Description de posteFrench version follows Boyden is a premier global talent advisory and leadership solutions firm, with more than 75 offices across over 45 countries. As a Global Boutique, we combine a localized approach with global capabilities, connecting great companies with great leaders through executive search, interim management, and leadership consulting solutions. Role Summary This hybrid bilingual Project Manager role is based in Ottawa and supports teams in the Toronto and Ottawa offices. Flexible remote work is available, based on company and client needs. Given the client centric nature of the role, there may be rare instances where time-sensitive matters require after-hours support and a timely response. Primary Responsibilities: - Drive project delivery to ensure all search activities are executed on time. - Drive the use of new technologies, web-based products, and various communications tools. - Develop, edit, proofread and deliver high quality communications materials for the team. - Optimize processes to effectively track project deliverables, deadlines, risks and issues. - Provide support to the search delivery teams with agenda preparation, coordination with client offices, and preparation of documents. - Schedule and book travel for the search team, as required. - Track and manage project expenses and follow basic project accounting processes. - Host interview meetings including setting up boardrooms, and managing logistical requirements, catering and participant schedules. Qualifications: - Post-secondary education in a relevant field or equivalent experience. - Previous experience in executive search is considered an advantage. - Project Management skills, with proven ability to manage multiple priorities and deliver results in a fast-paced environment. - Excellent organizational and problem-solving skills. - Strong communication and interpersonal skills, with a collaborative mindset. - High level of professionalism, discretion, and attention to detail. - Advanced knowledge of Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) and familiarity with ATS and CRM systems. - Commitment to continuous learning and professional development. - Ability to thrive in a hybrid work environment and collaborate across teams. - Fluency in both French and English is required. - Demonstrated adaptability, initiative, and a commitment to continuous improvement. Defining Success: Performance is divided into six measured criteria: 1. Customer Service refers to the overall satisfaction of the Client and Partner as well as the search teams, including professionalism, and discretion. 2. Project Management and Delivery: refers to on-time delivery rate, adherence to project milestones, quality of deliverables. 3. Financial and Analytical Support: refers to the completeness and accuracy of project expenses, compliance to relevant policies and timeliness of submissions, escalation of risks and issues with partners on potential client disputes/concerns, use of available reports to improve project management and delivery. 4. Communication and Interpersonal: refers to performance relating to meeting planning, agenda setting, clarity of goals/deliverables and owners, and ongoing project status communications with the search teams, as well as interaction with peers and other colleagues. 5. Problem Solving and Initiative: refers to early identification of risks and issues related to projects, process, technology or people, process improvement opportunities identified and resolved, and adoption of Ontario-wide changes/initiatives. 6. Technical and Tools Proficiency: refers to utilization of available tools to improve productivity, efficiency and/or accuracy, proper use of TRM/CRM and other company-wide systems. Benefits & Compensation - Competitive salary range: $65,000–$90,000/year - Comprehensive benefits package including extended health, dental, life, and disability coverage - Group RRSP with employer matching - Annual performance-based bonus - Wellness initiatives and professional development support - Flexible and hybrid work arrangements Boyden is committed to building a diverse and inclusive workplace. We encourage applications from all qualified individuals and provide accommodations throughout the recruitment process. *** Boyden est un cabinet de conseil en recrutement de talents et en solutions de leadership de premier plan qui compte pas moins de 75 bureaux répartis dans plus de 45 pays. En tant qu’entreprise multinationale spécialisée, nous allions une approche localisée à des moyens d’action mondiaux pour mettre en contact de grosses sociétés et de grands leaders en procédant à la recherche de cadres, en assurant une gestion intérimaire et en trouvant des solutions de conseil en leadership. Résumé du poste Ce poste hybride et bilingue de chef de projet est basé à Ottawa. La personne retenue apportera son soutien aux équipes des bureaux de Toronto et d’Ottawa. Il est possible de travailler à distance selon un horaire flexible, en fonction des besoins de l’entreprise et de la clientèle. Étant donné l’orientation clientèle de ce poste, il arrive, dans de rares cas, que des situations pressantes exigent une réponse rapide et un soutien après les heures normales de bureau. Principales responsabilités - Mener à bien la réalisation des projets en s’assurant que toutes les activités de recherche sont effectuées à temps. - Encourager l’utilisation de nouvelles technologies, de produits Web et de différents outils de communication. - Rédiger, relire, réviser et livrer des documents de communication de haute qualité pour l’équipe. - Optimiser les processus pour assurer un suivi efficace des réalisations attendues, des échéanciers, des risques et des problèmes des projets. - Venir en aide à l’équipe de prestation de services de recrutement lors de l’établissement du calendrier, de la coordination avec les bureaux des clients et de la préparation des documents. - Planifier les déplacements et faire les réservations pour l’équipe de recherche, au besoin. - Suivre et gérer les dépenses des projets et appliquer les processus comptables de base pour ceux-ci. - Organiser les entrevues, entre autres préparer les salles de réunion et gérer les exigences logistiques, les services de traiteur et les horaires des participants et participantes. Qualifications - Formation postsecondaire dans un domaine pertinent ou expérience équivalente. - Expérience antérieure en recherche de cadres, un atout. - Compétences en gestion de projet, avec une capacité reconnue de gérer de nombreuses priorités et de produire des résultats dans un milieu trépidant. - Excellent sens de l’organisation et remarquable aptitude à résoudre les problèmes. - Solides compétences en communication et entregent, avec un esprit de collaboration. - Niveau élevé de professionnalisme, discrétion et souci du détail. - Connaissance avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) et maîtrise des systèmes de suivi des candidatures et de gestion des relations avec la clientèle. - Volonté de continuer d’apprendre et de se perfectionner professionnellement. - Capacité de s’épanouir dans un milieu de travail hybride et de collaborer avec les équipes. - Maîtrise impérative du français et de l’anglais. - Capacité d’adaptation avérée, initiative et volonté de continuer à s’améliorer. Définition du succès Le rendement se définit par six critères mesurés : 1. Service à la clientèle : ce critère correspond à la satisfaction globale du client ou de la cliente et du partenaire ainsi qu’à celle des équipes de recherche et comprend notamment le professionnalisme et la discrétion. 2. Gestion et réalisation de projet : ce critère fait référence au taux de livraison à temps, au respect des étapes du projet et à la qualité des produits livrables. 3. Soutien technique et analytique : ce critère s’applique à l’intégralité et à l’exactitude des dépenses du projet, au respect des politiques pertinentes et au caractère opportun des propositions, au recours hiérarchique pour les risques et les problèmes avec les partenaires concernant de potentiels litiges ou motifs de préoccupation de la clientèle, à l’utilisation des rapports existants pour améliorer la gestion et à la réalisation de projet. 4. Communication et relations interpersonnelles : ce critère désigne le rendement en matière de planification des réunions, d’emploi du temps, de clarté des objectifs et des produits livrables et des propriétaires, et les communications sur l’état d’avancement du projet en cours ainsi que les échanges avec les pairs et les autres collègues. 5. Résolution de problèmes et prise d’initiatives : ce critère concerne le repérage précoce des risques et des problèmes liés aux projets, au processus, à la technologie ou aux gens, les possibilités relevées d’amélioration du processus et leurs solutions et l’adoption de changements et d’initiatives à l’échelle de l’Ontario. 6. Compétences techniques et maîtrise des outils : ce critère fait référence à l’utilisation des outils existants pour améliorer la productivité, l’efficacité et/ou la rigueur, à l’utilisation appropriée des systèmes de gestion de candidatures ou de suivi des candidatures et d’autres systèmes utilisés dans l’entreprise. Rémunération et avantages sociaux - Échelle salariale concurrentielle : de 65 000 $ à 90 000 $ par année - Ensemble complet d’avantages sociaux, dont l’assurance maladie complémentaire, les soins dentaires, l’assurance vie et l’assurance invalidité - RÉER collectif avec cotisations patronales - Prime de rendement annuelle - Initiatives pour le mieux-être et soutien au perfectionnement professionnel - Conditions de travail flexibles et hybrides - 15 jours de vacances, qui augmentent en fonction de l’ancienneté Boyden tient à favoriser un milieu de travail axé sur la diversité et l’inclusion. Nous invitons toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature et nous fournissons des mesures d’adaptation tout le long du processus de recrutement.
