Adjoint(e) de direction principal(e)/Senior Executive Assistant

L’adjoint de direction principal (basé à Montréal) assiste deux banquiers principaux au sein du groupe Services bancaires aux entreprises de Citi en traitant la correspondance, en gérant les agendas et les rendez-vous, en organisant des réunions et des conférences téléphoniques, en effectuant des réservations pour les déplacements et en accomplissant d’autres tâches administratives. Le groupe Services bancaires aux entreprises de Citi est un fournisseur de premier plan de services financiers à de grandes multinationales. Nous répondons aux besoins financiers des plus grandes sociétés et institutions financières au monde dans plus de 100 pays grâce à notre réseau de conseillers bancaires aux entreprises chevronnés. Fondée en 1919, Citi Canada estreconnue au palmarès pour le Canada, lequel met en valeur les meilleures entreprises canadiennes pour faire progresser sa carrière.

Responsabilités :

• Assister directement une directrice principale à Montréal et un directeur basé à Toronto, et fournir un soutien général à l’ensemble d’un service.
• Gérer l’agenda quotidien d’un ou de membres de la haute direction.
• Coordonner tous les aspects liés aux rendez-vous, aux réunions, aux réceptions et aux conférences téléphoniques de la direction.
• Préparer et réviser, de temps à autre, des documents et de la correspondance pour des réunions.
• Aider à la préparation et à la modification de présentations, de feuilles de calcul et d’autres documents.
• Coordonner les réservations pour les déplacements; préparer et transmettre les calendriers et les agendas relatifs aux déplacements.
• Coordonner les tâches de gestion administrative, notamment les relations avec les fournisseurs informatiques et techniques, la gestion des locaux, la sécurité et la sécurité incendie.
• Fournir une assistance en matière de communication bilingue en effectuant des traductions vers l’anglais et le français selon les besoins.
• Soutenir la gestion des événements liés aux clients.
• Préparer, faire concorder et suivre les rapports de dépenses au moyen du système de gestion des frais de déplacement et de divertissement.
• Commander des fournitures et traiter les factures au moyen du système d’approvisionnement au paiement.
• Traiter les demandes virtuelles et en assurer le suivi.
• Participer à l’élaboration de rapports ponctuels et à des projets spéciaux selon les besoins.
• Former, encadrer ou guider les autres membres du personnel administratif au besoin.
• Évaluer de façon appropriée les risques lorsque des décisions d’affaires sont prises, en tenant compte de la réputation de la société et en protégeant Citigroup, ses clients et ses actifs, en favorisant la conformité aux lois, règles et règlements applicables, en respectant les politiques, en faisant preuve d’un jugement éthique solide à l’égard du comportement personnel, de la conduite et des pratiques commerciales, et en signalant, gérant et déclarant les problèmes de contrôle avec transparence.

Qualifications :

• Maîtrise du français et de l’anglais
• Expérience préalable en administration de bureau, acquise de préférence au sein d’une organisation financière complexe de grande envergure ou d’une entreprise similaire
• Maîtrise approfondie de la suite Microsoft Office
• Capacité avérée et continue à communiquer de manière claire et concise, tant à l’écrit qu’à l’oral
• Aptitude reconnue à maîtriser rapidement de nouveaux systèmes
• Esprit d’initiative et souci du détail

Formation :

• Baccalauréat ou diplôme universitaire, ou expérience équivalente

Justification de la maîtrise de la langue anglaise:

La personne retenue pour ce poste d’adjoint de direction sera amenée à assister nos clients, ce qui pourrait impliquer la planification de réunions, l’organisation d’appels et de réunions, ainsi que la collaboration avec d’autres dirigeants qui ne parlent pas français. Le groupe sert des clients dans plus de 90 pays à travers le monde et la maîtrise de l’anglais est donc indispensable.

L'utilisation du masculin dans cette description de poste n'a été retenue que pour des raisons d'allègement du texte et toutes les candidatures sont bienvenues.

The Senior Executive Assistant (Montreal based) provides support to two senior bankers within Citi’s Corporate Banking group by handling correspondence, managing calendars and appointments, arranging conferences and conference calls, making travel arrangements and providing other administrative tasks. Citi's Corporate Bank is a leading provider of financial services to top-tier multi-national clients. We serve the financial needs of the world’s preeminent corporations and financial institutions in more than 100 countries through our network of experienced corporate bankers. With roots going back to 1919, Citi Canada has been recognized on in Canada, which highlights organizations where professionals can grow their careers.

Responsibilities:

• Directly supports a Managing Director in Montreal and a Director based in Toronto and generally supports an entire department
• Manages day to day calendar(s) of senior management
• Coordinates all aspects of executive level manager appointments, meetings, receptions and conference calls
• May prepare and review materials and correspondence for meetings
• Assist with creation/modification of presentations, spreadsheets, and other various documents
• Coordinates travel arrangements; prepare and distribute schedules/agendas for travel
• Coordinates Office management responsibilities, including relations with IT & technical vendors, Premises management, Security, and Fire safety
• Provides bilingual communication support by providing English-French translations on an as needed basis
• Supports client related event management
• Prepares, reconciles, and tracks expense reports through Travel and Entertainment Expense system
• Orders supplies and process invoices through Procure to Pay system
• Process and follow-up on Virtual Requests
• Assists in ad-hoc reports special projects as needed
• Trains, coaches or guides other administrative staff when required
• Appropriately assess risk when business decisions are made, demonstrating particular consideration for the firm's reputation and safeguarding Citigroup, its clients and assets, by driving compliance with applicable laws, rules and regulations, adhering to Policy, applying sound ethical judgment regarding personal behavior, conduct and business practices, and escalating, managing and reporting control issues with transparency.

Qualifications:

• Proficient in French and English
• Previous office administration experience preferably within a large and complex financial services or similar organization
• Highly proficient in Microsoft Office
• Consistently demonstrates clear and concise written and verbal communication skills
• Demonstrated ability to quickly gain command of new systems
• Self-motivated and detail oriented

Education:

• Bachelor's/University degree or equivalent experience

English Language Proficiency Rationale

This Executive Assistant will be assisting on the client side which could involve scheduling meetings, coordinating calls/gatherings, and working with other leaders that do not speak French. The group services clients in 90+ countries globally so we cannot have them only speak French, so English is required.

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Job Family Group:

Business Strategy, Management & Administration

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Job Family:

Administrative Support

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Time Type:

Full time

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Primary Location Full Time Salary Range:

$77, - $108,

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Most Relevant Skills

Please see the requirements listed above.

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Other Relevant Skills

For complementary skills, please see above and/or contact the recruiter.

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Automated Processing and AI

We use automated processing, including artificial intelligence, for our legitimate business interests (or our reasonable and appropriate business purposes) to identify and align the candidate's skills and abilities with a specific job opening. Additionally, if you so choose, or consent, we can match your skills and abilities to other suitable roles at Citi.

Importantly, all our hiring processes and decisions, including determining your suitability for a role, are conducted, checked, and decided by individuals. Our automated processing and AI do not involve relying on automatic or autonomous decision-making. Please refer to any Jurisdictional Considerations, with specific provisions for your country (where relevant) for further details.

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