Adjointe administrative ou Adjoint administratif temporaire

Dans le cadre de ce poste, vous serez amené(e) à travailler dans différents services de la Ville afin d’assurer le remplacement des adjoint(e)s administratifs(ves) lors de diverses absences. Le nombre d’heures et de jours de travail peut donc varier d’une semaine à l’autre. Les quarts de travail sont généralement planifiés plusieurs jours, voire plusieurs semaines, à l’avance.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Rédiger de la correspondance, divers rapports, des comptes rendus, des tableaux, des fiches ou des formules de tout genre pour le service;
• Recevoir et filtrer les appels téléphoniques, accueillir les citoyens ou visiteurs, les diriger, les informer et/ou prendre les messages et fixer les rendez-vous;
• Fournir de l’information générale sur le service ou la municipalité;
• Dépouiller, trier et distribuer le courrier du service;
• Organiser et tenir à jour le classement de tous les dossiers de la direction et s’assurer du respect de la confidentialité et des suivis de dossiers;
• Travailler en étroite collaboration avec le directeur du service et le/les autres collaborateurs en leur proposant, le cas échéant, des suggestions favorisant l’efficacité et la qualité du service offert aux citoyens;
• Coordonner et exercer le suivi des contrats relatifs à son service;
• Apporter son aide aux collègues de façon ponctuelle pour toute tâche selon ses habiletés et connaissances;
• Collaborer à différents dossiers spéciaux ponctuels selon la demande de son supérieur;

Les tâches ci-haut énumérées ne constituent pas un énoncé exhaustif et limitatif des tâches connexes pouvant être reliées à la fonction.

EXIGENCES

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou en bureautique et expérience pertinente;
• Maîtrise des outils et équipements informatiques et bureautiques reliés à la fonction;
• Excellente connaissance du français parlé et écrit;
• Habileté à fournir adéquatement l’information requise par la clientèle ainsi qu’à faire preuve de tact, de courtoisie, de discrétion et de confidentialité dans la relation d’accueil;

Nous sommes à la recherche d'une personne compétente, débrouillarde, autonome et dynamique. Une capacité d'adaptation et un sens des responsabilités sont importants afin de pourvoir aux tâches diversifiées des différentes affectations.