifier des interventions : Évaluer l’exactitude des issues et considérations diagnostiques pour garantir la qualité de l’intervention puis examiner et réviser le plan d’intervention pour s’assurer qu’il permettra de répondre aux besoins de l’étudiante ou de l’étudiant.
• Exécuter des interventions : Rencontrer les étudiantes et étudiants éprouvant des difficultés scolaires afin de les encadrer en leur fournissant des renseignements et des conseils sur les programmes d'études, les préalables des cours et programmes, les exigences relatives à l'obtention du diplôme, les départements, les organismes, les établissements et les autres services offerts au sein et à l'extérieur du campus. S'il y a lieu, le ou la titulaire aiguillera les étudiantes et étudiants vers les services (par exemple, services de tutorat), les départements ou les outils d'aide pertinents.
• Prodiguer des conseils aux étudiantes et étudiants nationaux et internationaux ainsi qu’à ceux participant à un programme de mobilité étudiante ou d'apprentissage par l’expérience : Conseiller les étudiantes et étudiants nationaux et internationaux pour garantir qu'ils s’intègrent pleinement à leur programme d'études et à la vie étudiante sur le campus. Fournir des conseils aux étudiantes et étudiants qui participent au programme de mobilité étudiante ou qui souhaitent y participer pour leur fournir de l'information sur le programme, le choix de cours, les équivalences, etc.
• Procéder à des suivis : Rencontrer, au besoin, les étudiantes et étudiants afin de surveiller leurs progrès et de prendre les mesures correctives pertinentes, s'il y a lieu, pour apaiser leurs préoccupations et pour atténuer les risques relatifs à la persévérance des étudiants.
• Diriger les étudiantes et étudiants vers les personnes compétentes : Vérifier que les étudiantes et étudiants ont bel et bien été aiguillés vers le service ou la personne-ressource pertinent (comme les superviseurs des programmes, les services, les services de tutorat) en fonction de leurs besoins relevés dans le cadre soit de processus d'auto-identification ou soit de processus d'évaluation de l'Université.

Gestion des opérations

• Admission : Effectuer un suivi auprès des étudiantes et étudiants lorsque le choix de cours change afin de s'assurer qu'il répond toujours aux exigences du programme sélectionné.
• Changement de programme d'études : Passer en revue les demandes de changement de programme d'études des étudiantes et étudiants afin d'examiner avec eux les options possibles ainsi que de les guider et de les conseiller sur les options scolaires à leur disposition. S'assurer que les dossiers des étudiantes et étudiants sont examinés selon les processus de la faculté et que l'admissibilité au programme d'études est confirmée et, dans l'affirmative, menée à terme.
• Choix de cours et processus d'inscription : Prodiguer des conseils aux étudiantes et étudiants sur leur choix de cours et le processus d'inscription afin qu'ils puissent prendre des décisions éclairées. Faciliter le choix de cours des étudiantes et étudiants, lorsqu’il est raisonnable de le faire, en entamant le processus d'inscription et en s’assurant qu'il est mené à terme.
• Persévérance : Passer en revue la liste des étudiantes et étudiants afin de relever ceux éprouvant des difficultés scolaires ou d'autres problèmes puis les rencontrer pour déterminer la cause de leurs difficultés. Guider et conseiller ces étudiantes et étudiants en fonction de la nature de leurs besoins et difficultés et assurer un suivi régulier auprès d’eux pour garantir qu'ils persévéreront et atteindront leurs objectifs dans leurs études. En collaboration avec ses collègues, élaborer de façon proactive des lignes directrices sur la persévérance des étudiantes et étudiants et participer activement aux initiatives connexes. Déterminer les facteurs et recommander les initiatives qui permettront d'améliorer le taux de persévérance.
• Bourses et prix : Fournir au Service de l’aide financière et des bourses la liste des lauréats. Communiquer avec les étudiantes et étudiants en leur envoyant des lettres de félicitations et en organisant une réception en leur honneur.
• Collation des grades : Assister aux cérémonies de collation des grades pour témoigner du soutien de la faculté.

Communication et liaison

• Activités de recrutement : Établir des liens de confiance entre l'Université et la population ciblée en participant aux activités de recrutement et en entretenant des liens avec d'autres associations. En qualité d'ambassadeur ou d'ambassadeur de l'Université, promouvoir l'Université d'Ottawa ainsi que ses programmes et services pendant les foires commerciales et les activités de recrutement.
• Relations publiques : Représenter la faculté et l'Université d'Ottawa pendant des événements et réceptions.
• Communication avec la communauté universitaire : Faire fonction de conseiller spécialisé auprès de la communauté universitaire et des partenaires externes en leur fournissant de l'information sur le cheminement scolaire.
• Communication avec la population étudiante : Participer aux initiatives de communication de masse destinées à la population étudiante pour garantir la qualité et l'exactitude des renseignements fournis.

Ce que vous apportez

• Baccalauréat en éducation ou diplôme universitaire dans un domaine connexe
• Expérience dans le domaine de l'éducation ou comme conseiller pédagogique ou une combinaison des deux
• Connaissance des programmes scolaires (par exemple, règlements, exigences des grades, préalables et description des cours) de niveaux secondaire et collégial, du premier cycle et des cycles supérieurs
• Connaissance approfondie et vaste expérience de la révision, de l'interprétation, de la communication et de la mise en œuvre des processus, politiques et méthodes en fonction de chaque dossier, dont la complexité peut varier
• Expérience de la prestation de services à la clientèle
• Expérience de l'élaboration de stratégies et de plans d'activités pour des étudiantes et étudiants
• Expérience pratique de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Access), du traitement de texte, de Windows et d'Internet
• Une expérience du mentorat ou de l'accompagnement est un atout
• Solides aptitudes pour la communication
• Capacité de régler des problèmes, de prendre des décisions rapides et de négocier avec des étudiantes et étudiants
• Aptitudes organisationnelles et analytiques, attention aux détails et capacité à travailler en respectant des échéanciers serrés
• Capacité d'écoute et solide sens de l'éthique professionnelle
• Jugement, autonomie, diplomatie et discrétion
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l’Université Ottawa

• Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
• Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
• Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
• Travail d’équipe et coopération : Coordonner et collaborer efficacement avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant la besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :

Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.