Spécialiste en procédés administratifs (P-2425-0799)

DESCRIPTION

Le / la titulaire du poste analyse les besoins, assure la conception et applique des techniques professionnelles dans le domaine des méthodes et systèmes administratifs afin d'améliorer la prestation des services.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES* Contribuer au bon déroulement des opérations quotidiennes et à l'administration générale des programmes et services fédéraux selon les directives de son superviseur, et contribuer à la gestion administrative des politiques, de l'information, des dossiers, des actions et des réunions.

• Évaluer les besoins administratifs pour soutenir la fonction d'administration des programmes et services fédéraux et recommander, élaborer, établir et maintenir un système administratif approprié pour :
• a) Procéder à une évaluation des besoins et des capacités administratives, en recueillant des données et des informations, en les compilant et en les analysant ;

b) Maintenir le dossier de chaque projet, y compris les protocoles, les approbations et les accords de tous types, y compris les contrats et les budgets fédéraux.

• Évaluer les besoins en matière de rapports pour appuyer la fonction d'administration des programmes et services fédéraux et recommander, élaborer, établir et exécuter les rapports appropriés pour :
• a) Effectuer les rapports de budgets fédéraux ;
• b) Préparer les rapports annuels sur les programmes et services fédéraux ;

c)Préparer les rapports trimestriels à l'intention de la direction et du conseil d'administration.* Fournir un soutien administratif au coordonnateur des programmes et services fédéraux et au groupe de travail principal, avec la responsabilité de :

• a) Rédiger les procès-verbaux et d'assurer le suivi des points qui y figurent ;
• b) s'assurer que chaque projet suit les étapes appropriées.* Soutenir l'élaboration et le suivi des budgets annuels, compiler les rapports sur les écarts et recommander des ajustements en milieu d'année;
• Participer à la circulation de l'information entre le programme et les services fédéraux et l'organisation, et à l'extérieur.
• Collaborer à la fourniture et à l'analyse de statistiques, d'indicateurs, de mesures de performance et de tableaux de bord, ainsi qu'à la collecte et à la compilation de l'analyse financière des activités de l'organisation et produire divers types de rapports.
• Fournir un soutien administratif, professionnel et technique, des conseils et une assistance à l'organisation dans le cadre de ses fonctions spécifiques, telles que :
• a) l'entretien, la collecte, la compilation, l'analyse et la communication de données et d'informations génériques ;
• b) la fourniture d'un soutien technique sous la forme d'informations relatives aux méthodes administratives, aux données et autres analyses, à l'établissement de rapports, ainsi qu'aux exigences et formats des autres bailleurs de fonds pour les différents types de propositions et de rapports ;
• Contribuer au suivi des échéances pour les rapports, les dossiers complétés et les actions, découlant des comités et des réunions.
• Représenter l'organisation lors de réunions à la demande de son supérieur hiérarchique.* Participer au groupe de travail principal et soutenir le comité, selon les directives.
• Collaborer et communiquer avec tous les autres départements
• Veille à l'exécution de ses tâches conformément aux procédures et aux directives de l'organisation afin de fournir des services de qualité.
• Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son superviseur.

EXIGENCES

Éducation :

Baccalauréat en administration, sciences sociales ou autre discipline appropriée;

Expérience

• Trois (3) ans d'expérience administrative appropriée dans des responsabilités similaires ;
• Expérience en informatique de la santé (atout);

Connaissances et habiletés :

• Connaissance des tendances et des enjeux actuels des Premières Nations, à travers le pays;
• Connaissance du MSSS et des bailleurs de fonds, des règlements administratifs, de leur réseau et de leurs programmes, ainsi que des tendances actuelles ;
• Capacité d'identifier et d'analyser les besoins en systèmes administratifs dans " un contexte de financement mixte fédéral / provincial ".
• Connaissance des méthodes et techniques administratives, de la gestion budgétaire, de l'analyse des données, des rapports et des systèmes d'information ;
• Capacité en matière de procédures administratives et de planification et de suivi des programmes, y compris l'élaboration de politiques et de manuels de programmes et de systèmes d'assurance de la qualité administrative ;
• Bon dossier professionnel dans les systèmes administratifs dans un type d'environnement similaire ;
• Connaissance du logiciel Virtuo ou capacité d'apprendre rapidement un logiciel;
• Excellentes connaissances en informatique ;
• Excellentes compétences en matière de leadership et de travail en équipe ;
• Excellentes aptitudes à la communication, tant écrite
• Aptitude aux applications informatiques liées à la bureautique et à la recherche ;
• Excellentes capacités de réflexion critique, d'organisation et de prise de décision ;
• Volonté de voyager à l'occasion.
• LANGUES* Maîtrise de l'anglais;* La maîtrise du cri ou du français est un atout;

Le processus de selection comprendra l'administration des tests suivants : Excel et Word. La note de passage pour chaque test est de 60%.