Assistant·e administratif·ive - Services psychoéducatifs, socioémotionnels et des écoles

Description du poste

• Affichage (poste): #26-27/AABC.001
• Type de poste: Permanent
• Répartition: 12 mois
• Taux horaire: 33.28$/heure, selon l’échelle de la convention collective
• Date de début du contrat: Dès que possible
• Date de fin du contrat: Sans objet
• Date de début d’affichage: 17/09/2026
• Date de fin d’affichage: 24/09/2026
• Offrir un support administratif et de secrétariat auprès de l’équipe de direction et du service PSES (Services psychoéducatifs, socioémotionnels et des écoles sécuritaires)
• Agir comme premier contact du service en répondant aux demandes internes et externes puis en les dirigeant aux personnes responsables, selon les instructions et procédures en vigueur
• Faire les entrées et les mises à jour dans diverses bases de données (ex : absences du personnel du service ; suivi des dépenses ; etc.)
• Organiser la logistique des rencontres, formations, sessions d’information et déplacements liées aux activités du service
• Communiquer avec divers organismes externes et fournisseurs pour toutes questions reliées à ses fonctions au sein du service PSES
• Effectuer les achats et commandes du service et en assurer les suivis et inventaires (ex : fourniture de bureau ; matériel premiers soins ; etc.)
• Préparer, recevoir et envoyer divers colis reliés aux activités du service
• Préparer les ordres du jour et les procès-verbaux des diverses rencontres du service, si requis
• Compiler, organiser et mettre à jour, à la demande de la direction, les données liées à la santé, à la sécurité et au bien-être des élèves, notamment celles provenant des SPP, de Report-It et d’autres outils ou mécanismes de signalement et de suivi utilisés par le service
• Préparer des tableaux de suivi, sommaires, statistiques et compilations de données afin de soutenir la direction du service dans le suivi des tendances, des incidents et des besoins des écoles
• Soutenir administrativement la direction lors de situations urgentes ou sensibles, notamment en participant, à sa demande, à certaines rencontres afin d’assurer la prise de notes, la consignation des informations et la traçabilité des suivis convenus
• Assurer la gestion administrative et le classement sécuritaire de documents contenant des renseignements confidentiels ou sensibles, conformément aux procédures, aux exigences de confidentialité et aux règles applicables en matière de protection des renseignements personnels
• Veiller au suivi administratif des actions et échéanciers découlant des rencontres, dossiers ou situations traités par le service, selon les directives de la direction
• Effectuer toute autre tâche administrative connexe en lien avec les portfolios du service PSES à la demande de la direction du service

Qualifications

• Démontrer un excellent jugement dans le traitement de renseignements confidentiels, sensibles ou liés à des situations impliquant des élèves et des familles
• Être titulaire d’un diplôme collégial de deux (2) ans en administration, secrétariat, bureautique, ou une combinaison d’éducation et d’expérience équivalente
• Avoir deux (2) années d'expérience antérieure dans le domaine
• Capacité à travailler au quotidien en assurant la confidentialité
• Maîtriser les logiciels de bureautique et de bases de données
• Être minutieux et rigoureux dans l'accomplissement de son travail
• Faire preuve d’entregent, de communication positive et de collaboration
• Excellente habileté à organiser son travail, gérer ses priorités
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit)

Informations complémentaires

Nous vous encourageons à soumettre votre candidature en ligne en français.

Nous tenons à remercier tous les candidats et toutes les candidates de leur intérêt pour ce poste. Veuillez noter que seules les personnes convoquées en entrevue seront contactées

Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons que notre organisation et nos écoles se trouvent sur les territoires traditionnels des Premiers Peuples de la Colombie-Britannique.