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Sommaire : Le / La réceptionniste a pour objectif premier de répondre en tout temps durant les heures de travail à la clientèle soit par téléphone ou au bureau et de les rediriger vers la personne attitrée à la demande. Il / Elle est donc le premier contact direct avec les clients et doit s’assurer de rendre un service à la clientèle de qualité en continu. De plus, elle s’occupe de la prise de rendez-vous pour les associés lorsque le client communique directement au bureau et s’occupe de diverses autres tâches administratives. En intégrant notre équipe, plusieurs avantages s’offrent à toi Horaire allégé durant la période estivale ; Un accès à une gamme complète d'assurances collectives ; Un accès à des avantages sociaux sur mesure à tes besoins ; Un accès direct aux associés qui te feront évoluer professionnellement ; Un employeur qui a à cœur la santé et le bien-être de son équipe ; La chance de contribuer au succès du cabinet et à son développement ; Salaire compétitif ; Heures supplémentaires rémunérées ; De la formation continue. Responsabilités principales : Répondre aux appels entrants et accueil des visiteurs à la réception et rediriger la clientèle vers la bonne personne en fonction du besoin ; Prendre les rendez-vous pour les associés et confirmer les rendez-vous client la veille par téléphone ; Recevoir le courrier et en faire la distribution et envoi des documents par la poste ; Planifier les rencontres pour la remise des états financiers en personne ou via le portail, en vérifiant la préférence du client. Informer sa superviseur(e) et s’il y avait des interrogations de la part du client ; Effectuer la mise à jour des informations des clients dans la base de données en continu et s’assurer que l’ensemble des documents pour un client sont placés dans le mandat approprié ; Faire l’assemblage des déclarations de revenus des particuliers ; Communiquer avec le client par téléphone durant la saison d’impôts lorsque leur déclaration est prête à être récupérée ; Faire les photocopies et s’occuper de l’envoi et de la réception des fax et du scan des documents finalisés ; Effectuer le classement des feuilles importantes à mettre à chacun des dossiers et scanner les dossiers corporatifs pour les déposer dans le Caseware ; Répondre aux courriels envoyés à la messagerie de la Réception ; Ouvrir les enveloppes des dépôts pour les comptes et l’amener directement à la bonne personne à la comptabilité ; Nettoyer l’aire de la salle de bain et les serviettes réutilisables ainsi que le nettoyage du bureau et de l’aire de la machine à café dans la cuisine ; Toutes autres tâches connexes liées à la Réception. Au moins 2-3 ans d'expérience en tant que Réceptionniste ; Technique en secrétariat ou autre domaine connexe ; Excellent sens de la planification et de l’organisation ; Bonne connaissance de la Suite Microsoft et habile pour apprendre de nouveaux logiciels ; Aime le service à la clientèle et aisance à communiquer par téléphone ; Fortes habiletés interpersonnelles, entregent et désir d’aider la clientèle ; Bonne communication orale et écrite en français ; Esprit d’équipe.