Medical Secretary & Administrative Assistant / Secrétaire médicale & assistante administrative

The Medical Secretary & Administrative Support works closely with the clinical site team and is responsible for the full scope of medical secretarial activities supporting the daily operations of the dermatology clinic. In addition, the role contributes to administrative and organizational tasks that support clinic efficiency and overall business operations. This position ensures a high-quality patient experience, accurate documentation, operational continuity, and compliance with applicable regulatory and quality requirements.

More specifically, the Medical Secretary & Administrative Support must:

• Manage assigned reception duties (answering phones, managing messages, managing appointments including bookings, confirmations, cancelations, and rescheduling through the computerized scheduling system)
• Prepare the clinic before the arrival of the first patients
• Welcome patients and visitors and ensure a professional, patient-centered experience
• Open, update, and file patient records
• Accompany patients to the clinical rooms for their visit and clean the rooms between each patient.
• Ensure proper identification, labeling, and follow-up of patients’ biological samples and required tests
• Manage the documents to be given to the patient at the end of the consultation and manage the payments.
• Manage mail and packages
• Provide administrative support to the Clinical Research Unit and other departments, including but not limited to document and study material management, office logistics, vendor and invoice coordination, data entry and reporting, reception coverage, and adherence to quality, confidentiality, and regulatory requirements.
• Support clinic and administrative operations during peak periods
• Perform other related duties according to operational needs, experience, and training

Brand name:
Innovaderm

Our company:

The work environment

At Innovaderm, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive advancement opportunities.

In this position, you will be eligible for the following perks:

• Permanent full-time position
• Complete benefits (medical, dental, vision, RRSP, vacation, personal days, virtual medical clinic, public transportation rebates, social activities)
• Offices near public transportation (Sherbrooke metro station or Saint-Laurent metro station)
• Ongoing learning and development

Work Location

This position is based at our modern and bright clinic in Montreal (3530, Boulevard St-Laurent, H2X 2V1). The workplace is easily accessible by metro (Sherbrooke Station or St-Laurent Station), by bus (several lines) or by car (underground parking available for a daily fee).

About Innovaderm

Innovaderm is a leading dermatology Clinical Research Unit (CRU) . Since its beginnings in 2000, our organization has benefited from a solid reputation for the quality of its research and services exceeding the expectations of its clients.

Innovaderm is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. As such, Innovaderm will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request.

Innovaderm only accepts applicants who can legally work in Canada.

Description de poste:

Le ou la secrétaire médical(e) et assistant(e) administratif/ve travaille en étroite collaboration avec l’équipe du site clinique et est responsable de l’ensemble des activités de secrétariat médical soutenant les opérations quotidiennes de la clinique de dermatologie. Le poste contribue également à diverses tâches administratives et organisationnelles visant à soutenir l’efficacité de la clinique et les opérations générales de l’entreprise. Cette fonction assure une expérience patient de grande qualité, une documentation rigoureuse, la continuité des opérations ainsi que le respect des exigences réglementaires et de qualité applicables.

Plus précisément, le ou la secrétaire médical(e) et assistant(e) administratif/ve doit :

• Gérer les activités d’accueil assignées (répondre aux appels téléphoniques, gérer les messages et les rendez-vous, incluant la prise de rendez-vous, les confirmations, les annulations et les reports, à l’aide du système informatique de planification)
• Préparer la clinique avant l’arrivée des premiers patients
• Accueillir les patients et les visiteurs et offrir une expérience professionnelle axée sur le patient
• Ouvrir, mettre à jour et classer les dossiers des patients
• Accompagner les patients vers les salles de consultation et nettoyer les salles entre chaque patient
• Assurer l’identification, l’étiquetage et le suivi adéquats des échantillons biologiques des patients et des tests requis
• Gérer les documents remis aux patients à la fin de la consultation ainsi que les paiements
• Gérer le courrier et les colis
• Offrir un soutien administratif à l’Unité de recherche clinique et aux autres départements, incluant, sans s’y limiter, la gestion des documents et du matériel d’étude, la logistique de bureau, la coordination des fournisseurs et des factures, la saisie de données et la production de rapports, le soutien à l’accueil, ainsi que le respect des exigences de qualité, de confidentialité et de conformité réglementaire
• Soutenir les opérations cliniques et administratives lors des périodes de pointe
• Effectuer toute autre tâche connexe selon les besoins opérationnels, l’expérience et la formation

Profil recherché:

• Diplôme de secrétaire médical(e) ou toute autre formation pertinente en administration médicale ou administrative
• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle de secrétariat médical, d’administration clinique ou d’administration en milieu de soins de santé
• Expérience en recherche clinique, en clinique de dermatologie ou dans un environnement de soins de santé à rythme soutenu est un atout
• Bilinguisme fonctionnel en français et en anglais
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Excellentes capacités d’organisation et grand souci du détail
• Capacité à gérer plusieurs tâches dans un environnement clinique et administratif dynamique
• Professionnalisme, sens du service à la clientèle, fiabilité et esprit d’équipe
• Volonté d’apprendre et d’évoluer au sein d’un environnement de recherche clinique réglementé

Notre entreprise:

L’environnement de travail

Chez Innovaderm, vous travaillerez avec des collaborateurs compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l’innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant et des possibilités d’avancement intéressantes.

Dans ce poste vous bénéficierez des conditions suivantes :

• Poste permanent à temps plein
• Gamme d’avantages sociaux (assurances médicales, dentaire, vision, régime de retraite, vacances, journées personnelles, clinique médicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activités sociales)
• Bureau à proximité du transport en commun (métro Saint-Laurent ou métro Sherbrooke)

Lieu de travail

Ce poste est basé à notre clinique moderne et lumineuse à Montréal (3530, Boulevard St-Laurent, H2X 2V1). Le lieu de travail est facilement accessible par métro (Station Sherbrooke ou Station St-Laurent), par autobus (plusieurs lignes) ou par voiture (stationnement sous-terrain disponible pour un frais journalier).

À propos d’Innovaderm

Innovaderm est un centre de recherche clinique, leader en dermatologie. Depuis ses débuts en 2000, notre entreprise à taille humaine bénéficie d’une solide réputation autant pour la qualité de la recherche effectuée que pour la qualité des soins offerts, dépassant les attentes de ses clients.

Innovaderm s’engage à assurer une approche équitable ainsi que des opportunités équivalentes pour tous les candidats. À ce titre, Innovaderm fournira sur demande des accommodations aux candidats ayant un handicap, et ce, à travers toutes les étapes du processus de recrutement, si demandé.

Notez qu’Innovaderm accepte uniquement les candidats ayant un permis de travail valide pour le lieu du poste.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.

• Medical Secretary diploma or other relevant medical or administrative training
• 3–5 years of experience in a medical secretary, clinical administrative, or healthcare administrative role
• Experience in clinical research, dermatology clinic, or a fast paced healthcare environment is an asset
• Functional bilingualism in French and English
• Good working knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Strong organizational skills and attention to detail
• Ability to manage multiple tasks in a fast-paced clinical and administrative environment
• Professional, service-oriented, reliable, and team-oriented
• Willingness to learn and grow within a regulated clinical research setting