Purchasing Administrator

Aston Carter's large client in Calgary is seeking a Purchasing Administrator to join their team! This individual will provide critical administrative support to the Purchasing and Accounts Payable functions by ensuring that supplier invoices accurately match purchase orders and receiving documentation. The position focuses on invoice matching, reconciliation, and documentation control and does not involve purchasing, supplier negotiations, or direct procurement activities. This is an excellent opportunity for a detail-oriented professional to build a long-term career and gain exposure to large-scale construction projects while receiving training and support from an experienced team.

Key Responsibilities

• Review supplier invoices to ensure they accurately match approved purchase orders and receiving documentation.
• Perform three-way matching of purchase orders, receipts, and supplier invoices to maintain accurate financial and purchasing records.
• Match and reconcile invoices within the Quote to Me (Q2M) system to ensure consistency and accuracy.
• Verify supplier packing slips, quantities, pricing, and invoice details against purchase orders to confirm alignment.
• Investigate and resolve invoice discrepancies by collaborating with Purchasing, Accounts Payable, Project Managers, Warehouse personnel, and suppliers.
• Process and maintain purchasing documentation within Viewpoint Vista, Quote to Me (Q2M), and Procore to support efficient project administration.
• Ensure invoices are coded accurately and processed in a timely manner to support smooth accounts payable operations.
• Support the Purchasing and Finance teams with administrative duties as assigned, contributing to overall departmental efficiency.
• Work both independently and collaboratively within the purchasing team to uphold documentation standards and process integrity.
• Communicate effectively with internal stakeholders and external suppliers to clarify information and resolve issues related to purchasing documentation.

Additional Skills and Qualifications

MUST HAVES

• 2+ years of experience in an administrative, purchasing support, accounts payable
• Strong computer skills and proficiency in Microsoft Office.
• Exceptional attention to detail with the ability to accurately reconcile purchase orders, receipts, and supplier invoices.

NICE TO HAVE

• Experience in the construction industry
• Experience with Viewpoint Vista software
• Quote to Me (Q2M), and Procore software experience

Job Type & Location

This is a Contract position based out of Calgary, AB.

Pay and Benefits

The pay range for this position is $26.44 - $27.00/hr.

Workplace Type

This is a fully onsite position in Calgary,AB.

À propos d'Aston Carter

Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, l’acquisition de talents, les achats, la chaine d’approvisionnement, et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de l’industrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre vaste réseau pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie et en Europe, Aston Carter est au service d’un grand nombre d’entreprises du classement Fortune 500. Nous sommes fiers d’avoir remporté la désignation « Prix Platine » dans le cadre des prix Best of Staffing Client et Talent décernés par ClearlyRated.

Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l’âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d’ancien combattant, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.

Si vous souhaitez faire une demande d’accommodement raisonnable, tel que la modification ou l’ajustement du processus de demande d’emploi ou d’entrevue à cause d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à

Ordonnance sur l’égalité des chances de San Francisco: Conformément à l’Ordonnance sur l’égalité des chances de San Francisco, pour tous les postes situés dans la ville et le comté de San Francisco, nous examinerons les candidatures des personnes qualifiées ayant un casier judiciaire ou des antécédents criminels.

Utilisation de l’intelligence artificielle (IA): Nous pouvons utiliser l’intelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes de notre processus d’embauche, notamment la recherche, la présélection et l’évaluation des candidatures. L’IA aide à analyser les candidatures et les qualifications, mais les décisions finales sont prises par notre équipe de recrutement. En soumettant votre candidature, vous reconnaissez et acceptez que celle-ci puisse être examinée à l’aide d’outils d’IA.

About Aston Carter

Aston Carter provides world-class corporate talent solutions to thousands of clients across the globe. Specialized in accounting, finance, human resources, talent acquisition, procurement, supply chain and select administrative professions, we extend the capabilities of industry-leading companies. We draw on our deep recruiting expertise and expansive network to meet the evolving needs of our clients and talent community with agility and excellence. With offices across the ., Canada, Asia Pacific and Europe, Aston Carter serves many of the Fortune 500. We are proud to be a ClearlyRated Best of Staffing Platinum Award winner for both client and talent service.

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