Technicien(ne) en administration

Sommaire de la fonction :

Relevant de la directrice des soins infirmiers, la personne titulaire du poste agit à titre de collaborateur(-rice) et de soutien à la gestion, en participant à l’ensemble des activités liées au soutien administratif et au secrétariat. Elle assiste la directrice ainsi que différents membres de la direction dans l’exercice de leurs fonctions administratives et professionnelles.

En plus d’assumer les tâches liées au soutien administratif, elle exerce de manière autonome des responsabilités de coordination ainsi que de contrôle de la qualité d’un ensemble de travaux de secrétariat.

En plus d’assumer l’ensemble des tâches reliées au soutien administratif, il peut effectuer de façon autonome des responsabilités de coordination et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux de secrétariat et collabore étroitement avec le technicien en administration de la direction générale.

Rôles et responsabilités :

• Réaliser des travaux de bureautique nécessitant une bonne connaissance des activités cliniques et administratives ;
• Assurer un soutien administratif auprès de la directrice des soins et de l’équipe de gestion (rapports, comptes rendus, tableaux de suivi, correspondance, etc.) ;
• Effectuer des travaux de bureautique nécessitant une bonne connaissance des activités cliniques et administratives ;
• Assurer le suivi de dossiers complexes (qualité des soins, indicateurs, projets cliniques, etc.) ;
• Participer à la préparation de documents pour les instances (comités, audits, inspection, etc).

Coordination et organisation :

• Organiser et coordonner les réunions de la direction (comités cliniques, rencontres de gestion, etc.) ;
• Préparer les ordres du jour, assurer les convocations, rédiger les procès-verbaux ou comptes-rendus ;
• Gérer l’agenda de la directrice, prioriser les rendez-vous et coordonner certaines réunions à la demande de sa responsable ;
• Exercer des tâches techniques à caractère administratif en support à la gestion des ressources humaines, matérielles, financières et informationnelles ;
• Organiser des réunions de travail, soutenir l’organisation et la logistique d’événements ;
• Assurer le suivi des décisions et des plans d’action ;
• Collaborer à la coordination de projets cliniques et organisationnels.

Communication interne et soutien stratégique :

• Concevoir et diffuser des outils de communication adaptés au personnel clinique (notes de service, mémo, information, etc.) ;
• Collaborer à l’élaboration et à la mise en œuvre de stratégies de communication liées aux orientations de la direction des soins infirmiers ;
• Veiller à la clarté, la cohérence et l’accessibilité des communications internes ;
• Soutenir les gestionnaires dans leurs besoins en communication.

Gestion de l’information et amélioration continue :

• Participer à la collecte, l’analyse et la présentation des données liées aux soins (indicateurs, qualité, performance) ;
• Produire des tableaux de bord et outils de suivi ;
• Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs et cliniques ;
• Assurer la mise à jour de documents, procédures, ordonnances, guides, dépliants et outils de travail.

Autres responsabilités :

• Agir comme personne-ressource pour les outils bureautiques et les communications internes ;
• Assurer la confidentialité des informations sensibles ;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications requises :

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique bureautique ou un AEC en bureautique combinée à une belle expérience dans un titre d’emploi comparable ;
• Expérience dans la collaboration à des gestions de projets d’envergure ;
• Expérience pertinente minimale de trois (3) ans acquise dans le réseau de la santé (fort atout).

Exigences :

• Excellente maîtrise du français (oral et écrit) ;
• Très bonnes habiletés rédactionnelles (synthèse et vulgarisation) ;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office ;
• Bonne capacité à travailler avec des données (tableaux, indicateurs, suivis) ;
• Connaissance du milieu clinique et administratif en santé.

Compétences/aptitudes :

• Sens aigu de l’organisation et gestion des priorités ;
• Autonomie, initiative et rigueur ;
• Excellentes habiletés interpersonnelles et esprit d’équipe ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement dynamique ;
• Jugement, diplomatie et professionnalisme.

* Le Groupe Roy Santé souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées.

Nous remercions tous les candidats et candidates pour leur intérêt envers le Groupe Roy Santé mais nous ne communiquerons qu'avec ceux et celles qui seront retenus pour une entrevue.