Adjoint.e Direction générale

Description du poste

Principales tâches et responsabilités  :

• Plus spécifiquement, la personne joue un rôle proactif en s’assurant de répondre aux besoins de la direction et en rassemblant les ressources nécessaires pour appuyer le directeur-général;
• Voit à la production des documents, lettres, rapports ainsi qu’à la mise à jour des données dans les systèmes appropriés. Elle effectue la compilation de statistiques pour divers rapports, conçoit des registres ou des tableaux afin de faciliter les divers suivis et voit à leur mise à jour;
• Assure le suivi des dossiers et mandats et porte à l’attention du directeur au moment opportun, les dossiers liés aux affaires courantes et périodiques, depuis la mise sur pied jusqu’à sa finalité;
• Planifie et organise les déplacements du directeur général et du directeur des opérations tant nationaux qu’internationaux, effectue les réservations (restaurants, hôtels, transport) et fait le suivi administratif requis;
• Effectuer des tâches administratives courantes pour le DG, telles que : faire le compte de dépenses, coordonner les activités d’équipes et assurer un suivi des tâches diverses;
• Rédiger ou assurer le contrôle de la qualité (mise en page, orthographe et rédaction) des lettres et des documents pour la direction, dont les ordres du jour, compte-rendu, présentations, etc.;
• Concevoir et maintenir à jour un système de classement des dossiers stratégiques de la direction en s’arrimant au système corporatif;
• Responsable des réservations de clients pour le directeur général et le directeur des opérations;
• Fait le suivi aux trois mois du plan de succession (BCP) au directeur général;
• Responsable de la collecte de données et du suivi auprès de la direction générale des accidents faits par les portier-valet-chasseur;
• Responsable de la gestion de l’affichage des éléments, présentations et vidéos internes ou corporatifs sur l’écran de la cafétéria qui est un médium de communications pour les salariés de l’hôtel;
• Responsable de la publication des calendriers d’anniversaires (naissance, de service), de la préparation des cartes d’anniversaires et de leur distribution aux chefs de service;
• Responsable de commander les cartes d’affaires, les plaquettes de noms et les épinglettes;
• Participe à l’organisation des activités sociale et d’engagement (fête de Noel, célébration du mois, activités écologiques, etc.);
• Travaille en étroite collaboration avec la gérante de la Relation clientèle pour créer des listes (adresse courriel des VIP, etc.), des rapports de suivi pour la direction générale et divers projets;
• Collaborer avec le service Talent et Culture et la responsable Marketing pour divers projets ponctuels, partager la charge de travail de la directrice-adjointe Talent et Culture lors des absences de celle-ci.

Qualifications

Exigences

Informations supplémentaires

Dans le cadre de notre politique Engagement Diversité & Inclusion, notre ambition est d’attirer, de recruter, et de promouvoir la diversité des talents. L’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte et n'a aucune intention discriminatoire.