Adjointe Administrative Bilingue – Dorval

Nous recherchons un(e) adjoint(e) exécutive !

Principales tâches de l’adjoint(e) exécutive :

Fournit le support administratif auprès de son supérieur immédiat

Rédige des notes de service, bulletin, avis, des lettres, et des rapports à partir de notes manuscrites ou de brouillons et effectue la traduction des documents du français à l’anglais et vice versa

Prépare divers documents, tableaux et présentations visuelles, au besoin

Gère l’agenda de son supérieur immédiat

Organise diverses réunions et est appelé(e) à assister à diverses réunions de son secteur et à rédiger les procès-verbaux

Planifie les voyages, au besoin. Effectue les demandes de réservations auprès de l’agence de voyages, reçoit et vérifie les billets d’avion reçus

Assure le suivi des échéanciers des divers types de contrats et ententes promotionnelles

Prend connaissance du courrier reçu et s’assure que les documents de rappel soient intégrés au courrier reçu avant distribution

Effectue le classement des dossiers et la mise à jour des dossiers et des données au sein du service via Sharepoint

Effectue les demandes d’achat, la codification et la réception des factures

Produit les comptes de dépenses

Monte, maintient et gère des bases de données de contacts d’affaires

Effectue la compilation de diverses données statistiques et produit les rapports requis pour documenter les indicateurs de performance

Toutes autres taches connexes

Exigences pour le poste d’adjoint(e) exécutive :

Posséder un diplôme d’études collégiales en secrétariat ou l’équivalent

Au moins 5 ans d’expérience en secrétariat, dont au moins trois (3) ans dans les tâches et responsabilités similaires

La maîtrise du français et de l’anglais, oral et écrit : Traduction de textes et communication avec des partenaires externes

Maîtriser la suite MS Office incluant Sharepoint

Connaissance de SAP (atout)

Faire preuve d’autonomie et orienté vers les résultats

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