Coordonnateur·rice d’étage – Floor/Mezzanine Coordinator

Ce poste nouvellement créé soutient l'ouverture de notre espace client et café Mezzanine. L'espace comprendra des salles de réunion et d'événements, servant de centre névralgique pour les engagements et les événements clients. De plus, il y aura un café réservé au personnel où les employés pourront acheter des repas et profiter de collations gratuites. Le café comprendra une cuisine interne.

Job Description

Coordonnateur·rice d’étage/mezzanine

Il s'agit d'un poste très visible qui sert de point de contact principal pour la mezzanine, principale destination pour accueillir les clients et les visiteurs ainsi que pour les engagements internes.

Au sein de notre équipe chargée des opérations de conférence, le coordinateur de l'espace Mezzanine devra diriger et encadrer le personnel de restauration de l'espace Mezzanine et apporter son aide pour les tâches courantes ou complexes. Le coordinateur est chargé de créer une expérience client exceptionnelle et sert de modèle en créant un environnement qui offre un service et une qualité exceptionnels et répond aux besoins des clients internes et externes.

Le titulaire du poste est chargé de définir et de mettre en œuvre les normes de service pour la mezzanine en termes de réunions internes et avec les clients, d'événements et d'exploitation du café. Cela comprend la coordination avec divers groupes de service pour la gestion et l'optimisation de la capacité, l'accueil, la logistique, l'installation audiovisuelle et d'autres domaines qui soutiennent les réunions avec les clients et en interne, les événements et l'exploitation du café afin d'assurer un service sans faille.

Ce poste relève directement du directeur principal des opérations de conférence. Le titulaire du poste n'a actuellement aucun subordonné direct et travaille en collaboration avec les principales parties prenantes et sous la direction du directeur national et des responsables commerciaux.

Le titulaire du poste est chargé de soutenir les clients internes dans le but de promouvoir la marque, le service à la clientèle et les objectifs opérationnels de l'entreprise, y compris la mise en œuvre des meilleures pratiques.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

• Superviser la gestion des stocks, en veillant à ce que la cuisine, l'espace de réunion et d'événementiel, l'espace barista et le café de la mezzanine soient bien approvisionnés.
• Soutenir les réunions et les événements organisés dans la mezzanine, en collaboration avec la réception, le service de restauration, les services généraux, le service audiovisuel et le service événementiel.
• Superviser la planification des réunions et des événements, s'occuper de l'installation et du démontage des salles, vérifier les besoins en ressources et veiller à ce que les attentes des clients soient satisfaites en matière de restauration, d'audiovisuel et de locaux.
• Suivre le calendrier quotidien et hebdomadaire des réunions et des événements pour la mezzanine, y compris la coordination de l'utilisation de l'espace, la gestion de la capacité, les rapports d'utilisation, l'accueil et la logistique audiovisuelle, et assurer une liaison étroite avec la réception pour la planification et la programmation des événements et des réunions.
• Aider, le cas échéant, à trouver des solutions audiovisuelles et scéniques, à configurer les salles et à organiser la restauration, en étroite collaboration avec le responsable des opérations de conférence et le responsable commercial (événements ou autres).
• Organiser des visites de la Mezzanine pour les parties internes et externes, expliquer l'espace, y compris les capacités, les configurations et les limitations.
• Communiquer en temps réel tous les changements concernant la salle de conférence aux techniciens des installations, de la restauration et de l'audiovisuel, et procéder aux ajustements nécessaires en fonction des exigences opérationnelles et des réunions.
• Proposer des solutions en cas de conflits d'horaires pour les réunions à la Mezzanine et répondre aux plaintes des clients lorsqu'elles surviennent.
• Résoudre les problèmes liés aux services dans la mezzanine, notamment les problèmes audiovisuels, de restauration et d'installations. Collaborer avec le responsable commercial concerné pour résoudre le problème.
• Travailler en collaboration avec les membres des services de restauration, audiovisuel, installations, événements et réception afin de répondre aux besoins des personnes et des groupes internes et externes qui planifient une réunion ou un événement à l'étage des conférences.
• Respecter les normes de service de l'étage Mezzanine. « Vit et respire » les normes de service et incite ses collègues à faire de même.
• Assurer régulièrement la liaison avec les membres du cabinet concernant les services liés aux réunions et aux événements, ainsi que les besoins en matière de barista et de café, maintenir la présence du service pendant les réunions et événements internes et les opérations quotidiennes.
• Accomplir toute autre tâche qui peut lui être assignée par le directeur principal des opérations de conférence, y compris le soutien à l'équipe de restauration si nécessaire.

Compétences Clés Requises

• Diplôme universitaire ou collégial en hôtellerie, marketing, commerce, communication ou gestion d'événements.
• Au moins 5 à 7 ans d'expérience dans un poste similaire en entreprise.
• Énergique et passionné par le service à la clientèle et les normes de service liées aux réunions et aux événements.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite et excellentes aptitudes interpersonnelles, y compris la capacité à gérer des situations délicates ; compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.
• Capacité à travailler dans un environnement soumis à une forte pression, avec des délais multiples et simultanés, au sein d'une équipe au rythme soutenu.
• Solides compétences en matière de jugement, de prise de décision, de planification et de résolution de problèmes.
• Expérience préalable dans l'élaboration, la mise en œuvre et/ou l'inspiration de normes de service.
• Expérience dans la direction d'équipes et d'individus.

Autres Exigences

• Maîtrise de Rendezvous ou d'une autre plateforme MRM similaire et d'Excel.
• Sens aigu du détail et du contrôle qualité.
• Capacité à utiliser ou à apprendre à utiliser tous les formats d'équipements audiovisuels et à fournir son expertise et ses conseils au client.
• Esprit d'initiative et capacité à gérer et hiérarchiser plusieurs projets urgents.
• Esprit d'équipe, excellent jugement, ingéniosité, flexibilité et créativité.
• Capacité à soulever et pousser régulièrement des objets pesant jusqu'à 30 livres et à rester debout pendant toute la durée du quart de travail.
• Disponibilité pour travailler selon des horaires flexibles et/ou faire des heures supplémentaires, si nécessaire.

Floor/Mezzanine Coordinator

This newly created role supports the opening of our Mezzanine client area and Café. The space will feature event and meeting rooms, serving as a central hub for client engagements and events. Additionally, there will be a staff café where employees can purchase meals and enjoy complimentary snacks. The Café will include an in-house kitchen.

This is a highly visible role and acts as the main point of contact for the Mezzanine, which is the primary destination for hosting clients and visitors as well as internal engagements.

As part of our Conference Operations team, the Coordinator, Mezzanine Floor will be expected to provide leadership and direction to the Catering staff in Mezzanine and assist in routine to complex matters. The Coordinator is responsible for creating an exceptional client experience and serves as a role model in creating an environment that delivers exceptional service, quality and meets the needs of internal and external clients.

The incumbent is responsible for setting and implementing service standards for the Mezzanine in terms of internal and client meetings, events and café operations. This includes coordinating with various service groups for capacity management and optimization, hospitality, logistics, AV set up and other areas that support client and internal meetings, events and café operations ensure seamless service.

This position reports directly to the Senior Manager, Conference Operations. The role currently has no direct reports and works collaboratively with key stakeholders and with the direction of the National Director and business leads.

The incumbent is responsible for supporting internal clients from the perspective of supporting the Firm’s brand, client service and operational objectives including the implementation of best practices.

The Primary Responsibilities For The Role Include

• Oversee inventory management, ensuring the kitchen, meeting and event space, barista area and café in Mezzanine are well stocked.
• Supports meetings and event service on the Mezzanine, working in collaboration with Reception, Catering, Facilities, Audio Visual, and Events.
• Oversees meeting and event planning, completes room set up and breakdown, and checks resource requirements, ensuring that client expectations are met for catering, AV and premises requests.
• Tracks the daily and weekly meeting and events pipeline for the Mezzanine including coordination of space usage, capacity management, usage reports, hospitality and AV logistics, and liaising closely with Reception on the planning and scheduling of events and meetings.
• Assists where appropriate with audio visual and staging solutions, room configurations and Catering set up as required working closely with the Manager, Conference Operations and business lead (Events or other).
• Provides tours of the Mezzanine to internal and external parties, explains the space including capacities, configurations and limitations.
• Communicates all boardroom changes in “real time” with Facilities, Catering, and AV technicians and makes adjustments according to meeting and operational requirements.
• Suggests solutions to scheduling conflicts for meetings on the Mezzanine and is responsive to customer complaints when they arise.
• Trouble‑shoots service related issues on the Mezzanine including AV, Catering, and Facilities issues. Works with the respective business lead to resolve the issue.
• Works collaboratively with members of Catering, Audio Visual, Facilities, Events, and Reception to support the needs of internal and external individuals and groups planning a meeting or event on the Conference Floor.
• Adheres to service standards for the Mezzanine Floor. “Lives and breathes” the service standards and inspires co-workers to do so.
• Regularly liaises with Firm members regarding meeting and event service, and barista and café needs, maintains service presence during internal meetings and events and daily operations.
• Carry out any other duties that may be assigned by the Senior Manager, Conference Operations, including providing support to the catering team as required.

Key Competencies Required

• A university degree or college diploma in hospitality, marketing, business, communications, or event management.
• Minimum of 5 to 7 years of experience working in a similar role in a corporate environment.
• Energetic and passionate about client service and service standards related to meetings and events.
• Excellent verbal and written communications skills and superior interpersonal skills including ability to handle sensitive situations; organizational and time management skills.
• Ability to work in a high pressure environment with multiple, concurrent deadlines as part of a fast-paced team.
• Strong judgment, decision making, planning and problem solving skills.
• Previous experience developing, implementing and/or inspiring service standards.
• Experience leading teams and individuals.

Other Requirements

• Proficient in Rendezvous or other similar MRM platform and Excel.
• Exceptional eye for detail and quality control.
• Ability to operate or to learn all formats of AV equipment and provide expertise and guidance to the client.
• Independent self-starter capable of managing and prioritizing multiple time sensitive projects.
• A team player with excellent judgment, resourcefulness, flexibility and creativity.
• Ability to regularly lift and push objects up to 30 pounds and stand for the duration of the shift.
• Availability to work flexible hours and/or overtime, when necessary.

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