Philemon Wright/Hadley Jr. High School - Office Agent Class I, Regular LP* / Agente ou Agent de

We, the Western Quebec School Board, acknowledge that the lands upon which we live, learn, and work are the traditional unceded territory of the Algonquin Anishinaabe peoples. We thank them for sharing these lands and commit, as an organization, as educators and as individuals, to an ongoing relationship that recognizes and respects the lands, traditions, and culture of the Anishinaabe people. The Western Quebec School Board is committed to building an educational community with the common purpose to realize the potential of all our students by cultivating a strong corps of support, professional, teaching, and administrative excellence. We, therefore, encourage applications from Indigenous people, as well as from other racialized people groups, persons living with a disability, people of religious faith, and gender minorities. As an organization, we strive to hire individuals who reflect the communities we serve, and who embody and practice a love of life-long learning, teamwork, and the highest professional ethics. Our efforts to achieve a diverse workforce that contributes to a culturally safe working environment include establishing proactive employment practices to address systemic barriers and removing obstacles to hiring and retaining qualified people. Nature of the work The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of administrative duties of a complex nature according to established methods and procedures. Characteristic functions The employee in this class of employment ensures that the applicable practices, regulations, directives, policies, methods and procedures are respected. To do so, he or she drafts, prepares, produces, verifies and follows up on invoices, purchase orders, receipts, lists and various registers, such as payroll, absence, leave or taxation registers, funding requests, statistics, statements, forms, inventories and any other administrative report, table or document of the same nature; in this context, gathers, validates and compiles the necessary data. He or she keeps accounting books, makes journal entries, reconciles accounts, receives payments at the counter, by mail or direct payment, makes payments and deposits, codes expenditures, keeps a petty cash and makes purchases of a nominal value; compiles budget data, participates in preparing the budget of a unit or a department and conveys budget balances. He or she contacts persons in and outside the school board to obtain or provide information related to his or her duties, determines deadlines, makes practices and regulations known and conveys decisions. He or she drafts correspondence related to his or her duties. As instructed, the employee carries out administrative operations related to aptitude tests and administers examinations. The employee uses a computer and the necessary software to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; he or she carries out research; uses electronic mail. He or she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used. The employee may be required to train new class I office agents as well as to coordinate the work of support staff. If need be, he or she performs any other related duty. Required qualificationsSchooling and experience Hold a Diploma of Vocational Studies in an appropriate specialty for the class of employment, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority and have one (1) year of pertinent experience. Other RequirementsHave some knowledge of office automation In accordance with Law 94, new employees must comply with regulations concerning the wearing of religious symbols in the workplace. While the Board values diversity and inclusion, we are required to fulfill our obligations under provincial law.** Regular - LP = Regular Leading to Permanence (Tenure)___________ Nous, la commission scolaire de Western Quebec, reconnaissons que les terres sur lesquelles nous vivons, apprenons et travaillons sont le territoire traditionnel non cédé des peuples algonquins Anishinaabe. Nous les remercions de partager ces terres et nous nous engageons, en tant qu'organisation, en tant qu'éducateurs et en tant qu'individus, à entretenir une relation continue qui reconnaît et respecte les terres, les traditions et la culture du peuple Anishinaabe. La Commission scolaire Western Québec s'engage à bâtir une communauté éducative ayant pour objectif commun de réaliser le potentiel de tous nos élèves en cultivant un solide corps de soutien et l'excellence professionnelle, pédagogique et administrative. Nous encourageons donc les candidatures des Autochtones, ainsi que celles des autres groupes racialisés, des personnes vivant avec un handicap, des personnes de confession religieuse et des minorités de genre. En tant qu'organisation, nous nous efforçons d'embaucher des personnes qui reflètent les communautés que nous servons, et qui pratiquent l'amour de l'apprentissage tout au long de la vie, le travail d'équipe et l'éthique professionnelle la plus élevée. Nos efforts pour obtenir une main-d'œuvre diversifiée qui contribue à un environnement de travail culturellement sûr comprennent la mise en place de pratiques d'emploi proactives afin d'aborder les barrières systémiques et d'éliminer les obstacles à l'embauche et à la rétention de personnes qualifiées. Nature du travail La personne salariée de cette classe d’emplois s’assure du respect des normes, règlements, directives, politiques, méthodes et procédures applicables et pour ce faire, selon le cas, elle rédige, dresse, confectionne, vérifie et effectue le suivi de factures, de bons de commande, de récépissés, de listes, de registres divers tels que le registre de paie, d’absences, de congés, de taxation, les demandes de financement, des statistiques, des relevés, des formulaires, des inventaires ou tout autre rapport, tableau ou document administratif du même ordre; dans ce cadre, elle recueille, valide et compile les données qui lui sont nécessaires. Elle effectue la tenue de livres comptables, entre les écritures dans les journaux, concilie des comptes, encaisse des paiements au comptoir, par courrier ou par mode direct, fait des paiements et des dépôts, codifie les dépenses, tient une petite caisse et effectue certains achats de valeur relativement peu élevée; elle compile les données budgétaires, collabore à l’élaboration du budget d’une unité ou d’un service et informe sur les soldes budgétaires. Elle communique avec des personnes de la commission scolaire ou de l’extérieur pour obtenir ou fournir des renseignements reliés à ses tâches, transiger sur des délais, faire connaître les normes et les règlements et transmettre des décisions; elle rédige la correspondance inhérente à ses tâches. Selon les instructions, elle effectue l’ensemble des opérations administratives reliées aux tests d’aptitude et fait passer des examens. Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches; elle utilise le courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles agentes ou nouveaux agents de bureau, classe I ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe. Qualifications requises Scolarité et expérience Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente. Autre exigencePosséder des notions en bureautique.Conformément à la loi 94, les nouveaux employés doivent se conformer à la réglementation relative au port de symboles religieux sur le lieu de travail. Bien que le Conseil d'administration valorise la diversité et l'inclusion, nous sommes tenus de respecter nos obligations en vertu de la loi provinciale. ** Régulier – LP = Poste régulier considéré pour la permanence