Bookkeeper - Real Estate

Job Title: Real Estate Bookkeeper

Location: Montreal
Employment Type: Full-Time and in-office
Reports To: Ownership

Company Overview

Our client is a dynamic and growing real estate investment and management company specializing in multi-family properties. They are committed to delivering exceptional value to our stakeholders through strategic acquisitions, effective asset management, and operational excellence.

Position Overview

As they continue to expand their team, they are seeking an experienced and detail-oriented Real Estate Bookkeeper to oversee the financial operations of our real estate portfolio and operating companies. This is a key position within our company, responsible for managing financial reporting, budgeting, cash management, and compliance. The ideal candidate will have a strong background in real estate accounting and a proven ability to support strategic decision-making through accurate financial oversight.

Key Responsibilities

Financial Reporting & Analysis

• Prepare and review financial statements.
• Develop and maintain key financial performance metrics and dashboards for decision-making.

Budgeting & Forecasting

• Oversee the preparation of annual budgets and periodic forecasts for the company and its properties.
• Track actual performance against budgets, providing variance analysis and recommendations.
• Work closely with property managers and other stakeholders to optimize financial performance.

Cash Management

• Monitor cash flow, ensuring adequate liquidity for operations and investments.
• Oversee bank reconciliations, loan compliance, and financial risk management.

General Accounting Support

• Maintain accurate and organized financial records.
• Assist with monthly bank reconciliations and general ledger postings.
• Support month-end and year-end closing processes by preparing necessary reports.
• Collaborate with the accounting team to ensure compliance with internal controls and company policies.

Accounts Receivable (AR)

• Prepare and issue tenant invoices, ensuring accurate and timely billing.
• Record payments received and apply them to appropriate accounts.
• Monitor tenant accounts to ensure timely payments and follow up on overdue accounts.
• Communicate with tenants regarding billing inquiries and discrepancies.

Accounts Payable (AP)

• Process vendor invoices, verify accuracy, and ensure proper approvals.
• Prepare and execute payments, including checks, ACH transfers, and wire payments.
• Maintain vendor files, ensuring all documents are up to date.
• Reconcile vendor statements and resolve any discrepancies.

Compliance & Internal Controls

• Maintain and strengthen internal controls over financial transactions and reporting.
• Coordinate with external advisors, namely our accountants, to ensure accurate and timely filings.

Leadership & Process Improvement

• Evaluate and improve financial systems, workflows, and reporting processes to enhance efficiency.
• Support acquisitions, dispositions, and financing activities by conducting financial due diligence and analysis, if needed.

Qualifications & Experience

• Bilingual
• Minimum of 3 years of experience in a similar role, preferably within real estate.
• Strong knowledge of financial reporting and real estate accounting principles.
• Experience with real estate accounting software (e.g., Yardi, HOPEM, or QuickBooks) and advanced Excel skills.
• Excellent analytical, problem-solving, and organizational skills.
• Ability to manage multiple priorities and meet deadlines in a fast-paced environment.
• Strong attention to detail and accuracy
• Ability to handle sensitive and confidential information with integrity.
• Strong leadership, communication, and interpersonal skills.

Intitulé du poste

Contrôleur immobilier

Lieu

Montréal

Type d'emploi

Temps plein et au bureau

Supérieur hiérarchique

Propriétaire

Présentation de l'entreprise

Notre client est une société d'investissement et de gestion immobilière dynamique et en pleine croissance, spécialisée dans les immeubles multifamiliaux. Elle s'engage à offrir une valeur exceptionnelle à ses parties prenantes grâce à des acquisitions stratégiques, une gestion efficace des actifs et l'excellence opérationnelle.

Aperçu du poste

Dans le cadre de l'expansion de son équipe, elle recherche un contrôleur immobilier / comptable expérimenté et minutieux pour superviser les opérations financières de son portefeuille immobilier et de ses sociétés d'exploitation. Il s'agit d'un poste clé au sein de notre entreprise, responsable de la gestion des rapports financiers, de la budgétisation, de la gestion de la trésorerie et de la conformité. Le candidat idéal aura une solide expérience en comptabilité immobilière et une capacité avérée à soutenir la prise de décisions stratégiques grâce à une surveillance financière précise.

Principales responsabilités

Rapports et analyses financiers

• Préparer et examiner les états financiers.
• Développer et maintenir des indicateurs de performance financière clés et des tableaux de bord pour la prise de décision.

Budgétisation et prévisions

• Superviser la préparation des budgets annuels et des prévisions périodiques pour l'entreprise et ses propriétés.
• Suivre les performances réelles par rapport aux budgets, fournir des analyses des écarts et des recommandations.
• Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires immobiliers et les autres parties prenantes afin d'optimiser les performances financières.

Gestion de trésorerie

• Surveiller les flux de trésorerie, veillant à ce que la liquidité soit suffisante pour les opérations et les investissements.
• Superviser les rapprochements bancaires, la conformité des prêts et la gestion des risques financiers.

Assistance comptable générale :

• Tenir des registres financiers précis et organisés.
• Aider à la réalisation des rapprochements bancaires mensuels et des écritures dans le grand livre général.
• Soutenir les processus de clôture de fin de mois et de fin d'année en préparant les rapports nécessaires.
• Collaborer avec l'équipe comptable pour garantir la conformité avec les contrôles internes et les politiques de l'entreprise.

Comptes clients (AR) :

• Préparer et émettre les factures des locataires, veillant à ce que la facturation soit précise et effectuée en temps voulu.
• Enregistrer les paiements reçus et les appliquer aux comptes appropriés.
• Surveiller les comptes des locataires pour garantir le paiement en temps voulu et assurer le suivi des comptes en souffrance.
• Communiquer avec les locataires concernant les demandes de renseignements et les écarts de facturation.

Comptes fournisseurs (AP) :

• Traiter les factures des fournisseurs, vérifier leur exactitude et s'assurer qu'elles sont correctement approuvées.
• Préparer et exécuter les paiements, y compris les chèques, les virements ACH et les virements électroniques.
• Tenir à jour les dossiers des fournisseurs, en s'assurant que tous les documents sont à jour.
• Revenir les relevés des fournisseurs et résoudre les éventuels écarts.

Conformité et contrôles internes :

• Maintenir et renforcer les contrôles internes sur les transactions financières et les rapports.
• Coordonner avec les conseillers externes, à savoir nos comptables, afin de garantir des déclarations précises et ponctuelles.

Leadership et amélioration des processus :

• Évaluer et améliorer les systèmes financiers, les flux de travail et les processus de reporting afin d'accroître l'efficacité.
• Soutenir les acquisitions, les cessions et les activités de financement en effectuant des vérifications et des analyses financières, si nécessaire.

Qualifications et expérience :

• Bilingue
• Au moins 3 ans d'expérience dans un poste similaire, de préférence dans l'immobilier.
• Solides connaissances en matière de reporting financier et de principes comptables immobiliers.
• Expérience des logiciels de comptabilité immobilière (par exemple, Yardi, HOPEM ou QuickBooks) et maîtrise avancée d'Excel.
• Excellentes compétences en matière d'analyse, de résolution de problèmes et d'organisation.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les délais dans un environnement en constante évolution.
• Grand souci du détail et de la précision.
• Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles avec intégrité.
• Solides compétences en matière de leadership, de communication et de relations interpersonnelles.