Directeur administratif

Titre du poste : Directeur administratif / Directrice administrativeDescription (POSTE TEMPORAIRE AVEC POSSIBILITÉ DE PERMANENCE)

sommaire :
Sous la supervision du propriétaire, vous assurerez la gestion complète du cycle comptable, administratif et des ressources humaines pour l'ensemble de nos succursales. Véritable pilier de l'entreprise, vous serez responsable de la rigueur financière (comptes clients/fournisseurs), de la conformité gouvernementale et de la gestion administrative du personnel, tout en agissant comme point de contact clé pour le soutien opérationnel.Principales responsabilités :

• Gestion financière et comptable :
  • Cycle complet des comptes recevables : perception, dépôts mobiles et bancaires, conciliation, gestion des limites de crédit et recouvrement.
  • Cycle complet des comptes payables : appariement des factures et bons de réception, saisie dans Sage (Simple Comptable), analyse des marges de profit par commande et paiements électroniques.
  • Gestion exclusive de la trésorerie et des accès bancaires : exécution de toutes les transactions et suivi rigoureux des liquidités.
• Ressources humaines et paie :
  • Gestion de la paie de A à Z via Simple Comptable et transfert de fonds (Desjardins).
  • Calcul des avantages sociaux (assurance collective), vacances, jours fériés et ajustements salariaux.
  • Administration du personnel : création des dossiers d'employés, gestion des départs (relevés d'emploi), suivi de la CSST et programmation des accès systèmes/puces de pointage.
• Conformité et Gouvernement :
  • Préparation et paiement des remises gouvernementales (DAS, taxes, impôts) auprès de l'ARC et Revenu Québec.
  • Gestion proactive de la correspondance et des audits administratifs.
• Soutien opérationnel et bureau :
  • Support technique de premier niveau (système informatique, terminaux de paiement).
  • Gestion des approvisionnements (fournitures de bureau, uniformes, hygiène).
  • Programmation des systèmes de sécurité (alarmes) et surveillance occasionnelle.

Profil recherché :

• Expertise confirmée avec le logiciel Sage (Simple Comptable) et le système Décor (atout majeur).
• Grande autonomie, discrétion absolue et éthique de travail irréprochable (accès exclusif aux comptes bancaires).
• Capacité à gérer un volume élevé de courriels et de tâches simultanées.
• Souci du détail chirurgical, particulièrement pour le jumelage inventaire/facturation et l'analyse des marges.

Comptes Recevables :

• Gestion complète du cycle d'encaissement : Perception des avis de paiement (courriels/chèques), exécution des dépôts mobiles ou bancaires et application rigoureuse aux comptes clients multi-succursales.
• Contrôle et conciliation : Vérification quotidienne des dépôts, préparation des sommaires de caisse et collaboration avec l'équipe comptable pour la validation des reçus bancaires.
• Gestion du crédit et perception : Suivi rigoureux des comptes en souffrance, exécution des activités de collection et émission mensuelle des états de compte.
• Support aux opérations de vente : Autorisation stratégique des transactions en succursale pour les comptes sous alarme (Hold/Overdue) et envoi des confirmations de paiement aux clients.

Comptes Payables

• Traitement et appariement : Validation rigoureuse des factures fournisseurs avec les bons de réception (packing slips) et saisie dans le système comptable pour assurer l’intégrité des inventaires.
• Analyse de rentabilité : Suivi précis des commandes spéciales par le jumelage des coûts et des factures clients afin de calculer les marges de profit réalisées.
• Gestion des décaissements : Exécution des paiements (virements Interac/bancaires) et gestion prioritaire du fournisseur principal pour maximiser les escomptes commerciaux.
• Résolution de litiges : Analyse et règlement rapide des écarts de facturation en assurant une communication fluide avec les partenaires d'affaires.

Ressources Humaines et Paie

• Cycle complet de la paie : Calcul, traitement et distribution de la paie via Sage (Simple Comptable) et Desjardins, incluant les vacances, fériés et avantages sociaux.
• Gestion administrative du personnel : Création des dossiers d’employés, conformité des documents d’embauche et gestion des fins d’emploi (relevés d’emploi et suivis gouvernementaux).
• Contrôle des présences : Supervision du système de pointage (punch), ajustement des heures et production des rapports de coût de main-d'œuvre pour la direction.
• Administration des accès : Programmation des accès systèmes (Décor), des puces de pointage et gestion des adhésions à l'assurance collective obligatoire.

Conformité Gouvernementale et Bancaire

• Gouvernance fiscale : Préparation et paiement des remises (DAS, TPS/TVQ, Impôts) auprès de l’ARC et de Revenu Québec, et suivi rigoureux de la correspondance.
• Gestion exclusive de la trésorerie : Responsabilité totale des transactions bancaires, de la conciliation des comptes et du maintien de la sécurité des fonds.
• Conformité sociale : Gestion des dossiers CNESST (taux, paiements et communications) et émission des feuillets légaux lors des départs.
• Transparence administrative : Préparation systématique des pièces justificatives pour approbation et collaboration avec le comptable interne pour les audits.

Soutien Opérationnel et Technique

• Soutien technique de proximité : Assistance aux employés pour les problèmes informatiques, les terminaux de paiement et les procédures opérationnelles.
• Gestion des approvisionnements : Supervision des achats de papeterie, consommables informatiques et uniformes pour l'ensemble des sites.
• Sécurité et surveillance : Programmation des codes d'alarme et vérification ponctuelle des systèmes de caméras de surveillance.
• Service client : Soutien ponctuel au comptoir de vente et traitement des paiements par carte de crédit à distance.