Technicien(ne) juridique - Gouvernance

Join to apply for the Technicien(ne) juridique - Gouvernance role at Exo – Réseau de transport métropolitain

Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d’autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal.

Chez exo vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l’avenir et l’innovation, au service des communautés. Un milieu de travail où, selon la nature de l’emploi, la flexibilité des horaires et le télétravail en mode hybride sont favorisés, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.

Travailler chez exo c’est aussi bénéficier d’une foule d’avantages, tels que : carte Opus gratuite, assurances collectives, régime de retraite, vacances généreuses, congés fériés, congés maladie et personnels, programme d’aide aux employés, service gratuit de télémédecine pour vous et votre famille et un club social des plus dynamiques. Faites le saut chez exo!

Responsabilités principales

Secrétariat Général

• En collaboration avec l’équipe du secrétariat général, coordonner, planifier, organiser, et convoquer les réunions du conseil d’administration et de ses comités (les « Instances »);
• Responsable de l’application du processus de gestion des Instances et de sa mise à jour ;
• Responsable de recevoir et d’organiser la documentation relative aux Instances et de préparer la documentation administrative (projet d’ordre du jour, avis de convocation, etc.);
• Responsable de l'organisation des séances des Instances et des réunions préparatoires (incluant la planification annuelle) et de la logistique entourant la tenue d’une Instance;
• Participer à la préparation, à la rédaction et à la révision de la documentation pour le conseil d’administration et ses comités (les « Instances ») ;
• Effectuer les démarches nécessaires en vue de répondre aux questions préliminaires des administrateurs concernant les documents déposés en vue des séances du conseil d’administration ;
• Responsable de la tenue du registre des procès-verbaux et du suivi des décisions prises par les Instances ;
• Agir à titre de personne-ressource auprès des directions exécutives dans le cadre de la gestion des dossiers devant être soumis aux Instances ;
• Responsable de l’expédition des communiqués, des courriels, des rappels et de la correspondance aux administrateurs ;
• Responsable de la gestion et de la mise en œuvre des outils de gestion logistique des Instances;
• Effectuer les suivis et les rappels auprès des directions exécutives dans le cadre de la gestion des dossiers devant être soumis aux Instances ;
• Responsable de la gestion de la plateforme de partage de fichiers sécurisés Diligent et de la mise en ligne des documents pour les différentes séances des Instances et de la mise à jour des bibliothèques électroniques de la plateforme ;
• Assurer les suivis découlant des procès-verbaux des Instances ;
• Gérer le processus de rémunération des administrateurs (compilation des présences, complétion des divers tableaux, préparation des lettres de rémunération) ;
• Prendre connaissance des courriels dans la boîte de secrétariat général et les traiter (classer, répondre).

Gouvernance

La liste des responsabilités et tâches énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des responsabilités et tâches susceptibles d’être effectuées par le titulaire du poste.

Exigences normales du poste

Scolarité

Diplôme d’études collégiales en technique administrative ou juridique (toute combinaison d’études et d’expériences pertinente à l’emploi pourrait être considérée).

Expérience

Minimum de 5 années d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.

Compétences et aptitudes

Conditions de travail

Emploi régulier à temps plein, soit 37,5 heures par semaine. Accessibilité au mode hybride et à l’aménagement des horaires flexibles.

Lieu : Siège social, 1001 boulevard Robert-Bourassa, 26e étage, Montréal, Québec, H3B 4L4

Le masculin est utilisé de façon générique afin d’alléger le texte. Seules les personnes retenues à la suite de l’analyse des candidatures seront contactées.

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