COORDINATEUR(-TRICE) D’ÉVÉNEMENTS

Description du poste

Le ou la coordinateur(-trice) d’événements fournit à l’équipe de l’accueil des conseils et un soutien pour l’organisation de réunions, de conférences et d’événements tout au long de l’année pour les partenaires internes et externes, afin que ces rassemblements soient toujours bien organisés, rentables et mémorables. Ce poste exige un état d’esprit créatif, axé sur les affaires, et des relations durables avec les fournisseurs.

Key Accountabilities

• Travaille en coordination avec la gestion des édifices pour assurer le bon fonctionnement de toutes les installations des édifices, assure le fonctionnement efficace quotidien des espaces de bureau, y compris les salons du personnel, les déménagements des bureaux des services, les salles de réunion, l’entretien des édifices, les livraisons et le stockage. (Ce qui recoupe les événements organisés en interne)
• Compile et organise avec exactitude des données provenant de différentes sources, en veillant à ce que toutes les mesures soient à jour et formatées correctement dans les tableurs Excel en vue de leur examen par la direction.
• Applique des formules, des tableaux croisés dynamiques, des recherches à l’aide de la fonction RECHERCHEV et une mise en forme conditionnelle afin d’analyser les données et de créer des rapports complets au soutien des processus décisionnels au sein de l’organisation.
• Vérifie et compare régulièrement les renseignements dans les rapports Excel avec les données sources, en corrigeant rapidement les irrégularités afin de maintenir le plus haut degré d’exactitude et de fiabilité dans tous les rapports.
• Accomplit des tâches supplémentaires attribuées par la direction pour répondre aux besoins administratifs.
• Planifie les événements de A à Z (entreprises / clients / collecte de fonds / réceptions privées, etc.)
• Trouve les lieux, planifie le fichier maître, le budget alloué, le thème, les participants, assure le suivi des RSVP, le suivi des dates limites, les paiements à effectuer, les visites des lieux, la création de plans de salle / des aménagements.
• Prend en charge la communication avec nos fournisseurs locaux (coordination, confirmation des détails, méthodes de paiement, etc.)
• Connaît les méthodes de suivi des performances pour les événements et est capable de créer des rapports pour apporter des améliorations à la coordination d’événements ultérieurs.
• Recherche les fournisseurs et les sélectionne en fonction de leur créativité, de leur qualité et de leur coût.
• Réserve les lieux, organise les invités, rédige, conclut les contrats et assure la logistique du jour J.
• Élabore le contenu du matériel événementiel et collabore avec le graphiste pour le produire.
• Engage le personnel nécessaire pour toutes les fonctions d’un événement (ex.  : inscription, installation, restauration, besoins audiovisuels).
• Gère l’administration quotidienne des événements et des programmes, y compris la passation des commandes, l’examen des offres d’emploi, le suivi des fournisseurs, la participation des participants, le décompte des inscriptions et la résolution des problèmes.

Qualifications

Tous les employés de MSC Canada doivent adhérer aux valeurs de MSC et faire preuve d’une véritable approche client dans toutes leurs interactions avec leurs collègues et les clients.

Informations supplémentaires

Une équipe formidable, composée de gens qui travaillent dur et qui veillent les uns sur les autres, tout simplement.

Voici quelques-uns des avantages que nous offrons  :

Postulez dès maintenant!

MSC Canada est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi; nous encourageons toutes les personnes intéressées à postuler. Des accommodements peuvent être accordés, sur demande, pour les personnes ayant un handicap ou un besoin médical particulier, et ce, à n’importe quel stade du processus de recrutement. Nous remercions tous les candidats pour l’intérêt qu’ils portent à MSC Canada. Veuillez toutefois noter que nous communiquerons uniquement avec les candidats sélectionnés pour une entrevue.