Coordonnateur-trice, installation, services internes et courrier

Notre client, un cabinet juridique classé meilleur employeur au Canada depuis 24 ans, recrute pour le rôle de coordonnateur·trice des installations pour son bureau du centre-ville de Montréal.

Dans ce rôle clé, vous contribuerez activement aux services liés aux installations et à la salle de courrier. Vous participerez aux opérations quotidiennes, assurerez une gestion méticuleuse des inventaires, fournirez des services de reprographie de haute qualité et superviserez l'entretien des équipements.

Vous serez également responsable de la préparation des salles de conférence afin de garantir un service à la clientèle impeccable et mémorable. Votre souci du détail, votre orientation vers le service et votre esprit d'équipe seront des atouts précieux dans ce rôle dynamique et polyvalent.

Il est très important que vous ayez de l'expérience dans un rôle similaire dans le domaine juridique ou corporatif. Il est également primordial que les candidat·e·s qui postulent soient à l'aise en français et en anglais.

Si vous êtes la bonne personne pour ce poste, n'hésitez pas à postuler!

Avantages
Poste permanent à pourvoir dès que possible

Horaire: 8h à 16h, 35h/semaine, 5 jours/semaine en présentiel

Salaire compétitif

Avantages sociaux: Assurance dentaire, médicale et voyage (la prime est payée et les dépendants peuvent être ajoutés), cotisation REER de 2 %

Vacances: 3 semaines de vacances

Télétravail ou présence: 100 % en présentiel

Environnement de travail: Bureau propre, avenant, organisé et accueillant. L'environnement est également rapide et exigeant, avec une culture axée sur la confiance et le respect.

Responsabilités
Services d'hospitalité et gestion de salles de réunion

- Préparer et entretenir les salles de réunion en disposant le mobilier, installant les équipements et assurant la propreté ainsi que l’approvisionnement en fournitures et rafraîchissements. Collaborer avec les équipes internes pour garantir un service fluide et une expérience professionnelle de qualité.

- Veiller à la propreté et à l’ordre des cuisines en nettoyant les machines à café et les réfrigérateurs, en rangeant la vaisselle, en démarrant les lave-vaisselles au besoin et en maintenant les stocks bien approvisionnés, offrant ainsi un environnement agréable et fonctionnel pour tous les membres de l’équipe.

- Collaborer étroitement avec les membres du cabinet pour organiser les événements internes et clients, rencontrer les parties prenantes pour cerner les besoins, et assurer une présence lors des événements, au besoin, afin de garantir un déroulement sans accroc et une expérience positive pour tous les participants.


Gestion des installations et bonne tenue du bureau

- Effectuer une ronde quotidienne afin de maintenir un environnement de travail propre, accueillant et bien organisé. Cela comprend la vérification des espaces communs, le maintien de la propreté et de l'ordre, ainsi que l’identification rapide de tout problème ou anomalie nécessitant une intervention, à signaler à la Directrice, Talents et opérations.

- Superviser efficacement les interventions de maintenance et de réparation en assurant la coordination avec les fournisseurs, les entreprises de réparation et les sous-traitants. Gérer les contrats de service, planifier les travaux nécessaires et veiller à leur exécution dans les délais impartis et selon les standards de qualité attendus. Adopter une approche proactive en identifiant et en réglant les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent des sources d’irritation ou des risques pour la sécurité.

- Assurer un lien constant et structuré avec les parties prenantes de l’immeuble concernant les travaux planifiés, les livraisons, les événements corporatifs, les inspections et toute autre activité ayant un impact sur les installations. Participer activement aux rencontres mensuelles et assurer un suivi rigoureux des points d’action et des engagements pris.

- Planifier, organiser et superviser divers projets spéciaux impactant les installations, en assurant une coordination efficace entre les parties prenantes internes et externes. Ceci inclut l’évaluation des besoins logistiques et matériels, la gestion des fournisseurs et des équipements, la coordination avec la sécurité et les services d’entretien, ainsi que le suivi des garanties et des services liés aux installations. Veiller à la bonne exécution des projets en assurant une supervision sur le terrain et en anticipant les enjeux potentiels pour garantir un déroulement fluide et sécuritaire.


Respect des obligations en matière de santé et sécurité

- Se tenir à jour au regard des lois, des règlements et des meilleures pratiques en matière de santé et sécurité au travail, et en assurer la conformité en planifiant et en réalisant des inspections régulières des installations. Identifier de manière proactive les risques potentiels et mettre en place les mesures correctives appropriées afin de prévenir les incidents et maintenir un environnement de travail sécuritaire.

- Veiller à la disponibilité, au bon fonctionnement et à l’entretien des équipements de sécurité, tout en assurant la tenue rigoureuse des registres d’inspections, d’incidents et des mesures correctives mises en place. Agir comme personne-ressource en cas d’événement nécessitant une intervention, et collaborer étroitement avec les parties prenantes internes et externes afin de promouvoir une culture de prévention et de maintenir un environnement de travail sain, sécuritaire et conforme aux exigences réglementaires.

- En collaboration avec la Directrice, Talents et opérations, élaborer et mettre à jour les plans d’urgence afin qu’ils soient adaptés à l’environnement du bureau et aux besoins spécifiques de l’organisation, tout en assurant leur diffusion et leur compréhension auprès des équipes concernées.


Approvisionnement et salle de courrier

- Gérer l’approvisionnement en fournitures, équipements et services pour l'ensemble du bureau, tout en maintenant des niveaux d’inventaire adéquats pour soutenir les activités quotidiennes. Développer des relations avec les fournisseurs afin d’obtenir des produits de qualité à des prix compétitifs et éviter toute rupture de stock.

- Superviser les contrats externes (entretien, sécurité, nettoyage), contrôler la qualité des services rendus, valider les factures et coordonner les ajustements nécessaires.

- Superviser les opérations quotidiennes de la salle du courrier, incluant le tri, la distribution du courrier et la gestion des demandes d’impression à grande échelle pour garantir un service rapide, précis et efficace.

- Assumer toute autre tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement du bureau et au soutien des opérations quotidiennes.

Qualifications
- Maîtrise bilingue du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. La personne occupant ce poste devra interagir avec des tiers qui comprennent et communiquent uniquement en anglais. Ce poste exige également que le ou la candidate puisse interagir sans difficulté avec des collègues de nos bureaux à travers le Canada, où l’anglais est la langue prédominante. Étant donné que nous estimons que plus de 50 % des tâches associées à ce poste devront être réalisées en anglais, un haut niveau de compétence en rédaction, compréhension et communication orale en anglais est requis. Le ou la candidate doit également démontrer une excellente maîtrise du français à l’écrit et à l’oral.

- Une expérience dans un rôle de soutien administratif aux opérations, idéalement au sein d’un cabinet juridique ou d’un cabinet de services professionnels, constitue un atout majeur.

- Excellentes compétences en gestion de projets, en organisation et en tenue de dossiers.

- Sens aigu du détail et rigueur dans l’exécution des tâches.

- Solides aptitudes en communication orale et écrite, ainsi qu’en relations interpersonnelles et en service à la clientèle.

- Expérience avec les équipements de bureau (photocopieur, télécopieur, services de messagerie) et excellente maîtrise des outils informatiques, notamment Microsoft Word, Outlook et Excel.

- Capacité à gérer efficacement plusieurs priorités simultanées, à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.

- Autonomie, sens de l’initiative et esprit de collaboration.

- Fiabilité, ponctualité et ouverture d’esprit.

Sommaire
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Si vous connaissez des gens intéressés par des postes en soutien administratif, n’hésitez pas à leur fournir nos coordonnées. Il nous fera plaisir de les aider!

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