Medical Secretary Receptionist

Clinique Médicale 3000 est un GMF (Groupe de médecine de famille) reconnu à Montréal pour l’excellence de ses soins de première ligne et de médecine spécialisée. La clinique regroupe plusieurs spécialités médicales et une équipe interdisciplinaire composée de médecins de famille, spécialistes, infirmières, assistants cliniques et autres professionnels de la santé, qui travaillent ensemble pour offrir un suivi complet et accessible à la population.

Nous recherchons un(e) Secrétaire Médical(e) – Spécialistes pour soutenir nos médecins spécialistes et assurer le bon déroulement quotidien de la clinique. La personne retenue jouera un rôle essentiel dans :

• La coordination des rendez-vous, examens et suivis pour des cliniques à fort volume.

• La préparation et la mise à jour des dossiers médicaux électroniques (DMÉ), en respectant les normes de confidentialité.

• La communication professionnelle avec les patients, les médecins de famille, les spécialistes et les autres membres de l’équipe de soins.

• La gestion de la facturation (RAMQ, assurances privées, actes non assurés) et le traitement des paiements.

Responsabilités:

• Gestion des rendez-vous des patients, des listes d’attente et des horaires des médecins tel que décrit dans nos procédures d’utilisation normalisées

• Accueil, enregistrement des patients et suivi à la conclusion de leur visite en fournissant clairement les instructions verbales et/ou écrites.

• Répondre au téléphone, gestion et suivi des messages sur la boite vocale et par courriel

• Complétion des formulaires et lettres

• Faire la liaison avec les laboratoires médicaux et bureaux de médecins externes pour gérer la documentation des patients

• Effectuer toutes les autres tâches connexes telles que la gestion du courrier et expéditions, la télécopie, la photocopie, le tri, le classement, etc.

Normes de rendement:

• Aime travailler avec le public ;

• Détient un bon jugement, un sens de l’organisation, excellentes compétences multitâches et une rapidité d’apprentissage ;

• Capable de s'adapter aux changements ;

• Démontre du tact, un sens accru des responsabilités, de la diplomatie, de la discrétion, de bonnes aptitudes interpersonnelles et de bonnes habiletés de communication ;

• Accueille les requêtes des patients, des visiteurs et du personnel de façon informative, polie et serviable ;

• Reste calme sous pression et intervient promptement, adéquatement et efficacement en situation d’urgence, de crise ou dans toute autre situation critique ;

• Respecte, applique et comprend les codes, les règlements, les politiques, les lignes directrices, les exigences légales et toutes les directives en vigueur ;

• Se conforme aux pratiques de contrôle des infections afin de prévenir la transmission de maladies

• Respecte l’horaire de travail en vigueur (heure de début et fin de quart, pause et dîner) ; Fiable et engagé(e).

• Capable de se soucier de son bien-être psychologique

Prérequis:

• Bilinguisme (anglais/français; oral/écrit)

• DEC en Administration ou équivalent ou expérience en secrétariat est considérée comme un atout

• Bonnes connaissances de la terminologie médicale

• Excellentes compétences en informatique sont essentielles.

Ce poste exige un excellent sens de l’organisation, une grande rigueur, la capacité de travailler dans un environnement dynamique et un souci constant du service aux patients.

ENGLISH –

Clinique Médicale 3000 is a GMF (Family Medicine Group) located in Montréal, recognized for excellence in primary care and specialized medical services. The clinic offers a range of medical specialties and is supported by an interdisciplinary team of family physicians, specialists, nurses, clinical assistants, and other health professionals who work together to provide comprehensive and accessible care to the community.

We are seeking a Medical Secretary – Specialists to support our specialist physicians and help ensure the smooth day-to-day operations of the clinic. The successful candidate will play a key role in:

• Coordinating high-volume specialist appointments, diagnostic tests, and follow-ups.

• Preparing and maintaining accurate and confidential electronic medical records (EMR).

• Communicating professionally with patients, family physicians, specialists, and other members of the care team.

• Managing billing for RAMQ, private insurance, and non-insured services, as well as processing payments.

Responsibilities:

• Management of patient appointments, waiting lists and physician schedules

• Reception, registration of patients and follow-up at the conclusion of their visit with clear verbal and/or written instructions.

• Answering phones, manage and follow up messages on voicemail and by email

• Completion of forms and letters

• Liaise with medical laboratories and external physician offices to manage patient documentation

• Perform all other related tasks such as mail and shipping management, faxing, photocopying, sorting, filing, etc.

Performance Standards:

• Enjoys working with the public;

• Demonstrates good judgment, organizational skills, excellent multitasking skills and speed of learning;

• Able to adapt to change;

• Demonstrates tact, increased sense of responsibility, diplomacy, discretion, good interpersonal and communication skills;

• Welcomes requests from patients, visitors and staff in an informative, polite and helpful manner;

• Remains calm under pressure and responds promptly, adequately and effectively in an emergency, a crisis or other critical situations;

• Meets, applies and understands applicable codes, regulations, policies, guidelines, legal requirements and all directives;

• Complies with infection control practices to prevent disease transmission

• Respects the work schedule in effect (start and end of shift, break and lunch); Reliable and committed.

• Able to care about own psychological well-being.

Prerequisites:

• Bilingualism (English/French; oral/written)

• DEC in Administration or equivalent or secretarial experience is considered an asset

• Good knowledge of medical terminology

• Computer skills are essential.

This position requires strong organizational skills, attention to detail, the ability to thrive in a fast-paced environment, and a patient-focused approach.