Adjoint (e) Administratif(ve) Junior

Résumé du poste

L’Adjoint (e) Administratif(ve) Junior contribue au bon fonctionnement des opérations administratives au sein de Medic Solutions. Il/elle soutient l’équipe au niveau des opérations et de l’administration, dans la gestion des dossiers clients, le traitement des documents, et l’exécution quotidienne des tâches administratives.

Responsabilités principales

• Assurer l’accueil téléphonique et répondre aux demandes de clients, partenaires et partenaires assureurs et participants
• Effectuer la saisie, la mise à jour et l’archivage des dossiers d’adhérents et de réclamations
• Préparer, vérifier et classer les documents administratifs (contrats, formulaires, attestations, etc.)
• Assurer la conformité des dossiers selon les procédures internes et la réglementation du secteur
• Participer à la préparation de rapports administratifs, présentations corporatives et autres documents
• Collaborer avec les autres services pour assurer la fluidité des opérations quotidiennes
• Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs
• Gérer les agendas, organiser les réunions et coordonner les rendez-vous pour la direction (préparation de salles, envois d’invitations, ordres du jour)
• Préparer et mettre à jour des documents administratifs et présentations pour appuyer les projets et décisions stratégiques
• Rédiger les communications internes et externes (mémos, courriels, notes de service)
• Assurer le suivi des actions et des échéances issues des réunions de direction (relances, mise à jour de tableaux de bord simples)
• Collecter et organiser les informations opérationnelles (rapports, statistiques, données administratives) pour faciliter la prise de décision
• Coordonner la logistique de projets, de déplacements ou d’évènements internes pour les membres de la direction
• Soutenir l’organisation des événements internes et des activités sociales, incluant la logistique, la coordination et la communication aux employés
• Effectuer toutes autres tâches connexes

Compétences techniques

• Bonne maîtrise de la suite Microsoft (Excel, Word, PowerPoint & Planner, entre autres)
• Capacité à apprendre rapidement les logiciels métiers d’assurance santé (Plateforme Segic)
• Connaissance de l’outil de design Canva sera considéré un atout
• Excellentes compétences en communication, tant en français qu’en anglais

Aptitudes professionnelles

• Sens de l’organisation et rigueur dans le traitement de l’information
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais
• Capacité de travailler au sein d’une équipe multidisciplinaire dans un contexte en constante évolution
• Grand sens du service client et aptitude à communiquer avec professionnalisme
• Discrétion, respect de la confidentialité et intégrité

Formation et expérience

• Diplôme en administration, gestion ou domaine similaire (DEP, AEC ou DEC)
• 1-2 ans d’expérience (stages ou emplois) en administration ou service à la clientèle
• Connaissance du secteur de l’assurance santé ou des services médicaux sera considéré un atout