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Employee Service Specialist

Employee Service Specialist

ActalentSaint-Laurent, Quebec, Canada
30+ days ago
Salary
CAD45000–CAD49000 yearly
Job type
  • Full-time
Job description

Actalent is hiring an Employee Service Specialist for a permanent role in our Montreal engineering center offering hybrid flexibility (up to 2 days / week remote).

The Employee Service Specialist (ESS) is responsible for ensuring Actalent's engineering employees and consultants throughout Canada receive exceptional service in all areas of requests including payroll, benefits, PTO, and general employment questions. The ESS is the main point of contact for employees, serving as the primary liaison with them back to Actalent's onboarding, payroll, human resources, internal partners, and corporate benefits teams. This position offers long-term career growth potential (role open due to internal promotion) and remote / work-from-home flexibility (up to 2 days per week remote) if local to our of Saint-Laurent.

Essential Functions :

  • Ensure all employees are educated in benefits.
  • Respond to and provide timely resolution to questions pertaining to pay, travel, vacation accrual and other employment questions.
  • Communicate termed employees to payroll team to ensure they are off-boarding properly.
  • Assist payroll team with timecard collection, manager approval, and communication to internal partners and employees.
  • Manage the Unemployment Process to include claims and hearings.
  • Partner with our Worker’s Compensation team, Unemployment Representatives, HR for FLMA, STD, LOA process.
  • Audit PTO packages if applicable.
  • Assist with immigration questions and follow up as needed.
  • Update PeopleSoft system with employee information as needed.
  • Coordinate tuition reimbursement process.
  • Actively seek opportunities to increase employee engagement / satisfaction.
  • Communicate all personnel changes, promotion, termination, to appropriate partners and update systems as needed.

Minimum Education / Abilities / Skills

  • Bachelor's degree is preferred.
  • Bilingual - English and French required.
  • Minimum 3 years professional experience in a customer service and / or HR-related position.
  • Professional experience explaining and administering employee benefit plans, PTO / vacation packages required.
  • Proficiency in payroll, onboarding, employee service and / or HR related tasks desired.
  • Ability to communication effectively and provide proper follow-up with employees.
  • Ability to organize, problem-solve and determine priorities necessary.
  • Initiative, ability to work independently and self-assign tasks and projects strongly desired.
  • Well-versed in explaining and administering employee benefits.

    • Additional Compensation / Benefits

  • 45,000-$49,000 CAD starting base pay, $4,000 CAD annual performance bonus potential, 18 days paid time-off (vacation / personal), 8 paid holidays, 401(k) w / company contribution, M / D / V benefits - REFCR2023

    • Offre d'emploi

    Actalent embauche un spécialiste du service aux employés pour un poste permanent dans notre centre d'ingénierie de Montréal offrant une flexibilité hybride.

    Le spécialiste du service aux employés (ESS) est chargé de s'assurer que les employés et les consultants en ingénierie d'Actalent partout au Canada reçoivent un service exceptionnel dans tous les domaines des demandes, y compris la paie, les avantages sociaux, les congés payés et les questions générales sur l'emploi. L'ESS est le principal point de contact pour les employés, servant de liaison principale avec eux et les équipes d'intégration, de paie, de ressources humaines, de partenaires internes et d'avantages sociaux d'Actalent.

    Responsabilités

  • Assurez-vous que tous les employés sont informés des avantages sociaux.
  • Répondez et apportez une solution rapide aux questions relatives à la rémunération, aux déplacements, à l'accumulation des congés et à d'autres questions liées à l'emploi.
  • Communiquez les employés nommés à l'équipe de la paie pour vous assurer qu'ils quittent correctement l'entreprise.
  • Aidez l'équipe de la paie à collecter les feuilles de temps, à approuver le responsable et à communiquer avec les partenaires internes et les employés.
  • Vérifiez les packages de congés payés, le cas échéant.
  • Aidez aux questions d'immigration et assurez le suivi si nécessaire.
  • Mettez à jour le système PeopleSoft avec les informations sur les employés si nécessaire.
  • Recherchez activement des opportunités pour accroître l'engagement / la satisfaction des employés.
  • Communiquez tous les changements de personnel, les promotions, les licenciements aux partenaires appropriés et mettez à jour les systèmes si nécessaire.

    • Exigences

  • Bilingue - anglais et français requis.
  • Au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans un poste lié au service à la clientèle et / ou aux RH.
  • Expérience professionnelle dans l'explication et l'administration des régimes d'avantages sociaux des employés, des forfaits PTO / vacances requise.
  • Maîtrise de la paie, de l'intégration, du service aux employés et / ou des tâches liées aux RH souhaitée.
  • Capacité à communiquer efficacement et à assurer un suivi approprié auprès des employés.
  • Capacité à organiser, résoudre les problèmes et déterminer les priorités nécessaires.
  • Bonne connaissance de l'explication et de l'administration des avantages sociaux des employés.

    • À propos d'Actalent :

    Actalent est un chef de file mondial des services d’ingénierie et de sciences et des solutions de talents. Nous aidons les entreprises visionnaires à faire progresser leurs initiatives en matière d’ingénierie et de science en leur donnant accès à des experts spécialisés qui favorisent la mise à l’échelle, l’innovation et la mise en marché rapide. Avec un réseau de près de 30 000 consultants et plus de 4 500 clients aux États-Unis, au Canada, en Asie et en Europe, Actalent est au service d’un grand nombre d’entreprises du classement Fortune 500.

    La diversité, l’équité et l’inclusion

    Chez Actalent, la diversité et l’inclusion constituent le pont vers l’équité et la réussite de notre personnel. La diversité, l’équité et l’inclusion (DE&I) sont ancrées dans notre culture par  :

  • L’embauche des talents diversifiés ;
  • Le maintien d’un environnement inclusif par une autoréflexion permanente ;
  • La mise en place d’une culture de soin, d’engagement, et de reconnaissance par des résultats concrets ;
  • L’assurance des opportunités de croissance pour nos gens.

    • Actalent est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l’âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d’ancien combattant, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.

    Si vous souhaitez faire une demande d’accommodement raisonnable, tel que la modification ou l’ajustement du processus de demande d’emploi ou d’entrevue à cause d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à