Conseiller, Conseillère au protocole

La Ville de Terrebonne, employeur de choix, cherche présentement à compléter son équipe de près de 1 300 employés qui œuvrent chaque jour à faire de Terrebonne une ville dynamique et attrayante.

Municipalité en plein essor qui compte maintenant plus de 123 000 citoyennes et citoyens, Terrebonne constitue la 10e municipalité en importance au Québec.

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CONSEILLER, CONSEILLÈRE AU PROTOCOLE

POSTE TEMPORAIRE À TEMPS PARTIEL

NIVEAU PROFESSIONNEL

DIRECTION GÉNÉRALE

Sous la responsabilité de l’adjoint au directeur général et relations avec les élus, le titulaire est responsable de la planification, de l’organisation et de la coordination des évènements protocolaires tenus par la Ville et ses mandataires, en collaboration avec le cabinet du maire, les services concernés, les organismes et les institutions reçues.

Il est responsable du protocole et des activités d’accueil lors d’évènements en établissant des normes, des directives, des mécanismes de contrôle et en assure leur application.

• Analyser les besoins lors de la mise en place d’évènement protocolaire. Agir à titre de conseiller quant au déroulement des activités;
• Planifier, élaborer la mise en œuvre et les suivis de la programmation d’activités civiques (cérémonie), d’évènements (réception, colloque, congrès et conseil municipaux), selon les règles protocolaires en vigueur;
• Établir des normes et directives en matière de protocole et d’accueil, s’assurer de leur application et agir à titre de conseiller pour les différents services en regard des activités protocolaires et autres;
• Conseiller et soutenir son supérieur immédiat dans l’établissement de la logistique et de matériels nécessaires aux activités sous sa responsabilité;
• Voir au suivi du calendrier et des budgets nécessaires à la réalisation des activités, mandats, projets sous sa responsabilité et en faire rapport à son supérieur;
• Négocier des ententes ou obtenir la participation d’organismes et d’entreprises disposés à s’associer aux évènements;
• Rédiger les rapports d’avancement et d’état des livrables reliés aux évènements sous sa responsabilité;
• Collaborer étroitement avec l’ensemble des services et bureaux en participant aux rencontres et en planifiant la coordination des différents mandats et projets;
• Collaborer, développer et entretenir des relations de proximité avec les services municipaux, les organismes et les partenaires impliqués dans les évènements relevant de sa responsabilité;
• Convoquer, animer et participer à des réunions, des discussions et des rencontres avec les divers intervenants internes et / ou les représentants d’organismes extérieurs impliqués dans la réalisation des événements;
• Accompagner et supporter les intervenants lors des évènements afin d’assurer la qualité des services.
• Établir des procédures de contrôle afin d’assurer la sécurité des personnes présentes aux évènements;
• Fournir des conseils stratégiques à la Direction générale et à la Mairie afin de solutionner les problèmes, innover ou proposer des modifications afin de garantir la réalisation des objectifs corporatifs;
• Accueillir les délégations ou visiteurs étrangers et veiller à leur accueil ainsi qu’à la promotion de l'image de la Ville.

Organiser et réaliser les évènements protocolaires impliquant les membres du comité exécutif et les autres membres du conseil municipal.

Déterminer le programme, préparer la documentation requise, le matériel promotionnel, voir aux questions administratives et logistiques, etc.

EXIGENCES :

• Baccalauréat en sciences humaines, en administration, en relations publiques, en sciences politiques ou autre discipline appropriée
• Détenir un minimum de quatre (4) ans d’expérience pertinente;
• L'emploi nécessite une disponibilité à travailler régulièrement en dehors des heures normales de travail;
• Détenir un permis de conduire valide;
• Bonne connaissance de l'anglais, un atout.

APTITUDES ET HABILETÉS :

• Rigueur;
• Planification;
• Collaboration;
• Organisation des ressources;
• Tact et gestion politique;
• Développement de partenariats;
• Autonomie;
• Discrétion;
• Habiletés en communication verbale et écrite;
• Mesure et suivis
Il y a 8 jours