Administrative Assistant

Description

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Direction: Direction Centre financier

Pourquoi ce poste est important

Faites une différence au quotidien grâce à votre expertise administrative.
En tant qu’adjoint(e) administratif(ve), tu accompagnes la Direction Centre Financier dans la coordination des activités de secrétariat et dans la réalisation de divers dossiers administratifs. Ta contribution sera essentielle pour assurer l’efficacité et la fluidité des opérations.

Ta contribution à l'équipe

• Assurer le soutien administratif et opérationnel des conseillers financiers et de la direction du centre financier.
• Coordonner les activités liées au recrutement, à l’intégration, aux mouvements de carrière et aux départs des conseillers et de leur personnel de soutien.
• Gérer la création, la mise à jour et le suivi des dossiers administratifs, des accès, des outils technologiques et des différentes plateformes corporatives.
• Effectuer les suivis auprès des différents partenaires internes concernant les permis, les accréditations, les contrats, la rémunération et les conformités réglementaires.
• Assurer la gestion et la mise à jour de diverses bases de données, listes de distribution, bottins, systèmes CRM et documents administratifs.
• Soutenir les conseillers dans leurs besoins administratifs courants, notamment les changements de statut, les demandes d’accès, les suivis de commissions et la gestion de leurs outils de travail.
• Participer à la gestion des relations avec la clientèle en effectuant certains suivis administratifs, en répondant aux demandes et en coordonnant diverses opérations de soutien.
• Coordonner les activités de marketing et de visibilité des conseillers (microsites, médias sociaux, communications, matériel promotionnel et outils de présentation).
• Organiser et coordonner divers événements du centre financier, activités de recrutement, rencontres d’équipe, formations et initiatives favorisant l’engagement des employés.
• Assurer la gestion des approvisionnements, du matériel, des inventaires, du courrier et des installations du centre financier.
• Collaborer à l’amélioration continue des processus administratifs et participer à différents projets spéciaux ou comités de gestion.
• Assurer la gestion des boîtes courriels partagées, des calendriers, des demandes de service et des communications administratives du centre financier.

Ce qui te permet de réussir

• Diplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent.
• Minimum de douze (12) mois d’expérience pertinente.
• Maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit
• Maîtrise des outils technologiques (Microsoft 365 et autres)

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