Secrétaire administratif(ve)

Sommaire

Relevant du VP Finance, le(la) secrétaire administratif(ve) assure un soutien essentiel aux opérations comptables, administratives et documentaires de l’entreprise. Elle contribue à la fluidité des communications internes et externes, au traitement rigoureux des dossiers, ainsi qu’à la conformité des processus administratifs. Son rôle est au cœur du bon fonctionnement du bureau et du département comptable, notamment pour les comptes payables, recevables, la gestion documentaire et divers suivis liés aux opérations quotidiennes (papeterie, réception de marchandise).

Responsabilités

• Équilibrer les états de compte fournisseurs
• Comptes payables (A / P)
• Trier les courriels et identifier les factures à traiter
• Acheminer les factures en approbation aux personnes responsables
• Faire le classement des payables selon les procédures établies
• Préparer les enveloppes de chèques et en assurer la distribution interne ou l’envoi postal
• Regrouper et classer les bons de livraison / packings provenant des chantiers
• Copier et classer les factures d’achats de l'atelier pour les projets
• Assister à la réception et à la création des bons de commande (PO) pour le département mécanique
• Compléter les ouvertures de comptes fournisseurs (informations bancaires, taxes, licences, documents requis, etc.)
• Effectuer le suivi des documents requis auprès des fournisseurs (volume important via ERP)
• Participer au processus de fin de mois :
• Envoyer les demandes de factures manquantes
• Communiquer avec les fournisseurs pour faire corriger les informations (nom, adresse, courriel, etc.)
• Comptes recevables (A / R)
• Faire les copies des factures de vente et des pièces justificatives pour la comptabilité
• Gestion documentaire et suivis administratifs
• Regrouper les informations nécessaires pour les relevés de cartes de crédit (factures, preuves, etc.)
• Maintenir à jour le fichier cumulatif d’essence par équipe / compagnie
• Mettre à jour le fichier de suivi des achats de repas
• Participer à la préparation des dossiers et fichiers de fin d’année
• Rassembler les copies de factures
• Préparer les fiches fournisseurs
• Effectuer le classement mensuel requis
• Assister la responsable RT au besoin
• Appuyer la saisie de temps dans le système comptable

Qualifications

Nous offrons

Seniority level

Employment type

Job function

#J-18808-Ljbffr