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Base pay range
CA$27.07/hr - CA$36.14/hr
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Description
Sous la responsabilité du directeur, la personne titulaire du poste assiste ce dernier dans ses fonctions, agit à titre de première répondante auprès des collaborateurs internes et externes et effectue un travail varié et complexe de soutien administratif pour la direction.
Elle soutient le directeur dans la planification et la gestion de son temps. Elle assure la préparation et le suivi des dossiers du directeur pour les comités auxquels il participe. Elle agit en soutien administratif auprès des membres de l’équipe de la direction dans un contexte d’amélioration continue des processus sous sa responsabilité. Elle est appelée, à la demande du directeur, à participer à différents comités à titre de représentante de l’employeur. L’ensemble de ses responsabilités l’amène à travailler dans un environnement complexe composé de situations diversifiées.
Fonctions générales et spécifiques
Elle est responsable du fonctionnement administratif et de membres du personnel de la direction qui œuvrent dans des fonctions de secrétariat (ex. : agente administrative) au sein de la direction, et ce, afin d’optimiser les modes de fonctionnement et uniformiser les compétences du personnel de bureau à l’intérieur de la direction. Dans ce contexte, elle assure le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement. Elle veille à l’efficience des activités administratives de la direction et collabore à la sélection du personnel de bureau, à leur évaluation ainsi qu’au développement de leurs compétences.
La personne titulaire du poste détient un pouvoir de contrôle en ce qui concerne l’application des procédés administratifs du personnel de bureau de l’ensemble de la direction. Cette autorité lui confère le droit d’agir, d’intervenir et de donner des directives dans différentes unités administratives de la direction afin d’assurer une harmonisation en ce qui concerne les processus spécifiques qui s’inscrivent dans le cadre de la gestion administrative de l’établissement. Dans ce contexte, elle assure le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement.
En qualité de technicienne en administration (attachée de direction), elle exerce des fonctions de soutien au directeur et est appelée à intervenir auprès du personnel de la direction dans la gestion et le suivi de dossiers reliés aux responsabilités de la direction, et ce, autant pour les mandats avec les partenaires externes qu’internes. En tant que membre du comité de gestion de la direction, elle participe aux discussions touchant le fonctionnement de l’ensemble de la direction afin d’optimiser les différents processus administratifs qu’on y retrouve et en demeure solidaire une fois ceux-ci adoptés.
En tant que membre du comité de soutien de la haute direction, elle participe aux discussions touchant l’élaboration et l’harmonisation des politiques et procédures administratives et des outils de travail de l’organisation ainsi que le développement des compétences du personnel administratif. Elle s’assure de transmettre l’information auprès du personnel de soutien et aux gestionnaires (si requis) de sa direction.
Responsabilités Et Attributions Générales
- Assister son supérieur immédiat dans les différents mandats qui lui sont confiés
- Responsable de la gestion d’agenda et des courriels de son supérieur immédiat en tenant compte des priorités
- Assurer le suivi des courriels et du courrier en collaboration avec son supérieur immédiat et mettre en place un mécanisme de suivi pour les redditions de comptes
- Participer aux rencontres du comité de gestion de sa direction et du comité de soutien de la haute direction
- Participer, le cas échéant, au sous-comité du conseil d’administration dont sa direction est responsable
- Assister à des rencontres ou à des comités à titre de représentante de la direction
- Représenter, à la demande de son supérieur, sa direction tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’établissement
- Effectuer des travaux d’ordre administratif reliés à la gestion des ressources financières, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l’organisation du travail
- Autoriser les relevés de présence des gestionnaires et autres employés de la direction et remplir les formulaires de demandes de remboursement des dépenses liées au travail de son supérieur immédiat
- Assurer un soutien à son supérieur immédiat et aux gestionnaires de sa direction en les conseillant sur la définition des orientations, des objectifs et des priorités en matière de procédés administratifs
- Émettre, à l’intérieur de son champ d’autorité, des directives aux unités administratives de sa direction
- Responsable de l’application du programme d’identification visuelle quant à la conformité des documents produits par les gestionnaires ou le personnel de la direction
- Collaborer à l’élaboration de politiques, procédures, programmes, normes, règles ou procédés de nature administrative à l’intérieur de sa direction, en assurer le contrôle, l’application et la mise à jour
- S’assurer du respect des lois, des politiques, des procédures, des normes, des contrats, des règlements et des directives en fonction des mandats qui lui sont confiés
- Responsable des mises à jour des outils de communication de la direction, notamment le bottin des employés et gestionnaires, l’organigramme, l’intranet, etc.
- Responsable du personnel administratif de la direction qui œuvre dans des fonctions de secrétariat au sein de la direction
- Responsable, le cas échéant, de l’aspect logistique relié à l’arrivée d’un nouveau gestionnaire ou personnel de soutien de sa direction
- Assurer l’imputabilité des mandats qui lui sont confiés
- Appliquer les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des documents
- S’assurer de s’adjoindre les personnes et expertises nécessaires à la réalisation de ses mandats
- Préparer et assurer le suivi des dossiers administratifs spécifiques au bureau du directeur et agit comme interlocuteur auprès des autres directions de l’établissement ou de l’externe
- Rédiger la correspondance du directeur et s’assurer d’une qualité grammaticale exemplaire
- Assurer le suivi et prépare les documents pour les différents comités (direction, gestion, sous-comité du conseil d’administration, etc.) en s’assurant de la conformité et de la pertinence des informations reçues
- Responsable de l’information qui transige pour signature auprès de la Direction générale
- Assurer la logistique des réunions périodiques de la direction (l’organisation, la prise de notes et les suivis nécessaires)
- Collaborer, le cas échéant, à la préparation des différents indicateurs de performance que l’on retrouve dans la salle de pilotage stratégique
- Soutenir le directeur dans ses travaux visant l’élaboration et la mise à jour de l’offre de service, de l’organigramme et autres documents administratifs de la direction
- Se charger des questions relevant de ses attributions et rédiger, sous sa signature, la correspondance en réponse à des demandes courantes
- Voir au suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés et en assurer la vigie
- Participer à l’élaboration, à la mise en place et à l’amélioration des outils essentiels à la saine gestion de la direction
- Gérer les appels téléphoniques et s’assurer d’une accessibilité rapide dans les heures d’ouverture
- Répondre aux demandes d’information et fournir la réponse à certaines questions relevant de sa compétence
- Participer à l’identification des besoins de formation et au développement des compétences de membres du personnel de bureau de la direction
- Assurer le transfert de connaissances des différents documents d’encadrement (ex. : politiques, procédures…) auprès des membres du personnel de bureau
Autres Tâches
- Exécuter toute tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat
Formation
Détenir un (DEC) en bureautique
OU
Détenir une (AEC) en bureautique (de huit cents heures et plus) combinée à l’équivalent d’un (2) ans d’expérience (en heures travaillées) à titre d’agent administratif classe 1 volet secrétariat
Exigences Spécifiques
Avoir réussi les tests suivants: Français, Word, Excel et le test de rédaction.
Profil de compétences
Compétences Comportementales De Base
- Confidentialité
- Polyvalence
- Esprit d’équipe, collaboration
- Souci de la satisfaction de la clientèle
- Planification et organisation personnelle du travail, autonomie
- Souplesse, flexibilité et adaptation au changement
- Sens des responsabilités, initiative, dynamisme
- Partage des connaissances (expertise)
Compétences Professionnelles
- Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes informatiques requis pour l’exécution des tâches, tels que la suite Microsoft 365 (Word, Excel, One Drive, Copilot, etc.), Logibec, SICHELD, etc.
- Maîtrise du français parlé et écrit
- Habiletés de rédaction et de mise en forme de documents
- Capacité à prioriser et à travailler sous pression
- Habiletés relationnelles
- Travail d’équipe et sens de la collaboration
- Responsable, sens de l’organisation
- Autonomie et rigueur
- Discrétion, devoir de réserve et loyauté
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Pour toutes questions relatives à l’affichage, vous pouvez communiquer avec madame Angèle Arsenault par courriel à angele.arsenault.cssssuroit16@ssss.gouv.qc.ca, par message Teams ou par cellulaire au 579 491-7514.
Vous avez jusqu’au
3 juin pour déposer votre candidature.
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Seniority level
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