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Adjointe au Président

Adjointe au Président

L 'indispensableMontréal, Quebec
30+ days ago
Salary
CA$28.00–CA$33.00 hourly
Job description

Un groupe financier réputé recherche activement une Adjointe au Président . Vous serez responsable d'assurer la gestion efficace du bureau tout en fournissant un soutien administratif et utiliserez vos connaissances en informatique pour automatiser et moderniser les pratiques. La candidate idéale porte une attention méticuleuse aux détails, et possède une capacité de gestion de priorités exceptionnelle et une approche polyvalente des tâches.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE AU PRÉSIDENT SERA DE :

  • Compléter des tâches administratives variées : gestion de calendriers très chargés; préparer et rédiger des correspondances parfois confidentielles; arranger des voyages complexes et des plans de voyages détaillés, itinéraires, et horaires; créer, rassembler et traduire des documents; mettre en place de nouveaux processus administratifs afin d’améliorer le rendement du département;
  • Prendre en charge l’organisation et la préparation des rencontres : assurer la préparation logistique, préparer les documents et présentations requis, prendre les notes et rédiger les rapports, et s’assurer des suivis après les faits;
  • Faire le pont et assurer la bonne communication entre le bureau chef et les départements internes en démontrant du leadership pour maintenir la crédibilité, la confiance, et le support avec les membres seniors du management;
  • S’établir comme personne-ressource pour les communications internes et externes ainsi que les demandes au nom du gestionnaire;
  • Aider au développement et au maintien de bonnes relations avec les actionnaires internes et externes;
  • Compléter des aspects critiques des projets en appliquant une approche proactive et impliquée, incluant la rédaction de lettres de remerciement, correspondance personnelle, archivage de documents et autres taches aidant le gestionnaire à mener son travail plus efficacement;
  • Produire et réconcilier les rapports de dépenses;
  • Planifier et organiser les déplacements d’affaires en veillant aux diverses réservations et effectuer les demandes d’autorisation;
  • Prendre en charge l’organisation évènementielle corporative : site, budget, fournisseurs, horaires, etc.;
  • Apporter de l'aide avec la gestion du bureau  : maintenance et réparations, gestion de l’équipement, commandes, création et mises à jour des politiques, etc.;
  • Accomplir toute autre tâche connexe dans l’exercice de ses fonctions.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS :

  • DEC ou formation universitaire dans un domaine pertinent;
  • Un minimum de cinq (5) ans d’expérience à titre d’adjointe de direction ou semblable;
  • Excellente maitrise du français et de l’anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit, et qualité de rédaction supérieure;
  • Très bonne maitrise de la suite MS Office, et des outils informatiques en général;
  • Discrétion, autonomie, esprit d’initiative et capacité d’adaptation;
  • Très bon sens de l’organisation et œil pour le détail.

    • LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ :

  • 3 semaines de vacances et 5 jours personnels dès l’embauche;
  • Assurances collectives et REER;
  • Allocations pour les transports et gym au bureau gratuit.