Adjoint administratif principal

Ref ID: 05020-0012374250

Classification: Assistant Administratif

Compensation: $62000.00 to $70000.00 yearly

Notre client est un pilier de l’industrie de l'énergie et ressources qui est à la recherche d’un adjoint administratif principal pour se joindre à son équipe du centre-ville de Montréal. C’est une excellente occasion pour un autodidacte avec expérience de travailler pour une entreprise très réputée, avec la possibilité d’améliorer ses compétences et d’avoir une grande croissance de carrière.

Vos responsabilités:

• Recueillir, compiler et examiner des données et des renseignements complexes

• Travailler avec l’équipe affectée pour élaborer de nouveaux modèles standard pour les activités, les rapports et les présentations ministériels afin de maximiser l’efficacité et de réduire les délais d’exécution

• Crée, exécute et distribue des rapports périodiques standard et personnalisés. Préparer l’examen et l’analyse de base des rapports et fournir un résumé et/ou des écarts pour faciliter l’examen par la direction

• Maintient des fichiers informatiques et/ou papier organisés pour faciliter l’identification et la récupération

• S’acquitter de tâches administratives, habituellement dans une fonction ou un domaine spécialisé, y compris la préparation de documents, de correspondance et de rapports pour les ministères affectés

• Compose et initie la correspondance et les notes de service

• Édite et corrige les documents pour la grammaire, l’orthographe et la clarté de l’expression, de l’organisation et de la conformité aux spécifications de l’entreprise. Prouve l’art ou les graphiques et vérifie que l’art et le texte sont d’accord

• Répond aux questions par téléphone ou par courriel de façon indépendante et fournit des renseignements exacts et opportuns ou des conseils techniques

• Saisit des données provenant de diverses sources pour maintenir et mettre à jour diverses bases de données et feuilles de calcul

• Assure l’intégrité des données en vérifiant les entrées et les calculs

• Aide régulièrement à diverses fonctions ministérielles (c.-à-d. ressources humaines, activités d’approvisionnement)

• Consolide les notes de frais mensuelles

• Gérer les calendriers et les horaires de voyage des cadres supérieurs

• Travailler en étroite collaboration avec l’adjointe exécutive pour mettre en œuvre des initiatives ministérielles au sein des groupes d’affaires

Job Requirements:

Qualifications:

• Diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’associé dans un domaine connexe
• Minimum de 3 ans d’expérience directement liée avec une connaissance approfondie de la fonction, des procédures, de la terminologie et des interrelations ministérielles.
• Doit démontrer des compétences efficaces en communication orale et écrite avec un bon vocabulaire, une bonne grammaire et la capacité de composer de manière indépendante des communications écrites de routine.
• Excellentes compétences avec les outils technologiques avec une connaissance approfondie des logiciels Google. Capacité de développer des feuilles de calcul et de modifier des formats afin de compléter des devoirs et capacité de recommander des améliorations.
• Compétences en matière d’organisation et de communication requises pour interagir avec de multiples contacts internes, externes et exécutifs.
• Doit être capable de gérer diverses tâches simultanément et de travailler efficacement et d’atteindre ou de dépasser systématiquement les objectifs de production et de qualité. Capacité à traiter des informations ou des problèmes confidentiels ou sensibles.
• Doit démontrer sa capacité à travailler dans un environnement d’équipe et sa volonté d’assumer facilement des responsabilités supplémentaires ou nouvelles.
• Capacité à anticiper les besoins des clients et à fournir des solutions proactives
• Bilingue anglais et Français un atout

Pourquoi déposer votre candidature:

• Vous aurez accès à une gamme d'avantages sociaux
• Vous ferez partie intégrante d'une équipe qui a à cœur le bien-être
• Vous travaillerez dans une entreprise d'envergure internationale

Nous attendons votre candidature!

Le générique masculin est utilisé dans ce texte dans le but d'en alléger la forme et d'en faciliter la lecture.

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