Adjoint.e de direction

Job Description

Faites rayonner une cause qui façonne l'avenir du Québec

Le Collectif petite enfance regroupe 22 partenaires et alliés nationaux qui rallient des milliers de personnes engagées en faveur des tout-petits et de leur famille. Acteur de référence et de plaidoyer en petite enfance au Québec, il mobilise les savoirs, les expertises et les expériences de ses membres afin d'influencer les politiques publiques, de faire progresser le débat public et de contribuer à faire de la petite enfance une priorité collective.

Par ses prises de position, ses activités de sensibilisation, ses actions de plaidoyer et ses collaborations stratégiques, le Collectif contribue à créer les conditions favorables au développement global et optimal des tout-petits, du début de la grossesse jusqu'à l'âge de 5 ans. Il agit pour que les décisions publiques, les pratiques et les environnements soutiennent pleinement leur développement, leur bien-être et leur avenir, dans une perspective d'équité.

Afin de soutenir et de consolider ses pratiques organisationnelles, le Collectif est à la recherche d'un.e Adjoint.e de direction

Vôtre rôle

Relevant de la direction générale, la personne titulaire du poste assure la coordination des activités administratives, soutient les instances de gouvernance et contribue à la mise en place de pratiques favorisant une gestion efficace et structurée. Dans un contexte d'incorporation récente, elle participe activement à la mise en place des processus administratifs et organisationnels soutenant le développement de l'organisation.

Soutien à la direction générale et à la gouvernance

• Agir comme bras droit de la direction générale en coordonnant les dossiers stratégiques, les rencontres et les suivis administratifs.
  

• Soutenir les activités du conseil d'administration en préparant la documentation, les procès-verbaux et le suivi des décisions.
  

• En collaboration avec l’équipe, contribuer à la coordination des projets transversaux et à la circulation de l'information entre les différentes parties prenantes.
  

Administration et coordination organisationnelle

• Assurer la coordination et le suivi des activités administratives, financières et RH en collaboration avec les partenaires externes (comptabilité, paie, assurances, fournisseurs, etc.).
  

• Effectuer les suivis administratifs, préparer la documentation requise et veiller à la conformité des dossiers, des contrats et des obligations organisationnelles.
  

• Coordonner les relations administratives avec les fournisseurs, partenaires et autres parties prenantes afin d'assurer la fluidité des opérations.
  

Organisation du travail et amélioration continue

• Développer, analyser et optimiser les processus, les outils de gestion et les pratiques administratives afin d'améliorer l'efficacité organisationnelle.
  

• Mettre en place des outils de suivi et des tableaux de bord facilitant la planification, les suivis et la prise de décision.
  

• Structurer les dossiers administratifs, assurer le respect des échéanciers et veiller à l'harmonisation des pratiques internes.
  

Profil

Profil recherché

• Formation collégiale ou universitaire en administration, gestion, bureautique, comptabilité ou dans un domaine connexe.
  

• Au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire en soutien à la direction, coordination administrative ou gestion des opérations administratives.
  

• Expérience en soutien à la gouvernance (conseil d'administration, préparation des rencontres, procès-verbaux, suivis des résolutions et gestion documentaire).
  

• Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit; bonne connaissance de l'anglais.
  

• Grande aisance avec les outils technologiques et excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint).
  

• Excellentes capacités d'organisation, de planification et de gestion des priorités dans un environnement où plusieurs dossiers évoluent simultanément.
  

• Expérience en coordination de fournisseurs, de partenaires externes ou de professionnels spécialisés (comptabilité, paie, technologies de l'information, etc.).
  

• Connaissance des principes de base en administration financière, en ressources humaines et en gouvernance d'OBNL constitue un atout.
  

• Intérêt marqué pour les enjeux sociaux et la mission du Collectif petite enfance.
  

Informations contractuelles

Pourquoi vous joindre au Collectif petite enfance?

• Contribuer à une mission porteuse ayant un impact concret sur les tout-petits et les familles du Québec.
  

• Participer à des projets qui influencent les réflexions, les pratiques et les politiques publiques.
  

• Évoluer dans un environnement collaboratif où les idées et l'initiative sont valorisées.
  

• Jouer un rôle stratégique au sein d'une organisation reconnue et mobilisatrice.
  

Conditions de travail et avantages

• Horaire de travail flexible avec possibilité de répartir les 35 heures de travail sur 4 jours.
  

• Travail principalement en télétravail, avec présence au bureau 1 à 2 jours par semaine.
  

• Assurances collectives et invalidité longue durée.
  

• 7 congés mobiles payés par années.
  

• 3 semaines de vacances dès l’embauche.
  

• 13 jours fériés.
  

• Congés des fêtes.
  

• Bureau dans un espace de coworking.
  

Requirements
Profil recherché Formation collégiale ou universitaire en administration, gestion, bureautique, comptabilité ou dans un domaine connexe. Au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire en soutien à la direction, coordination administrative ou gestion des opérations administratives. Expérience en soutien à la gouvernance (conseil d'administration, préparation des rencontres, procès-verbaux, suivis des résolutions et gestion documentaire). Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit; bonne connaissance de l'anglais. Grande aisance avec les outils technologiques et excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint). Excellentes capacités d'organisation, de planification et de gestion des priorités dans un environnement où plusieurs dossiers évoluent simultanément. Expérience en coordination de fournisseurs, de partenaires externes ou de professionnels spécialisés (comptabilité, paie, technologies de l'information, etc.). Connaissance des principes de base en administration financière, en ressources humaines et en gouvernance d'OBNL constitue un atout. Intérêt marqué pour les enjeux sociaux et la mission du Collectif petite enfance.