Adjoint(e), Bureau du syndic

Rôle dans l’organisation

La personne titulaire du poste fournit un soutien logistique et administratif à le ou la syndic(-que) ainsi qu’au (à la) directeur(-trice). Elle participe aux opérations et apporte un soutien administratif pour le suivi et la production des productions budgétaires à la bonne marche du Bureau du (de la) syndic.

Principales responsabilités / activités

• Tient à jour les agendas, fixe et confirme les réunions, planifie les déplacements, prépare les relevés de dépenses et apporte le soutien logistique s’y rattachant. Soutient étroitement l’équipe de gestion quant à l’organisation des différentes obligations reliées à leurs fonctions, effectue les suivis et les comptes de dépenses. Assure le soutien administratif des syndics(-ques) ad hoc;
• Établit et garde à jour les calendriers des réunions d’équipe, des comités et des groupes de travail relevant du Bureau du(de la) syndic(-que), planifie les diverses réunions internes et externes reliées à l’ensemble des membres de l’équipe et en assume la logistique;
• Prépare les ordres du jour et les documents requis pour les rencontres d’équipe, prend des notes et rédige les comptes rendus. Prend en charge les éléments laissés en suspens et assure le suivi des décisions auprès de l’équipe;
• Assure la coordination, la logistique et l’organisation des activités et des projets du Bureau du(de la) syndic(-que), en veillant à la réalisation des demandes de service dans les délais prévus. Participe activement à la transformation technologique, soutient l’équipe de gestion dans la mise en place des initiatives et agit comme personne-ressource auprès des collègues;
• Participe à la mise à jour des processus, des accès aux différentes plateformes et au registre des contrats. Valide des données et compile certaines informations nécessaires à la production des statistiques utilisées pour le rapport annuel et autres documents de présentation;
• Participe à la préparation et au suivi du budget annuel du Bureau du(de la) syndic(-que). Compile, calcule et analyse les données reliées aux coûts financiers des dossiers d’enquête et des dossiers disciplinaires. Reçoit les factures, coordonne l’approbation, et assure le suivi des dépenses;
• Rédige des courriels de réponse, simples ou sur la base d’instructions verbales du(de la) syndic(-que), coordonne les rencontres et s’assure de la transmission de la documentation requise. Rédige, révise et met en forme divers documents, correspondances et présentations produits par le Bureau du(de la) syndic(-que);
• Planifie et coordonne, en collaboration avec l’équipe de gestion, l’accueil des nouvelles ressources ainsi que la formation pour l’ensemble de l’équipe;
• Assure le suivi des demandes d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels pour le Bureau du(de la) syndic(-que) et prépare la correspondance liée en respectant les échéances;
• Effectue toute autre tâche requise dans le cadre de ses fonctions.

Qualifications

Formation et expérience

Une combinaison de formation dans ce domaine et d’années d’expérience pertinentes pourrait également être considérée.

Champs d'expertise

Connaissance des outils

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