Legal Administrative Assistant – Law Firm

Position Title : Legal Administrative Assistant Law Firm

Reports To : Director, HR & Operations (Vancouver)

Our client, a well-known law firm based in Vancouver, is expanding its presence in Montreal and is looking for a bilingual (English and French) Legal Administrative Assistant for their office located in the vibrant Mile End neighborhood on Saint Laurent Boulevard in Montreal, Quebec.

This role offers opportunities to learn and grow within a collaborative start-up culture and includes office service support and reception duties, with some remote benefits after probation.

Job Description

The Legal Administrative Assistant is responsible for performing full clerical, administrative, and general office work to support lawyers and paralegals in their day-to-day activities.

Specific Duties and Responsibilities

• Maintain an electronic filing system and bring-forward tracking system for limitation and follow-up dates, including calendar management.
• Draft and edit various legal correspondence, court forms, and documents.
• Send finalized correspondence and exhibits to DC and court.
• Contact initial leads in Class Action marketing campaigns and assist with making outbound calls to qualified leads.
• Assist with maintaining detailed records of class member contacts.
• Collaborate with the paralegal to create templates and standardize legal documents for efficiency, including document formatting.
• Assist with labeling references and exhibits and maintaining checklists.
• Sort and process incoming mail.
• Create paper and electronic binders.
• Print pleadings in preparation for personal service.
• Serve as the primary reception contact and assist with office inventory.
• Assist with translation on an as-needed basis.

Education and Experience

• Graduation from a Legal Admin Assistant Program from an accredited college.
• A minimum of 2 years of Legal Administrative Experience in litigation or class actions.

Knowledge and Skills

• Professionally bilingual in French and English.
• Exceptional attention to detail and adept at setting priorities.
• Strong organizational and time management skills.
• Passionate about providing superior client service.
• An energetic self-starter who initiates and anticipates needs.
• Exceptional flexibility and adaptability to an ever-changing work environment.
• Ability to remain calm under pressure.
• Strong communication skills, both verbal and written.
• Confident and dependable, with the ability to work both independently and in a team.

If you are a proactive and detail-oriented individual looking to join a dynamic and growing team, our client encourages you to apply for this exciting opportunity.

Salary Benefits

Competitive salary between $65,000-$75,000, depending on experience, along with extended benefits.

How to Apply

Arlyn Recruiting partners with top law firms across Canada to help candidates secure ideal opportunities based on their education, skills, and career ambitions.

Applications can be submitted through the Arlyn Recruiting website or by emailing a resume directly to info@arlynrecruiting.

com . Our service is 100% free and confidential for job seekers. Arlyn Recruiting supports candidates’ success through experience, knowledge, and strong relationships.

Titre du poste : Adjoint(e) administratif(ve) juridique Cabinet d'avocats

Superviseur : Directeur, Ressources humaines et opérations (Vancouver)

Notre client, un cabinet d'avocats bien connu basé à Vancouver, élargit sa présence à Montréal et recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) juridique bilingue (anglais et français) pour leur bureau situé dans le quartier dynamique du Mile End sur le boulevard Saint Laurent à Montréal, Québec.

Ce rôle offre des opportunités d'apprentissage et de croissance au sein d'une culture de start-up collaborative et comprend des tâches de soutien aux services de bureau et de réception, avec certains avantages de télétravail après la période de probation.

Description du poste

L'adjoint(e) administratif(ve) juridique est responsable de l'exécution de tâches cléricales, administratives et de bureau générales pour soutenir les avocats et les parajuristes dans leurs activités quotidiennes.

Tâches et responsabilités spécifiques

• Maintenir un système de classement électronique et un système de suivi des délais et des dates de suivi, y compris la gestion des calendriers.
• Rédiger et éditer diverses correspondances juridiques, formulaires judiciaires et documents.
• Envoyer les correspondances et les pièces jointes finalisées à DC et au tribunal.
• Contacter les premiers prospects dans les campagnes de marketing des recours collectifs et aider à passer des appels sortants aux prospects qualifiés.
• Aider à maintenir des dossiers détaillés des contacts des membres du groupe.
• Collaborer avec le parajuriste pour créer des modèles et standardiser les documents juridiques pour plus d'efficacité, y compris le formatage des documents.
• Aider à l'étiquetage des références et des pièces jointes et à la maintenance des listes de contrôle.
• Trier et traiter le courrier entrant.
• Créer des classeurs papier et électroniques.
• Imprimer des plaidoiries en préparation d'une signification personnelle.
• Servir de contact principal à la réception et aider à la gestion des stocks de bureau.
• Aider à la traduction au besoin.

Formation et expérience

• Diplôme d'un programme d'adjoint(e) administratif(ve) juridique d'un collège accrédité.
• Un minimum de 2 ans d'expérience en tant qu'adjoint(e) administratif(ve) juridique en litiges ou en recours collectifs.

Connaissances et compétences

• Bilingue professionnel en français et en anglais.
• Attention exceptionnelle aux détails et aptitude à établir des priorités.
• Compétences organisationnelles et de gestion du temps solides.
• Passion pour offrir un service client supérieur.
• Un(e) autodidacte énergique qui anticipe les besoins.
• Flexibilité et adaptabilité exceptionnelles à un environnement de travail en constante évolution.
• Capacité à rester calme sous pression.
• Compétences en communication fortes, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Confiant(e) et fiable, avec la capacité de travailler à la fois de manière autonome et en équipe.

Si vous êtes une personne proactive et soucieuse du détail qui souhaite rejoindre une équipe dynamique et en pleine croissance, notre client vous encourage à postuler pour cette opportunité passionnante.

Avantages salariaux

Salaire compétitif entre 65 000 $ et 75 000 $, selon l'expérience, ainsi que des avantages étendus.

Comment postuler

Arlyn Recruiting s'associe aux meilleurs cabinets d'avocats à travers le Canada pour aider les candidats à trouver des opportunités idéales en fonction de leur formation, de leurs compétences et de leurs ambitions professionnelles.

Les candidatures peuvent être soumises via le site Web d'Arlyn Recruiting ou en envoyant directement un CV par e-mail à info@arlynrecruiting.

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