Adjoint(e) Administratif(ve) en clinique

Les Centres Masliah est un acteur majeur dans le domaine des soins de santé auditive. Nous nous engageons à offrir à nos clients un service de qualité exceptionnelle tout en créant un environnement de travail dynamique et chaleureux pour nos employés. Travailler avec nous, c'est rejoindre une équipe passionnée et dévouée à l'amélioration continue des services de santé. Nous favorisons le développement des compétences, la collaboration et la conciliation travail-vie personnelle.

En tant qu'adjoint(e) administratif(ve), vous serez un(e) ambassadeur(drice) clé pour notre clinique située à Montréal, à proximité du métro Atwater. Vous contribuerez à créer une expérience client exceptionnelle tout en soutenant léquipe dans la gestion des opérations quotidiennes. Vous jouerez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de nos activités administratives.

Vos responsabilités principales

• Accueillir et renseigner les patients de manière professionnelle et chaleureuse.
• Gérer les appels téléphoniques : prise de rendez-vous, suivi et gestion des appels entrants.
• Préparer et vérifier les dossiers médicaux pour assurer leur conformité et exactitude.
• Coordonner et confirmer les rendez-vous pour plusieurs professionnels de santé.
• Effectuer la facturation : encaisser les paiements et assurer le suivi des comptes à recevoir.
• Réceptionner et traiter les colis des patients en assurant un suivi rigoureux.
• Superviser la gestion des stocks et des accessoires.
• Gérer le classement, l'archivage et l'organisation des dossiers administratifs.
• Soutenir les professionnels pour toute autre tâche administrative connexe.

Ce que nous cherchons

• Bilinguisme français/anglais.*
• Expérience préalable en clinique médicale ou dans un poste similaire (un atout).
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Autonomie, proactivité et esprit d'équipe.
• Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, et gestion des courriels (Gmail/Outlook).
• Connaissance des organismes payeurs tels que RAMQ, CNESST, et Vétérans (un atout).
• Attitude positive, sourire et éthique professionnelle.
• Expérience avec Audioclick, Medesync (un atout)
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle, particulièrement auprès dune clientèle âgée, avec une approche chaleureuse, respectueuse et attentive à leurs besoins.

Ce que nous offrons

• Un salaire compétitif à partir de 24-26$/h (selon l'expérience).
• Un régime d'assurances collectives après 3 mois (assurance maladie complémentaire, vision, invalidité, vie).
• Participation à un REER collectif avec cotisation de l'employeur.
• Horaire de travail stable : lundi au vendredi, 37.5 heures par semaine. 9h à 17h
• Adresse : 1 Carré Westmount, local C-305, Westmount, Qc H3Z 2P9

Veuillez noter que seuls les candidats retenus seront contactés. Nous remercions tous les postulants pour leur intérêt envers Les Centres Masliah.

*Dans le cadre de nos services en soins de santé auditive, nos adjoint(e)s administratifs(ves) sont en contact direct avec une clientèle diversifiée, incluant des patients âgés et vulnérables. La maîtrise du français et de l'anglais est essentielle afin d'assurer une communication claire, précise et empathique avec tous nos patients, quel que soit leur langage de préférence.

English version

Les Centres Masliah is a leading provider of hearing healthcare services. We are committed to delivering exceptional quality care to our clients while fostering a dynamic and welcoming work environment for our employees. Joining our team means being part of a passionate and dedicated group focused on continuous improvement in healthcare services. We prioritize skill development and collaboration.

As an Administrative Assistant, you will be a key ambassador for our clinic located in Montréal, near Atwater metro station. You will play a vital role in creating an outstanding client experience while supporting the team in managing daily operations. Your contributions will be essential to the smooth running of our administrative activities.

Key Responsibilities

• Greet and assist patients in a professional and friendly manner.
• Manage phone calls, including appointment scheduling, follow-ups, and handling inbound inquiries.
• Prepare and verify medical files to ensure compliance and accuracy.
• Coordinate and confirm appointments for multiple healthcare professionals.
• Handle billing processes, process payments, and follow up on accounts receivable.
• Receive and process patient packages with meticulous tracking.
• Oversee stock and accessory management.
• Maintain filing, archiving, and organization of administrative records.
• Provide support to professionals with various administrative tasks as needed.

What Were Looking For

• Bilingualism (French/English).*
• Previous experience in a medical clinic or similar administrative role (an asset).
• Strong organizational skills and the ability to manage multiple priorities simultaneously.
• Autonomy, proactiveness, and teamwork-oriented mindset.
• Proficiency in Word, Excel, PowerPoint, and email management (Gmail/Outlook).
• Familiarity with payer organizations such as RAMQ, CNESST, and Veterans Affairs (an asset).
• Positive attitude, professional ethics, and a welcoming demeanor.
• Experience with Audioclick, Medesync (an asset).
• Excellent customer service skills, particularly when working with elderly clients, ensuring a warm, respectful, and attentive approach.

What We Offer

• Competitive salary: Starting at 24-26$/h (based on experience).
• Group insurance plan after 3 months (including extended health, vision, disability, and life insurance).
• Employer contributions to a group RRSP.
• Location: 1 Carré Westmount, local C-305, Westmount, Qc H3Z 2P9
• Stable work schedule: Monday to Friday, 37.5 hours per week (9:00 AM 5:00 PM).

Only selected candidates will be contacted. We sincerely appreciate all applicants for their interest in Les Centres Masliah.

*Note: Our bilingual administrative assistants work directly with a diverse clientele, including elderly and vulnerable patients. Fluency in both French and English is essential to ensure clear, precise, and empathetic communication with all patients, regardless of their preferred language.