Administrateur(trice) de Contrat / Contract Administrator

English version will follow*

Progesys Inc. est une société offrant des services de conseil industriel, de gestion de projet et d’ingénierie à des clients du monde entier.

La société est basée à Laval (Canada) depuis 2002 et possède des bureaux aux États-Unis, au Moyen-Orient, ainsi qu’en Asie et l'Amérique Latine.

Progesys est actuellement à la recherche d’un A dministrateur de Contrat intéressé à travailler à Montréal.

Principales responsabilités

• Responsable de l’administration des contrats sur le contrat principal.
• Soutenir l’équipe propriétaire dans l’administration du contrat principal et des différents contrats fournisseurs.
• Rédiger des lettres contractuelles pour les travaux d’ingénierie, d’approvisionnement et de construction.
• Préparation et émission d’appels de propositions, trousses d’appels d’offres pour la construction.
• Proposer des textes / clauses alternatifs aux contrats, selon les intérêts de l’entreprise par le biais d’accords avec les fournisseurs.

Assurer la liaison avec le personnel juridique, fiscal et comptable pour s’assurer que les exigences en matière de processus, de politique et de contrat sont respectées avant de soumettre à la direction pour approbation.

• Fournir des conseils et appliquer des connaissances spécialisées dans l’élaboration du processus d’administration des contrats.
• Activités de gestion du changement, de gestion des sinistres, de gestion des risques et de gestion financière.
• Rédiger la correspondance de projet, la gestion des demandes d’ordre de modification et la gestion des réclamations et s’assurer que toutes les communications, réponses et demandes aux fournisseurs sont émises en temps opportun.
• Élaborer et tenir à jour tous les documents et documents contemporains pertinents aux changements potentiels;
• Structurer et gérer la documentation conformément aux procédures de contrôle des documents.
• S’assurer que toutes les listes de contrôle des contrats doivent être examinées et approuvées par la direction avant la signature du contrat.
• Surveille la conformité aux exigences contractuelles en s’assurant que toutes les conditions sont remplies avant l’approbation de la facture finale.

Suivi des jalons et des livrables du contrat pour s’assurer que les conditions sont remplies avant le paiement.

• Coordonner avec tous les niveaux de la direction pour recueillir, analyser, résumer et préparer des recommandations sur les stratégies, les pratiques et les procédures d’approvisionnement.
• Enquêter sur les réclamations impayées du client pour établir la responsabilité en fonction des dispositions du contrat ou des erreurs sur place.
• Assister à diverses réunions et interagir avec des disciplines fonctionnelles sur les manières contractuelles.

Qualifications requises

• Diplôme universitaire, diplôme en commerce ou équivalent
• Minimum de 5 ans d’expérience significative en administration de contrats
• Expérience dans l’exécution de contrats de construction
• Une connaissance approfondie des conditions contractuelles et du droit des contrats commerciaux dans les pays d’Amérique du Nord est requise;
• Avoir fait ses preuves dans la négociation et l’administration de contrats.
• Compétences exceptionnelles en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral
• Diriger des réunions avec tous les promoteurs, les ingénieurs de projet et les gestionnaires de projet pendant le processus d’appel d’offres.
• Expérience de travail efficace avec les ingénieurs et compréhension de leurs plans et spécifications techniques.
• Une expérience de la gestion de projet, de l’approvisionnement et de l’établissement de relations à des fins d’approvisionnement est préférable.
• Une grande autonomie, un sens élevé des responsabilités;
• Leadership, compétences stratégiques, sens des affaires, professionnalisme et persévérance;
• Capable de travailler sous pression, motivé et capable de travailler en équipe.

Vous souhaitez vous joindre à une entreprise en pleine croissance qui valorise le développement professionnel, ainsi que la vie personnelle et familiale?

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Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Progesys Inc. is a company offering industrial consulting, project management and engineering services to customers around the world.

The company is based in Laval (Canada) since 2002 and has offices in the United States, the Middle East, Asia and South America.

Progesys is currently seeking a Contract Administrator interested to work in Montreal.

Tasks and Responsibilities

• Responsible for contract administration on the prime contract.
• Support the Owner team in administering the prime contract and different supplier contracts.
• Draft contractual letters for engineering, procurement and construction works.
• Preparing and issuing Request for Proposals, Construction Tender Packages.
• Propose alternative text / clauses to contracts, as appropriate for the company’s interests through agreements with suppliers.

Liaise with legal, tax and accounting personnel to ensure process, policy and contractual requirements are met prior to submission to management for approval.

• Provide advice and apply specialized knowledge in the development of the contract administration process.
• Change Management, Claim Management, Risk Management and Financial Management activities.
• Draft project correspondence, change order request management and claims management and ensure that all communication, reply and request to suppliers are timely issued.
• Develop and maintain all contemporary records and documentation relevant to potential changes;
• Structure and manage documentation in accordance with document control procedures.
• Ensure all contract checklists to be reviewed and approved by management prior to contract signature.
• Monitors compliance to contract requirements ensuring all conditions are satisfied before approval of the final invoice.

Tracking contract milestones and deliverables to ensure conditions are satisfied prior to payment.

• Coordinate with all level of management to gather, analyze, summarize, and prepare recommendations on sourcing strategies, practices and procedures.
• Investigate unpaid claims by client to establish responsibility based on contract provisions or on site errors.
• Attend various meetings and interface with functional disciplines on contractual manners.

Skills and qualifications

• University degree, diploma in business or equivalent
• Minimum 5 years of significant experience in contract administration
• Experience executing construction contracts
• Extensive knowledge of Contractual Terms & Conditions and Commercial Contract Law in North American countries are required
• Have a proven track record in contract negotiations and administration.
• Exceptional communication skills, both written and verbal
• Lead meetings with all proponents, project engineers and project managers during the tender / RFP process.
• Experience working effectively with engineers and understand their technical plans and specifications.
• Experience in project management, sourcing and establishing relationships for procurement purposes is preferred.
• Great autonomy, a high sense of responsibility;
• Leadership, strategic skills, business acumen, professionalism and perseverance;
• Able to work under pressure, self- motivated and able to work as a part of a team.

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