Description du poste
Le coordonnateur, affaires médicales fournira un soutien opérationnel et stratégique de haut niveau au chef des affaires médicales (VPMA) et à l'équipe des affaires médicales au sens large. Ce rôle combine l'excellence organisationnelle et administrative d'un adjoint exécutif avec la coordination stratégique et le leadership d'un chef de cabinet. Le candidat idéal aura la capacité de gérer plusieurs projets hautement prioritaires, de rationaliser les processus et d'assurer une communication transparente entre le chef des affaires médicales (HMA), les équipes interfonctionnelles et les intervenants externes. Ce rôle est essentiel pour permettre à la Chef, Affaires Médicales de se concentrer sur un leadership stratégique de haut niveau tout en assurant l'exécution efficace des opérations des affaires médicales.
Principales responsabilités : Soutien stratégique et opérationnel
- Servir de partenaire de confiance pour le chef des affaires médicales, en aidant à orienter les priorités stratégiques, les initiatives et les opérations quotidiennes du département des affaires médicales.
- Coordonner et gérer les initiatives stratégiques hautement prioritaires, en veillant à ce que toutes les activités soient alignées sur les buts organisationnels et les objectifs des affaires médicales.
- Aider la Chef, Affaires Médicale à préparer les réunions de la haute direction, les présentations du conseil d'administration et les collaborations interfonctionnelles, en fournissant des informations stratégiques, des rapports et des données.
- Assurer le lien entre la Chef, Affaires Médicales et les autres départements (p. ex., services cliniques, réglementaires, commerciaux) pour assurer une communication et une harmonisation harmonieuses sur les projets clés.
- Superviser l'élaboration, la mise en œuvre et le suivi des mesures prises lors des réunions de la haute direction, en veillant au suivi et à l'achèvement en temps opportun.
Administration et soutien de la haute direction
Gérer le calendrier de la Chef, Affaires Médicales, planifier les réunions et coordonner la logistique des voyages pour assurer une gestion optimale du temps et une utilisation efficace des ressources.Filtrer et hiérarchiser les communications entrantes (courriels, appels téléphoniques) pour la Chef, Affaires Médicales, répondre au besoin ou les diriger vers les contacts appropriés.Organiser et préparer des documents pour les réunions, y compris des documents d'information, des ordres du jour, des présentations et des rapports.Rédiger et examiner la correspondance au nom de la Chef, Affaires Médicales, en assurant une communication claire et professionnelle avec les intervenants internes et externes.Aider à gérer le budget et l'affectation des ressources pour les initiatives en matière d'affaires médicales, à suivre les dépenses et à préparer les rapports financiers.Gestion et coordination de projet
S'approprier et diriger divers projets interfonctionnels qui s'harmonisent avec les priorités stratégiques de la Chef, Affaires Médicales, en veillant à respecter les échéanciers, les jalons et les produits livrables.Travailler avec les équipes internes (p. ex. affaires médicales, développement clinique, réglementation, commerce) pour coordonner l'exécution des projets clés, surveiller les progrès et résoudre les obstacles au besoin.Appuyer la planification et l'exécution d'activités clés en matière d'affaires médicales, comme les comités consultatifs, les discussions sur les essais cliniques, les publications scientifiques et la participation au programme leaders d’opinion clé.Déterminer de manière proactive les inefficacités des processus et recommander des améliorations pour améliorer les opérations de l'équipe des affaires médicales. Communication et engagement des intervenantsFaciliter la communication et la collaboration entre la Chef, Affaires Médicales et les principaux intervenants externes, y compris les leaders d’opinion clé, les professionnels de la santé, les partenaires de l'industrie et les organismes de réglementation.Représenter l'AMS lors de réunions internes et externes, au besoin, en veillant à l'harmonisation avec la stratégie des affaires médicales et en fournissant des mises à jour sur les initiatives clés.Maintenir des relations avec les principaux intervenants internes et les partenaires externes, en veillant à ce que les réponses soient apportées en temps opportun et que la communication soit efficace.Leadership et soutien d'équipe
Fournir des conseils et du mentorat aux membres junior de l'équipe des affaires médicales, en favorisant un environnement de travail collaboratif et hautement performant.Aider la Chef, Affaires Médicales lors des réunions d'équipe, aider à organiser les ordres du jour, suivre les mesures à prendre et assurer l'alignement des objectifs de l'équipe.Appuyer l'équipe de direction dans la conduite des initiatives culturelles, la gestion du changement et le développement de l'équipe au sein du département des affaires médicales.Conformité et confidentialité
Veiller à ce que toutes les activités et communications relatives aux affaires médicales respectent les politiques de l'entreprise, les règlements de l'industrie et les normes éthiques.traiter les renseignements confidentiels et sensibles avec discrétion, en veillant au respect des lois sur la protection des renseignements personnels et des lignes directrices organisationnelles en matière de confidentialité.Qualifications
Qualifications : Études et expérience
Baccalauréat requis ; un diplôme d'études supérieures dans un domaine connexe (p. ex. sciences de la vie, administration des affaires, soins de santé) est un plus.Au moins 5 ans d'expérience dans le domaine des affaires médicales, de la gestion de projet ou du soutien à la direction au sein de l'industrie pharmaceutique, de la biotechnologie ou des soins de santé.Expérience avérée dans le soutien de cadres supérieurs ou d'équipes de direction, avec une solide compréhension des opérations et de la stratégie des affaires médicales.Aptitudes et compétences
Solides compétences organisationnelles et en gestion de projet, avec la capacité de gérer de multiples priorités et de respecter les échéances dans un environnement en évolution rapide.Excellentes compétences en communication verbale et écrite, avec la capacité de rédiger de la correspondance professionnelle et de communiquer efficacement avec la haute direction, les partenaires externes et les équipes internes.Capacité de travailler de façon autonome et de prendre des initiatives, en faisant preuve de résolution proactive de problèmes et de réflexion stratégique.Solides compétences interpersonnelles, avec la capacité d'établir des relations entre diverses équipes et intervenants externes.Connaissance de l'industrie pharmaceutique ou de la biotechnologie, connaissance des affaires médicales, des essais cliniques, des exigences réglementaires et des processus scientifiques.Maîtrise élevée de la suite Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word) et des outils de gestion de projet (p. ex. Asana, Monday.com, Smartsheet).Discrétion et professionnalisme dans le traitement de renseignements sensibles ou confidentiels.Attributs personnels
Penseur stratégique ayant la capacité d'harmoniser les opérations quotidiennes avec les objectifs à long terme de l'entreprise.Adaptable et souple, à l'aise avec l'évolution des priorités et capacité de pivoter rapidement en réponse aux nouveaux défis.Une grande attention portée aux détails, garantissant l'exactitude et la qualité des produits livrables.Une approche axée sur l'équipe et une approche collaborative pour travailler avec d'autres personnes au sein d'une organisation maitrisée.AbbVie s'efforce d'offrir un milieu de travail français à ses employés au Québec. Bien que, dans le cadre de son programme de francisation, AbbVie ait pris toutes les mesures raisonnables pour éviter d'imposer l'exigence suivante, le degré de connaissance de l'anglais et la maîtrise de l'anglais est de niveau avancé, ceci est une exigence essentielle pour le poste de , notamment, mais sans s'y limiter, pour les raisons suivantes :
Bassin d’employés uniquement anglophone à l’extérieur de la province du Québec.
Client uniquement anglophone à l’extérieur de la province du Québec.
Région uniquement anglophone à l’extérieur de la province du Québec.
Informations complémentaires
AbbVie offre des chances égales d’emploi à tous et à toutes, et encourage les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à poser leur candidature.
AbbVie s’engage à agir avec intégrité, à stimuler l’innovation, à transformer des vies, à servir la communauté et à favoriser la diversité et l’inclusion. Elle a pour politique d’employer les personnes les plus qualifiées sans aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, l’origine nationale, l’âge, le sexe (y compris la grossesse), le handicap physique ou mental, l’état de santé, les caractéristiques génétiques, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial, le statut protégé d’ancien combattant ou toute autre caractéristique protégée par la loi.
